PV du CA du 11/07/2018

I AGENDA RECURRENT

Dossier Maison

*Notaire : La date n’est pas encore définie, le rendez-vous aura lieu mi-août. L’ASBL est en attente d’une réponse du notaire sur les éléments liés à la donation.

*Suivi du budget (pompiers - maison) : L’ASBL a reçu le rapport du Capitaine D’Hainaut. Son avis (non contraignant) nous suggère d’engager des travaux au niveau des planchers et de toutes les portes de la maison. Cet avis est contradictoire avec son discours lors de sa visite.
Il faudra recontacter le Capitaine D’Hainaut (Action Anne)

*Crowdfunding : En cours. Des fournisseurs ont été contactés pour la production de Goodies, l’étude de marché est en cours.

- Le club « Les Portes de Salem » va proposer à ses membres de participer financièrement au crowdfuning. Le club s’engage à doubler la participation de chacun de ses membres. Merci à eux !!

- Alby va parler de notre projet côté Meltdown Europe à un contact qu’il a dans le staff.

- La production de scénarios et d’aides de jeu avance. Un scénario (celui de Pitche) est déjà rédigé et les autres sont en cours d’écriture.

- La production d’illustrations est également en cours, Ossian continue son travail. Afin de lui faciliter la tâche, il faudrait peut-être qu’il soit épaulé dans cette tâche par d’autres personnes sachant dessiner au club. Contacter Ossian afin de voir s'il a besoin d'aide pour les illustrations et reposter sur le forum si nécessaire (Action : Nutt)

Objectifs 2018

*Dossier de la maison – voir ci-dessus

*Fichier Provision (ex-Ardoise) : Le fichier est fonctionnel et tout à fait maîtrisé par notre trésorière.

*Membres droits de table/ Membres effectifs (GT de Lifo) : En cours, réunion prévue le 22 juillet 2018 à 15h.

II EVENEMENTS

*Calendrier des activités – suivi – MAJ (ACTION permanente : Mimi)

*BBQ du Chaos : Retours positifs. Il y avait une quinzaine de membres présents. Lifo a aménagé le jardin pour pouvoir profiter du beau temps. Aucune perte, tout à été mangé. L’ambiance était bon enfant. Toutefois le CA doit, dans son message aux membres, mieux formuler le détail de l’organisation de l’événement pour éviter les malentendus.

*BGF : Les Portes de Salem seront présents. Une organisation commune au niveau de l’accueil va être assurée par les membres des 4 clubs francophones (SDC, Portes de Salem, Fumble, Forgeurs).

Pour une bonne organisation, il faudra fournir à Audrey une liste reprenant : (Action : Nutt)
-Le nom des MJ ainsi que leur coordonnées
-La plage horaire à laquelle ils font jouer
-La liste des jeux avec un descriptif
-La durée des parties.
-Le type de public ciblé et le nombre de joueurs

Il faut également prévoir du matériel :
Action Nutt : Acheter un Roll-Up, 500 cartes de visite, 10 nappes de couleur orange ainsi qu’une valise pour remplacer la malle.

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

Finances

*Contacter la replaçante ALE : Action Nutt

*Provisions/Ardoises : Le décompte va être envoyé aux membres le 11/06/2018. Le CA aimerait préciser qu’il fait tout son possible pour que ce décompte soit envoyé le plus rapidement possible.

Stocks/travaux/propreté

*Gestion des stocks : Solucious nous a livré des gaufres trop proches de la date de péremption. Une note de crédit va être effectuée. Pour rappel aux membres, en cas de produit périmé, celui-ci devient gratuit.
Il manque des glaces de type magnum. Action : Nutt

*Prochaine journée travaux planifiée : le Sa 28/07
Porte coulissante RDC
Chauffage deuxième
Peinture
Il faut l’annoncer sur le forum. Action : Anne

IV. FORUM / COMMUNICATION / GROUPES DE TRAVAIL

*Portes de Salem : Proposition via leur : Visibilité des Saigneurs et vice versa sur notre forum et site. Accepté.

*Nouveau site : En cours

*Parties accueil et parties mineurs (point d'attention) : Selon nos statuts, rien n’empêche un responsable légal d’amener un mineur dont il a la charge au club. La règle dans ce cas de figure implique simplement de ne pas fumer à table et que le mineur ne consomme pas d’alcool.

V. POINTS DIVERS

*MAJ du listing des prêts (ACTION : Mimi. En cours).

VII. SUJETS POSTPOSES

*Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

*RGPD : le sujet est d'actualité. Dans quelle mesure les ASBL sont-elles concernées ? quelles mesures devront nous prendre ? Le sujet est vaste et doit être examiné en détails (ACTION : CA)


PROCHAIN CA : 14/08/2018

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

Fermé

*Communiquer sur forum CA : demande de faire la somme des consommations pour chaque personne. (Action : Nutt)
*Fumble Asylum – Ludicon à Liège le 11/8 : Annulée
*Finalisation du programme d’encodage partie comptable (Nutt/Brett/Anne)
*Fichier Provision (ex-Ardoise). La nouvelle version est utilisable mais doit encore être affinée (Action : Nutt/Brett/Anne)
*Meltdown Europe : contacter Alby (Nutt)

En cours

Mimi
*Subsides Commune : les recontacter, et proposer une synergie avec les écoles ; mail envoyé : en attente d'une réponse --> les recontacter vers le 20/06 (Mimi). En attente
*Convention mystère : le 29/9. Egalement ouvert en externe - sera basé sur l'idée que les joueurs ne savent pas à quelle table, ni avec quel MJ/joueurs ils joueront. Les inscrits pourront exclure un type d'univers et une complexité de règles. Les scénarios joués devront comprendre une série de 3 éléments fixes quel que soit l'univers (Mimi)
*Festival fantastique de Jette – 27/28 octobre : on les a contactés (Mimi) mais pas encore de réaction.
*MAJ fichier prêts - passage à une version informatisée (Mimi)
*MAJ du calendrier des activités (Mimi)
*Douchflux (l'association d'accueil des SDF où travaille Nico) a édité un JDP sur la précarité : ils seraient intéressés pour en faire une demo via notre stand au BGF : voir avec Nico (Mimi). En attente de réponse.

Brett
* Archives/documentation :  Coordination (Brett)
*Assurances : Fred s'est proposé pour assurer la maison : examen fait - en attente d'un retour de Fred (Brett)
*Analyse des marges sur les snacks (Brett)

Nutt
*Crowdfunding : Contacter Ossian afin de voir s'il a besoin d'aide pour les illustrations et reposter sur le forum si nécessaire (Action : Nutt)
*BGF : envoyer les logos (Nutt)
*BGF : Envoyer la liste des Mj à Audrey
*Support Conventions- remplir la malle de figurines, carte de visite, posters + papier collant + mini affiches annonçant les initiations + « fiches » de personnages pour les modules d’initiations. Action Nutt
*Remplacer la malle par une valise à roulette. Action Nutt
*Affiche annonçant Crowdfunding pour le BGF. Action Nutt
*Achat Roll-Up+cartes de visites. Action Nutt
*ALE : Contacter la remplaçante. Action Nutt

Anne
*Prochaine journée travaux : le Sa 28/07 (travaux et nettoyage + Inviter Alpa à y participer + annonce Forum) (Anne)
*Recontacter le Capitaine D'Hainaut. (Action : Anne)

Ouvert

*Dépôt des comptes IPM (Brett)
*Organiser une réunion de suivi avec Alpa concernant l’éventuelle fusion des stocks + suivi assurance obligatoire + refaire bail Alpa (Anne/Brett)
*Adapter la feuille de conso au nouveau système d'encodage (Brett/Nutt/Anne)
*Subsides rénovation (mails à Kosta & Pitche) (Anne/Brett)
*Satuts des membres à droit de table (Mimi – Septembre)
*EVENT DOUCHFLUX : Nico a hésité entre faire don de la maison aux SDC ou à DOUCHFLUX (l'association d'accueil des SDF où il travaille). Il nous semblerait normal de faire quelque chose pour cette association : plusieurs pistes sont évoquées (leur offrir les bénéfices d'un event/Week end, organiser une animation pour eux, etc) mais doivent être précisées. (le CA)

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE

*Comptes courant : 3 644,04 €
*Caisse : 112,69 €
*Comptes épargnes : 31 032,20 €
*Fonds propres : 29 475,27 €