PV du CA 31/05/2018

PV du Conseil d’administration 31/05/2018

Le CA a débuté à 19 h 30 et a été levé à 23 h 00

Etaient présents : Anne, Mimi, Brett, Alby, Nico (en partie), Audrey (en partie)
Excusé : Nutt (procuration donnée à Mimi)

I AGENDA RECURRENT

I.1. Dossier Maison

•Le notaire a découvert qu'il y avait une hypothèque sur la maison. Nico va se renseigner auprès de la banque KREFIMA : il s'agit d'après lui d'une hypothèque qu'il a contractée en garantie d'un prêt remboursé il y a plusieurs années. Il semblerait - renseignements pris - que la mainlevée doit être faite via notaire; le coût en serait de 909€.
Qui supportera les frais ? Nico va voir avec la banque mais si les frais ne sont pas pris en charge par la banque, le CA est d'accord pour les engager
• RDV Notaire : remis au 11/06 suite au point ci-dessus
• Crowdfunding : Celui-ci est reporté à la rentrée. La communication à ce sujet a-t-elle été assez claire ?
Action Nutt : communiquer le report sur "Communication avec le CA"
Alby a un contact au Meltdown Europe : ce ne serait pas inutile de l'activer (ACTION Nutt)
• Comptes annuels déposés au greffe jusqu'en 2017 et attestation de dépôt envoyée au notaire
• Dépôt à l’Impôts des Personnes Morales à faire – site pas disponible avant mi-juin. Action : Brett
• Suivi du budget (maison)
Pas encore de dépense engagée
Ajouter frais mentionnés au point relatif à l'hypothèque
• Subsides rénovation (mails à Kosta & Pitche) Action Anne/Brett
• Visite pompiers : Le 1/6, Lifo & Anne seront présents. Point d’attention sur les faux-plafonds (nécessaires si "Centrale")

I.2. Objectifs 2018
• Dossier de la maison – en cours; voir ci-dessus
• Fichier Provision (ex-Ardoise) en cours. La nouvelle version est utilisable mais doit encore être affinée(Action : Nutt/Brett/Anne)
• Salles – réflexion en cours : poser la question aux membres sur quels thèmes retenir (Action : Mimi)
• Membres droits de table/ Membres effectifs chez le GT de Lifo : le timing du GT devrait être amélioré pour proposer des points à l'automne (à discuter avec les membres) pour ensuite les voter en mars. Action : Mimi
• PLUS d’AG sauf extraordinaire cette année, prochaine mars 2018 : historiquement, les SDC ont toujours tenu 2 AG annuelles mais la loi n'en impose plus qu'une; nous allons nous y conformer

II EVENEMENTS

• Calendrier des activités – suivi – MAJ
• BBQ du Chaos A fixer. Action Mimi
• Alby fait remarquer que le CA n'a pas organisé Beltane correctement : Cet event est moins traditionnel que la Samain et n'existe que depuis 2 ans - il est exact que le CA a manqué de dynamisme mais les membres aussi et cet event ne semble pas motiver grand monde --> sujet à surveiller
• Fumble Asylum – Ludicon à Liège le 11/8
• BGF : peu d’engagement reçu. A relancer. Nutt assumera l'organisation pratique
Nous avons pour l'instant comme volontaires :
Chef d'orchestre : Nutt
Intendance : MonsterTitan
Accueil : Anne, Audrey, TDB
MJ : Jeudimaster, Foulques, Cinel, Flam200, MonsterTitan
- Douchflux (l'association d'accueil des SDF où travaille Nico) a édité un JDP sur la précarité : ils seraient intéressé pour en faire un demo via notre stande au BGF : voir vec Nico (ACTION Mimi)
• Convention mystère : le 29/9. Egalement ouvert en externe - sera basé sur l'idée que les joueurs ne savent pas à quelle table, ni avec quel MJ/joueurs ils joueront. Les inscrits pourront exclure un type d'univers et une complexité de règles. Les scénarios joués devont comprendre une série de 3 éléments fixes quel que soit l'univers
• Festival En Jeu : pas inscrit. Peu propice au JDR, trop loin de BXL.
• Festival fantastique de Jette – 27/28 octobre : on les a contactés mais pas encore de réaction. Les events ponctuels nous posent un problème au niveau de l'investissement des MJ. il a donc été décidé que certaines activités (c'est le cas ici) se feront uniquement à la demande (pré-inscriptions uniquement) : il n'est donc plus question de "tenir un stand" et d'attendre le chaland
• Vaux-Hall-Summer : on les a contactés mais aux mêmes conditions que ci-dessus et ils ne peuvent rencontrer nos demandes --> nous avons donc décliné
• Support
- nappes en solide/toile cirée ? (gris et orange)
- 2 bannières de plus (et vérifier que celles que nous avons sont OK)
- remplir la malle de figurines, carte de visite, posters + papier collant
- remplacer la malle par une valise à roulette ( ?)
--> A FAIRE POUR LE BGF Action : Nutt

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

III.a FINANCES
• Provisions/Ardoises. : Rappels seront envoyés via le compte CA, nouveau statut à faire à la fin du mois
• Proposition de feuille par Pitche : Nous avons reçu une proposition d'une nouvelle feuille de consommation de Pitche avec un encodage on-line : Un grand merci à lui
Le format est bon, mais nous avons un problème avec le contrôle des données introduites --> le fait de remplir ensemble une feuille de boisson induit une forme de "contrôle social" que ne garantit pas la solution proposée par Pitche (chacun encodant seul ses propres consommations). Répondre par MP à Pitche - ACTION Anne
• Assurances : Fred s'est proposé pour assurer la maison : à examiner (ACTION : Brett)
• Analyse des marges sur les snacks à faire (ACTION Brett en cours)
• Analyse système consommation via carte : analysée mais bien trop cher et fragile. Abandonné
• Subsides COCOF : suivi 2017 (ACTION : Mimi : contacter Mme Baele à la COCOF)
• Adapter la feuille de conso au nouveau système d'encodage + communiquer sur forum CA : demande de faire la somme des consommations pour chaque personne (ACTION Mimi)
• Nouveau fichier d’encodage : point à developper pour identifier les droits de table (ACTION : Nutt)
• Finalisation et encodage du fichier partie comptable (ACTION : Nutt/Brett/Anne)
• Subsides Commune : recontacter l'Echevin M. CUMPS, et lui proposer une synergie avec les écoles (Mimi) --> mail envoyé : en attente d'une réponse


III.b GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB – STOCKS/TRAVAUX /PROPRETE
Propreté au club
• ALE en vacances en août. Il faut contacter l’ALE : Brett va se renseigner. On envisage la possibilité de passer en titres services (après contact pris cette option n'est que pour les personnes physiques). Action Mimi contacter services ALE pour couvrir le mois d'août
• Gestion des stocks
•Déco thématique : Débat à lancer sur le forum sur les thèmes à retenir. A examiner plus tard (pas d'urgence)
•Travaux
Porte coulissante RDC
Chauffage deuxième
Peinture
Lifo s’est occupé de faire un plan de la maison. Un grand merci à lui
RDV pompiers : 1/6
Chaise rouge de TDB partira à la décharge. L’accord formel de TDB a été reçu. Le club achètera aux frais de Thierry une chaise en cuir damassé chez Harrod’s.

IV. Forum / Communication / Fonctionnement des groupes de travail
• Groupe de travail sur le fonctionnement du club initié par Lifo
• Nouveau site : Cinel est fort occupé par ses examens Il reprendra le point après
• Parties accueil : RAS

V. POINTS DIVERS
• MAJ du listing des prêts (ACTION : Mimi. En cours)
• ARCHIVES/DOCUMENTATION Coordination : Brett
RGPD : le sujet est d'actualité (plus d'infos ici). Dans quelle mesure les ASBL sont elles concernées ? quelles mesures devont nous prendre ? Le sujet est vaste et doit être examiné en détails (ACTION : CA)
• EVENT DOUCHFLUX : Nico a hésité entre faire don de la maison aux SDC ou à DOUCHFLUX (l'association d'accueil des SDF où il travaille). Il nous semblerait normal de faire quelque chose pour cette association : plusieurs pistes sont évquées (leur offrir les bénéfices d'un event/Week end, organiser une animation pour eux, etc) mais doivent être précisées. ACTION : le CA

VI. CHANGEMENT DE STATUT DE MEMBRES

•Nous avons enregistré 19 nouveaux membres sur les deux derniers mois

VII. SUJETS POSTPOSES
Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussion plus en détail
• Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)
• Nom du Club : le sujet a été récemment invoqué sur le forum mais n'est porté que par une personne et ne suscite aucun intérêt chez les autres membres. Le CA confirme que ce changement n'est pas d'actualité

PROCHAINS CA : 11/06 et 11/07

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

FERME
• Publication des statuts
• Nouveau stock
• Prendre des photos du club pour le crowdfunding
• COCOF justificatifs 2017
• COCOF – Nouvelle demande 2018
• Analyse système consommation via carte (pas possible)

EN COURS
• Visite des Pompiers (1/6)
• Subsides Commune : lee recontacter, et proposer une synergie avec les écoles ; mail envoyé : en attente d'une réponse
• Crowdfunding en cours

OUVERT
• COCOF 2017 2ème tranche relancer COCOF (Mimi)
• Dépôt des comptes IPM (Brett)
• MAJ fichier prêts (Mimi)
• Organiser une réunion de suivi avec Alpa concernant l’éventuelle fusion des stocks + suivi assurance obligatoire + refaire bail Alpa (Anne/Brett)
• MAJ du calendrier des activités (Mimi)
• Check matos pour convention (Nutt)
• Analyse des marges sur les snacks (Brett)
• Fichier Provision (ex-Ardoise) en cours. La nouvelle version est utilisable mais doit encore être affinée(Action : Nutt/Brett/Anne)
• Contacter services ALE pour couvrir le mois d'août (Mimi)
• Fixer date (et communiquer) BBQ du Chaos en liaison avec le Chef Coq Lifo. (Mimi)

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE
au 30.04
Comptes courant 1387,22€
Caisses 112,69€
Comptes épargnes 31032,2 €
Fonds propres : 27 312,45 €