PV du CA 12/11/2018

PV DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 12/11/2018

Le CA a débuté à 18h15 et a été levé à 21h30
Etaient présents : Anne, Mimi, Brett, Nutt, LordIsaak
Excusé : -

ORGANISATION INTERNE

- Trier courrier urgent : fait pendant le CA
- Nouvelle affectation des tâches
Encodage des nouveaux membres :  Mimi
Encodage Consos :  Brett/Nutt
Préparer mail de bienvenue (ROI,…) : Mimi
Préparation des comptes : Brett
Classer les factures : Anne
Classer les documents non-facture : Mimi
Tri don Dédale : Anne/Mimi

I AGENDA RECURRENT

* Dossier Maison
- Notaire : Le notaire a reçu la nomination publiée in fine par le Greffe, le PEB, le PV du CA acceptant la donation.

* Suivi du Crowdfunding
- Total récolté à ce jour : 31.080 €
- Total après dépenses liées à la campagne de crowdfuning : 27.586,50 € (Les dépenses liées sont : L'achat des goodies, l'envoi des colis, l'impression des illustrations et la commission de Game On.)
Le montant de dépenses est une estimation haute : Le montant total récolté sera donc en réalité plus élevé que 27.586,50  €.
- La campagne de crowdfunding n'est pas terminée et les membres peuvent encore participer jusqu'à la fin du mois de novembre (directement via le compte bancaire en précisant qu'il s'agit d'un don). Passé ce délai, les commandes de goodies seront terminées.
- Dés clôture finale du CF, des chiffres seront fournis : gains totaux nets et bruts, nombre de dons, valeur moyenne des dons, ratio externes/internes, etc
- Décision d’acheter 100 dés en plus, 4 Tours à dés (dont x seront « affectées » aux conventions).
- Réponse relative au suivi des travaux sera postée sur FB (et autres)
- Pour la livraison des Goodies (coordination Nutt) : Scénarios seront envoyés par e-mail comme prévu à l’automne.
- Dessin de Mizu en version papier, dédicacée et numérotée. Les envois seront groupés.
- Re re rappel le statut de membre à vie n'inclut pas le droit de vote
- Le CA décide à l’unanimité d’octroyer le statut de membre à vie ou de membre d'honneur à notre généreux donateur. Poser la question à Nico pour savoir s'il accepte (Brett)
- Samhain :  Moitié des profits (50% des ventes de consos) seront offert à DouchFlux.Effectuer versement à DouchFlux (Action Brett)
- Mur du Chaos : sur une toile
- Plaque sur le mur d’honneur pour Nico, pour Marc Margeli, pour les membres fondateurs (quid du support : poser la question à Mul’)

* Travaux Maison (financement CF)
– Plan d’action (Brett)
- « Infiltration » voisin MAJ devis (Brett)
– Primes à la rénovation (avis de Lifo)

*Objectifs 2018

- Dossier de la maison – voir ci-dessus
- Fichier Provision (ex-Ardoise) : est fonctionnel
- Membres droits de table/ Membres effectifs : le CA renonce à supprimer le statut "droit de table" pour les raisons avancées au précédent CA.
Il est cependant temps d'augmenter le DDT à 3€ : l'augmentation (modification du ROI) sera proposée lors de la prochaine AG.
La possibilité de passer à une cotisation de 8€ et un DDT de 4€ en mars 2020 sera examinée plus tard
- Décoration des salles : remis à la fin des stravaux

II EVENEMENTS

*Calendrier des activités :  
- Suivi et MAJ (ACTION permanente : Mimi)

* Rencontres Jeu t'aime : les SdC n’y seront pas représentés (cf précédent CA)

* Festival de Jette : les échos de cette édition en confirment le côté confidentiel et très "familial/jeune public". Notre participation 2019 doit être examinée avec méfiance

* Samhain 2018
- Feedback : convivial et une quinzaine de personnes présentes
- Les dons et revenus de la Samhain seront versés à l'association Douchflux.

* MIA :
- Inscription faite ce  13/11
- Combiné avec Dédale ? Contacter Dédale (Nutt)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

Finances
* Provision/Ardoise
- Ecrire à AXA Bank pr le paiement de Marcel sur l’ancien compte du club (Mimi)
- Concernant le cas de Azz :

Cet ancien membre du club a accumulé une dette d’un peu plus de 90 euros depuis un an et demi. Le CA l’a sollicité à plusieurs reprises afin de tenter de trouver une solution avec lui. Malheureusement nos appels et nos récents emails sont restés lettres mortes. Nous avions volontairement choisi de laisser ce problème de côté jusqu’à ce que Azz vienne au club en début de mois d’octobre et consomme, creusant dès lors encore un peu plus sa dette.
Peu enclin à laisser passer cet acte de mauvaise foi, nous l’avons contacté en le menaçant d’une mise en demeure s’il n’épurait pas sa dette rapidement. Azz nous a répondu en nous signalant que l’argent ne poussait pas dans les arbres et qu’il appréciait peu la démarche, occultant de fait son attitude délétère à notre égard depuis tout ce temps.
Nous l’avons reçu lors de ce CA et il a déposé 94,45 euros en pièces de 5 centimes, obligeant les personnes présentes à recompter l’argent (ce qui a pris 40 minutes). Son excuse était que « il a une âme d’enfant ». Azz a délibérément commandé cette monnaie à la banque nationale.
Il est évident qu’un tel comportement ne nous laisse pas indifférent. Sachant le peu d’égard qu’Azz a témoigné au club durant ces derniers mois et sachant qu’il s’est ouvertement moqué de nous (ce CA étant la cerise sur un gâteau déjà bien indigeste), nous formulons unanimement notre plus ferme résolution à ne plus revoir Azz dans les locaux du club. Azz ne sera donc plus le bienvenue en nos murs et ce jusqu’à ce que son exclusion définitive soit votée en AG.

- mises à jour de la provision : fait durant CA

* Subsides
- Envoi courrier COCOF :  Doc à faire signer par Nico (Brett)
- Anderlecht (Urgent si avant fin de l’année) : Mail envoyé par Mimi. Postes d’échevins pas encore attribués suite aux élections communales

* Donner chèques ALE à l’ALE (Mimi) : fait lors du CA

Stocks/travaux/propreté
* Gestion des stocks : RAS

* Lave-vaisselle : remplacement ? Tant que l’annexe-cuisine n’est pas fonctionnelle on ne le remplace pas

* Travaux urgent : infiltration façade voisin (Brett)

* Journée travaux
- La prochaine journée travaux sera organisée en Janvier
- Feedback de la dernière journée Travaux : le faux plafond de la cuisine a été retiré et le tout a été amené à la « déchetterie ». Hélas retour club (refus) des déchets ; donc à faire. Info parc à container à prendre. Parc privé ? (Nutt)
- Détecteur incendie !!!
- Vider gravats
- Vider/trier la cave et amener à la déchetterie (!!! tri « par le vide » !!!)
- Porte coulissante RDC
- Chauffage deuxième
- Peinture
- (postposé) des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à
couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

Autres
*Alpa Ludismes
- Le principe des stocks communs a été accepté par le CA d'AlpaLudismes. Les SDC doivent finaliser un texte fixant les termes de cet accord. La décision finale passera en AG d’ALPA en 01/2019

* Repas Helpers : A organiser par Anne

IV. FORUM / COMMUNICATION / GROUPES DE TRAVAIL

* MAJ du ficher “helpers” (Mimi)
* Nouveau site : MrPluvid s'en occupe mais pendant son temps libre; Cinel est indisponible pour l'instant (études)
* Discord : en cours (Nutt)
* Parties mineurs (point d'attention) : RAS
* Parties accueil : RAS. Deviendra objectif 2019

V. POINTS DIVERS

*Don Dédale : d’autres caisses pourraient nous être données. Il faut commencer par un tri (Mimi/Anne

* Prochaine AG : cf précédent CA - l'optique d'une AG en août ou septembre doit être abandonnée : afin de ne pas dépasser le mandat de 2 ans, l'AG de mars 2019 verra le CA actuel remettre son mandat et cette AG verra donc une élection complète d'un nouveau CA.

* RGPD :
LE CA remercie Sethy pour son analyse. La fiche d’inscription sera mise à jour, la demande de NN supprimée et le nouveau membre devra confirmer (case à cocher) être majeur

* Partenariat avec Dédale :
- la boutique nous a proposé un partenariat : aucun détail n'est encore fixé; ils doivent être recontactés (Action : CA)

* Démission :
Gesmas et Foulques ont demandés à ne plus être membre effectifs et devenir membre à DT

VII. SUJETS POSTPOSES

néant

PROCHAIN CA :   03/12

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

Fermé
* Crowdfunding
* Dépôt des comptes IPM
* Répondre COCOF
* Envoi PEB au Notaire
*Festival fantastique de Jette
*MAJ du calendrier des activités (Mimi en continu)

En cours
*Subsides Commune : renouvellement subsides (Mimi)

Ouvert
* confirmer proposition fusion stok (Brett)
* Subside Anderlecht (Mimi)
* Refaire bail ALPA (Anne, Brett)
* Subsides rénovation (Anne)
* Trier le don de Dédale (Anne/Mimi)
* Partenariat avec Dédale (tbd)
* Repas helpers (Anne)
* Envoi des Goodies (coordination Nutt)
* Versement à DoucheF des dons et bénéfice de la Samhein(Action Brett)
* Plaque sur le mur d’honneur (quid du support : poser la question à Mul’) (Anne)
* Plan d’action Travaux (Brett)
* Infiltration voisin MAJ devis (Brett)
* Détecteur incendie à installer/remplacer (Anne/Brett)
* MAJ du ficher “helpers” (Mimi)
* Donner chèques ALE à l’ALE (chaque mois ; Mimi)
* Préparation des comptes (Brett)
* Classer les factures (Anne)
* Classer les documents non-facture – organiser les fardes Mimi)
* Préparer pack (à envoyer par mail) de bienvenue (ROI,…) (Mimi)
* Recontacter Krelock (Brett/Anne)
* Info parc à container privé. Rassembler détails (Nutt)
* MIA : contacter Dédale (Nutt)
* GDPR Photo disclaimer (action Brett)

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE

SITUATION AU 31/10/2018 :

*Comptes courant : 1.087,12 €
*Caisse : 112,69 €
*Comptes épargnes : 37.850,12 €
*Fonds propres : 32.812,58 €
Compte courant + caisse + compte épargne = 39.049,93 €
Ardoise = 6.237,35 €