PV de l'AG du 25/03/2018

Présents : Paul Henri Verheve - Anne Bomblet - Christian Midelear - Renaud Lecocq - Marc Willame - Thierry Debacker - Patrick Andries - Stéphane Rimbert - Jonathan Rossi - Marc Jo Levecq - Mischel Perez - Lionel Butlin - Nicolas Parent - Stéphane Wyns - Nicolas Erb - Jonathan Duquesne - Moritz Schumacher - Michel Delzotti - Cedric VanderVeken - Christophe Delhaye - Benjamin Wacquier - Antoine Courtoy - Musa Saygin (en partie) - Jeremy Boulai (en partie) - Bruno Gabriel (en partie)

Procurations : Aurélie Marin (Nicolas Erb) - Corinne Schwers (Mischel Perez) - Audrey Delepine (Michel Delzotti) - Antonio Ibanez (Marc Willame) - Miguel Quaremme (Paul Henri Verheve) - Patrick Pletinckx (Renaud Lecocq) - Timothée Gobert (Marc Jo Levecq) (en partie) - Christophe Dubois (Jonathan Rossi)

Absents : Thomas De Brito - Frédéric Erroelen - Kostantinos Siskakis - Laurent Delvaux - Emmanuel Hennebert - Régis Dewulf - Michael Warnon

1) Démission de membres associés :

L'AG acte la démission des membres associés suivants :

David Beugnies - Rafaël Ginoux - Tibaut Terrasse - Aubourg Julian - Helie Cédric - Baijot Nicolas - Fastrez Guillaume
- Rezapour Payam - D’Artois Christophe - Besnard Gilles

L'ASBL compte 40 membres effectifs et 29 sont présents ou représentés : le quorum est donc atteint

2) Approbation du PV de l'AG précédente :

Paul Henri Verheve  fait 3 demandes visant à modifier le PV de la précédente AG
a) Joindre à celui-ci en annexe les courriers cités dans le texte (Lettre de Tiche, lettre ouverte lue par Thierry Debacker et message envoyé aux membres de Patrick Pletinckx) - Approuvé
b) Indiquer la ventilation des votes, tant pour la révocation de l'ex-CA que pour l'élection des nouveaux administrateurs - Approuvé
c) Indiquer que l’AG remercie le CA pour ce qu'il a entrepris (comme cela s'est toujours fait) malgré la révocation - Approuvé

Le PV de l'AG précédente est pour le reste approuvé

[/i]3) Election de nouveaux membres effectifs

Néant - le quorum reste atteint (29/40)

4) Rapport moral

2017 a vu l’anniversaire d’un quart de siècle de l’association, et les 30 ans du club, créé 5 ans avant l’ASBL éponyme, même s’il a changé il continue à rassembler des personnes d’horizons divers qui partagent une même passion : l’imaginaire. Le président insiste que même si nous devons évoluer mais nous devons aussi entretenir cette capacité à accueillir des membres, à les intégrer dans une communauté de rôlistes… cette idée que n’importe lequel d’entre nous peut se retrouver autour d’une table de jeu – ou d’un verre lors d’une Samhein - avec n’importe quel autre membre doit continuer à exister.
Le club est ouvert 365 jours par an, avec plus de 1000 activités et plus de 5600 passages en 2017. Notre club continue sa croissance avec 83 membres à cotisation fin 2016, 90 en décembre 2017.
Notre objectif statutaire d’organiser et promouvoir le jeu de rôle a été remplis, en interne dans nos locaux aussi bien que via des présences lors de conventions et évènements.
Le CA a une volonté de transparence.  Il utilise et utilisera encore le forum comme espace de communication et d’information vis-à-vis des membres.
En 2017, la commune d’Anderlecht et la COCOF ont acceptés de nous soutenir financièrement permettant ainsi le développement de nos activités et de nos projets.
Le président remercie les personnes ayant quitté l’association, les helpers et le reste du CA.

Le texte complet du rapport moral se trouve dans l'annexe à ce PV.

Musa Saygin rejoint l'AG - il y a maintenant 30 présents ou représentés

Approuvé

5) Rapport financier

La trésorière présente le rapport financier : 2 remarques sont faites concernant :

a) Point "sous location" : les chiffres contiennent la participation aux charges
b) Point "événementiel" : celui - ci comprend les activités pour l'ASBL 'Et encore" ainsi que la vente des T-shirts réalisés pour les 25 ans de l'ASBL

Voir les annexes de ce PV pour plus de détails.

La Trésorière met l'accent sur le fait que les feuilles de boisson doivent être correctement remplies afin de faciliter la tâche de la comptabilité.

Jeremy Boulai rejoint l'AG - il y a maintenant 31 présents ou représentés

6) Rapport du Vérificateur aux comptes

Celui - ci a été fourni aux membres avant l'AG.

Voir l'annexe à ce PV pour plus de détails

Approuvé

7) Approbation des comptes

Approuvé

8)Election du nouveau vérificateur aux comptes

Antonio Ibanez se présente : il est l’unique candidat - élu

9) Don de la maison de la rue du Greffe 20 par Nicolas Parent

Le Conseil d'Administration demande à l'Assemblée générale de lui donner mandat pour accepter le don de la maison de la rue du Greffe 20 fait par Nicolas Parent

Thimotée GOBERT a donné procuration à Marc Jo Levecq : il y a maintenant 32 présents et représentés

Approuvé

10) Frais notariés liés à la  donation

Le Conseil d'Administration demande à l'Assemblée générale de lui donner mandat pour engager les frais notariés et d'acte liés au don de la maison de la rue du Greffe 20 fait par Nicolas Parent. Ces frais ont été estimés par le passé à 15000 € : leur montant actuel ne devrait pas être éloigné de cette estimation.

Approuvé

11) Budget

Le CA tient à remercier les « helpers finances » : Tonio, Bosk, Nico2
Le budget a été construit de façon prudente, il n'intégre pas de subsides en 2018, ceux présents sont le reliquats à recevoir de 2017. Il reprend 10000 € de dons alors que des engagements fermes ont été reçu pour un peu plus de 13K
Il integre une croissance de 10%, mais celle-ci, se reflétant sur des rentrées et des sorties, compte pour un delta positif d'un peu plus de 500 € comparé à l'année précédente, et donc un impact fort modeste
Si le budget présenté est largement en déficit, les fonds propres estimé à fin 2018 restent (légèrement) positif. Marc Willame met l'accent sur les 40000 € de budget demandés et qui couvre les frais budgétisé de l'acte, frais, travaux de la maison.

Voir l'annexe de ce PV pour plus de détails.

Bruno Gabriel rejoint l'AG : il y a maintenant 33 présents et représentés

Approuvé

12) Crowdfunding

Renaud LECOCQ présente les possibilités de Crowdfunding : il faut distinguer les "vrais dons" et ceux qui seraient faits via un plate forme de crowdfunding (Ulule, probablement); ceci doit rester un choix des donateurs.
Plusieurs intervenants signalent le danger des coûts liés à Ulule (8%), mais aussi de ceux liés aux contreparties offertes : la possibilité de dons sans contrepartie est signalée.
Un premier plafond de 10.000 € semble indiqué; le nombre de participants étant une donnée décisive de ce genre de financement, la nécéssité d'en faire la publicité apparaît indispensable (réseaux Youtube, magasins, etc...)

Nicolas Erb quitte l'AG et il remet la procuration d'Aurélie Marin à Thierry Debacker : il y a maintenant 32 présents et représentés

13) Travaux

Anne Bomblet rappelle aux membres

- que la femme de ménage n'a que 4 heures par semaines pour nettoyer toute la maison.
Il est donc primordial que chacun fasse un petit effort pour maintenir les locaux les plus propres possible au quotidien.
- que chacun est prié de laisser les locaux dans l'état dans lequel il aimerait les trouver à son arrivée, chaises rangées, vaisselle lavée et rangée, poubelles changées et sorties si nécessaire,...
- De plus, on constate que souvent du matériel appartenant au club est déplacé voire emprunté à plus long terme. Chaque membre doit pouvoir profiter du matériel mis à disposition (par le club ou les autres membres). Si du matériel qui ne vous appartient pas est utilisé, il faut le remettre où il se trouvait au plus tard à la fin de votre partie.
- Les frigos et les stocks de snacks doivent être remplis le plus régulièrement possible.

Au niveau des travaux, une journée travaux et nettoyage est prévue le 31 mars de 10h à 17h.
Il y a souvent trop peu de monde à ces journées or, tous le monde y est le bienvenu et ces travaux sont une préparation à ceux qui découleront de l'acquisition de la maison.
Il y a énormément à faire, et bricoleur ou pas, il y aura toujours de quoi occuper les bonnes volontés.
Ces journées se déroulent dans une ambiance conviviale et sont récompensées par des boules travaux et se prolongent souvent autour d'un repas.

Nous attendons toujours la visite des pompiers pour confirmer les travaux à effectuer pour la mise aux normes de sécurité.

14) Evénementiel

Christian Midelear signale que les événements 2017 seront présentés dans le rapport d'activité. En 2018, le drink du Nouvel an et la première participation de l'ASBL à la MIA ont été un grand succès et seront renouvelés à coup sûr, au contraire de la Foire du livre. Pour les perspectives 2018, l'accent est mis sur la participation à la LUDICON et un meilleur accueil des nouveaux membres

Musa Saygin quitte l'AG et donne procuration à Jeremy Boulai : Il y a 32 présents et représentés

15) Rapport du groupe de travail sur le fonctionnement structurel du club

Michel Delzotti rappelle le fonctionnement du groupe de travail et le fait qu’il est ouvert à tous

16) Modifications statutaires proposées par le CA

Les articles soumis à modification ou nouveaux et approuvés sont les suivants : Art6 - Art8 - Art10bis - Art14 - Art17 - Art19ter - Art23 - Art26 - Art28 - Art28bis - Art28ter - Art30 - Art31

Les articles soumis à modification ou nouveaux et non approuvés sont les suivants : Art22

Le texte des statuts anciens et nouveaux se trouve dans les annexes du PV.

17) Modifications statutaires proposées par les membres

Néant

18) Modifications du Règlement d’Ordre Intérieur

Approuvées à l'unanimité - Le texte coordonné du nouveau Règlement d’Ordre Intérieur se trouve dans les annexes du PV.

19) Divers

Néant