PV de l’AG 16/06/2019

Assemblée Générale des Saigneurs du Chaos du 16/06/2019 : Procès verbal

Présents : Stéphane Wyns, Anne Bomblet, Audrey Delépine, Michael Perez, Marc Willame,
Christophe Delhaye, Marc-Jo Levecq, Antoine Courtoy, Stéphane Rimbert, Patrick Pletinckx, Cédric
Van Der Veken, Konstotinos Siskakis, Régis DeWulf, Corinne Schwers, Moritz Schumacher,
Jonathan Duquesne, Nicolas Parent, Nicolas Erb, Renaud Lecoq, Paul-Henry Verheve, Benjamin
Wacquier, Musa Saygin, Thierry De Backer, Antonio Ibanez, Angelo Virone, Ossian Darcel

Procurations : Emmanuel Hennerbet (à Cédric Van Der Veken), Jérémy Boulay (à Musa Saygin),
Michele Delzotti (à Anne Bomblet), Aurélie Marin (à Jonathan Duquesne), Christian Midelaer(à
Nicolas Erb), Jonathan Rossi (à Marc-Jo Levecq), Aurélie Raes (à Stéphane Wyns)

Absents : Bruno Gabriel, Thomas De Brito, Frédéric Erroelen, Laurent Delvaux,
Lionel Butlin, Michael Warnon, Christophe Dubois

14h15 : L’assemblée générale commence avec 28 membres présents/représentés sur 38, le quorum étant réuni.

1) Démission des membres associés :

L’assemblée générale acte la démission de Thimothée Gobert et Patrick Andries

2) Démission des administrateurs

La démission des membres du conseil d’administration actuel est entérinée par l’AG

3) Approbation du Procès-verbal de l'AG précédente

PV approuvé avec 27 voix pour et 1 abstention

14h19 : Audrey Delépine nous rejoint : 29 membres présents/représentés

4) Election des nouveaux membres effectifs

Les candidats (Ossian et Spankangelo) se présentent, Ceress est présentée par Alby.

Ceress (Aurélie Raes) devient membre effectif avec 24 voix pour, 4 contre et 1 abstention
Ossian (Ossian Darcel) devient membre effectif avec 26 voix pour, 1 contre et 2 abstention
Spankangelo (Angelo Virone) devient membre effectif avec 28 voix pour, 0 contre et 1 abstention

14h30 : avec l’élection de ces 3 membres, nous passons à 32 présents/représentés

5) Rapport moral du Président

Le Président lit son rapport (cf pièce jointe) et demande à Nico de nous présenter l’association "Douche Flux"

Le rapport moral est approuvé avec 32 voix pour, 0 contre et 0 abstentions

14h51 : Pause
14h53 : Michael Perez nous rejoint : 33 présents/ représentés
15h02 : Reprise

6) Rapport financier

Le Président présente le rapport financier (cf pièce jointe)
Des questions sont posées sur les répercussions d’une éventuelle fermeture du club durant les travaux et sur le budget établi. Comme le budget a été établi avec prudence, la répercussion devrait être minime.

7) Rapport du vérificateur aux comptes

Le vérificateur aux comptes présente son rapport et ses recommandations (cf pièce jointe)

8.) Présentation du budget travaux

Anne explique les différents devis reçus, leur montant et les priorités établies dans leur traitement
en fonction du budget du club.

1° Séparation de la descente d’eau, devis 4094.20€, budgété 5000€ à faire en collaboration avec les voisins, ces travaux devraient avoir lieu cet été.
2° Mise aux normes électriques, devis 3984.30€, budgété 5000€ sachant que les éclairages de secours ne sont pas inclus dans le devis et que nous avons demandé à l’entrepreneur d’ajouter l’installation de minuteurs dans les communs.
3° Faux plafonds coupe-feu, devis 11380,63€, ces faux plafonds font partie des recommandations pompier pour la sécurité
4° Portes coupe-feu, devis 8828,22€ mais sera moins élevé. En effet, dans un premier temps, au vu du budget disponible, nous avons réduit le nombre de porte coupe-feu (initialement 10) pour nous contenter des portes des locaux techniques qui sont primordiales. Les autres pourront être installées à l’avenir.
5° Vélux (1), devis 2474,70€, le CA a décidé de postposer ce point. En effet, il faudra toucher à la toiture, nous préférons donc attendre que notre budget soit plus important.
6° Evacuation des eaux (cours), devis 6462.76€, là aussi, nous préférons reporter. Nous tenterons de trouver une solution pour limiter l’inondation de la cours en cas de fortes pluies.

Des questions sont posées sur les recommandations des pompiers et sur les finitions prévues dans les devis. Des questions plus techniques sont également abordées, mais en l’absence de notre expert en travaux, toutes les réponses n’ont pas pu être apportées.

15h37 : Nicolas Erb nous quitte, il donne sa procuration à Antonio Ibanez et transfère la procuration de Christian Midelaer à Moritz Schumacher, nous sommes toujours 33 membres présents/représentés

9) Approbation des comptes :

Le rapport financier est approuvé avec 32 voix pour, 0 contre, 1 abstention
Le rapport du vérificateur aux comptes est approuvé avec 31 voix pour, 0 contre, 2 abstentions
Le budget 2019 est approuvé avec 32 voix pour, 1 contre et 0 abstention
Le budget 2020 est approuvé avec 31 voix pour, 1 contre, 1 abstention

10) Election du nouveau vérificateur aux comptes

Antonio Ibanez se représente et est élu avec 32 voix pour, 0 contre et 1 abstention

11) Evénementiel :

Renaud Lecoq expose les activités auxquelles a participé/participera l'ASBL

Les événements internes : La volonté de l'ASBL est de maintenir l'organisation d'événements internes tels que Samhain, Beltaine et barbecues mais également de relancer d'autres petits événements de façon récurrente.

Les événements externes :

* Foire du livre : Comme développé en CA, nous ne poursuivons pas la collaboration avec la foire du livre. Le public ne vient pas pour faire du jeu de rôle et les conditions d'accueil ne nous semblent pas aller de paire avec notre pratique.

* BGF : Nous sommes toujours déterminés à occuper une place de choix au BGF. La collaboration avec les autres clubs Belges est toujours d'actualité et un accueil commun sera mis en place.

* Made In Asia : La MIA est clairement devenu un événement incontournable. Les conditions d'accueil ainsi que la fréquentation placent ce salon dans la toplist des événements externes pour l'ASBL.

Le matériel : Du matos dédié aux événements a été acheté afin de proposer une chouette ambiance visuelle lors des salons à venir.

15h55 : Pause
16h05 : Reprise

12) Modifications du Règlement d'ordre intérieur :

1° Par cohérence, la modification de l’Art 2 des statuts est votée anticipativement car elle entre en contradiction avec la proposition de modification globale du ROI.
La modification de l’Art 2 des statuts est approuvée avec 11 voix pour, 5 contre et 17 abstention.
La modification globale du ROI n’a donc pas lieu d’être votée.
2° La modification de l’Art 1d du ROI est approuvée avec 32 voix pour, 0 contre et 1 abstention
3° La modification de l’Art 1e du ROI est approuvée avec 29 pour, 0 contre et 4 abstentions
4° La modification de l’Art 1f du ROI est approuvée avec 27 pour, 3 contre, 3 abstentions
5° La modification de l’Art 2 du ROI est approuvée avec 25 pour, 4 contre, 4 abstentions
6° La modification de l’Art 2, 2 ème partie, du ROI est approuvée avec 31 pour, 0 contre, 2 abstentions
7° La modification de l’Art 3 du ROI est approuvée dans sa 1 ère version avec 25 pour, 7 contre, 1 abstention.
La version 2 est rejetée avec 7 pour, 24 contre et 2 abstention
8° La modification de l’Art 4d du ROI est approuvée avec 32 pour, 0 contre, 1 abstention
9° La modification de l’Art 4.4 du ROI est approuvée avec 32 pour, 0 contre, 1 abstention
10° La modification de l’Art 6 du ROI est approuvée avec 32 pour, 0 contre, 1 abstention
11° La modification de l’Art 8 du ROI est approuvée avec 32 pour, 0 contre, 1 abstention

17h18 : Pause
17h27 : Reprise

13) Modifications statutaires proposées par Patrick PLETINCKX et Pierre-Henri VERHEVE

1° La modification de l’Art 2 des Statuts a été approuvée précédemment avec 11 pour, 5 contre, 17 abstention
2° La modification de l’Art 7 des Statuts a été approuvée avec 32 pour, 0 contre, 1 abstention
3° La décision de modifier l’Art 8 des Statuts a été approuvée avec 19 pour, 8 contre, 6 abstention
La proposition 2 de modification de cet article a été approuvée avec 17 pour
La proposition 1 de modification de cet article a été rejetée avec seulement 10 voix pour
4° La modification de l’Art 10 des Statuts est approuvées avec 30 pour, 2 contre, 1 abstention
5° La modification de l’Art 27 des Statuts est rejetée avec 1 pour, 28 contre, 4 abstention
6° La modification de l’Art 28 des Statuts est rejetée avec 0 pour, 26 contre, 7 abstention
7° La modification de l’Art 29 des Statuts est rejetée avec 0 pour, 30 contre, 3 abstention

18h10 :Pause – Konstantino Siskakis nous quitte et remet sa procuration à Marc Willame, nous sommes toujours 33 présents/représentés

14) Election des nouveaux administrateurs

Les 5 candidats (Ceress, JeudiMaster, Mimi, Nutt et Spankangelo) se présentent ou se font
présenter.

18h30 : Michael Perez nous quitte et remet sa procuration à Ossian Darcel, nous sommes toujours 33 présents/représentés

Ceress (Aurélie Raes ) est élue au poste d’Administrateur avec 28 voix pour, 4 contre, 1 abstention
JeudiMaster (Cédric Van Der Veken) est élu au poste d’Administrateur avec 33 voix pour, 0 contre, 0 abstention
Mimi (Christian Midelaer) est élu au poste d’Administrateur avec 30 pour, 3 contre, 0 abstention
Nutt ( Renaud Lecoq) est élu au poste d’Administrateur avec 31 pour, 2 contre, 0 abstention
Spankangelo (Angelo Virone) est élu au poste d’Administrateur avec 30 pour, 1 contre, 2 abstention

18h59 : Marc Willame nous quitte
19h00 : Le nouveau CA se retire
19h05 : Le nouveau CA revient

Le nouveau CA nous informe que Mimi sera le nouveau Président, Ceress est nommée Secrétaire et Nutt est le Trésorier. Le détail des autres postes sera communiqué ultérieurement.

15) Divers :

Les points suivants ont été relevé en cours d’AG et pourrait faire l’objet de discussions ultérieures :

1° Dans l’Art 1e du ROI, il manque une notion de temporalité
2° Certains membres se posent des questions sur l’augmentation du droit de table, ses raisons et
les conséquences sur les membres en difficultés financières. L’idée de limiter le DDT dans le temps
plutôt que de l’augmenter est suggérée. Cette éventualité avait été étudiée par le CA précédent
suite aux recommandation du groupe de travail dirigé par Lifo, mais aucune solution pragmatique
n’avait été trouvée. TDB propose de remettre en place le groupe de travail si le nouveau CA le
désire.
3° Dans l’Art 3 du ROI, il est suggéré de remplacer « vente d’alcool » par « consommation
d’alcool »

19h08 : L’assemblée générale est clôturée