PV du CA 21/10/2018

PV DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 21/10/2018

Le CA a débuté à 14h07 et a été levé à 16h30

Etaient présents : Anne, Mimi, Nutt
Excusé : Brett

I AGENDA RECURRENT

Dossier Maison

*Notaire : Les nominations d'administrateurs sont parues au Moniteur (erreur administrative du Greffe) – rdv pour le PEB le 22/10

*Suivi du budget (pompiers - maison) :
- En attente des résultats du Crowdfunding
– voir plus en détail pour les primes à la rénovation – l'avis de Lifo sera le bienvenu – Point d’attention : augmentation possible du RC + affectation du bien qui pourrait poser problème.
- Anne étudie les dépenses éventuelles + sociétés agréées (Blofeld ?)

*Crowdfunding :
- On en est à 21090 € (93 backers – 811€/jour) et il reste 10 jours
- Nombre élevé de donateurs extérieurs : 70 membres du club ont participé; la participation des membres du club est donc un peu décevante
- Renvoi d’un mail à destination des membres : possibilité de donner 5 – 10 – 20 ou 50€ de manière différée (via la provision) + rappel de la possibilité de faire un don autrement que via Paypal ou la plateforme Game on.
- Déception : « joueurs du grenier » : jamais de réponse à notre demande
- CF en anglais : voir éventuellement plus tard
- Illustration de Mizu : possibilité de tirage limité sur papier ? voir lorsqu’il faudra gérer les contreparties.

Objectifs 2018

*Dossier de la maison – voir ci-dessus

*Fichier Provision (ex-Ardoise) : est fonctionnel

*Membres droits de table/ Membres effectifs :
- Etait ce finalement une bonne idée de supprimer ce statut « droit de table » ?
- Difficulté de récolter les cotisations mensuelles chez X personnes (ex : en 09/18, 64 Droits de table payés)
- Voir la suppression du Droit de table comme un incitant à la motivation et à l'implication  des membres n'est-il pas faire preuve d'optimisme ?
- A défaut de suppression, pourquoi ne pas augmenter le Ddt à 3€, ou 4, ou 5 (pour cause d’indexation/inflation) ? A rediscuter

*Décoration des salles (ACTION Mimi) : en raison des futurs travaux, ce sujet est reporté

II EVENEMENTS

*Calendrier des activités :  
- Suivi et MAJ (ACTION permanente : Mimi)

*Convention du Chaos :
- Debriefing : une vingtaine de participants pour une impression globalement positive
- A refaire dans 1 an en changeant éventuellement les modalités pratiques

*Rencontres Jeu t'aime :
- Dimanche 25/11/2018
- Nutt ne pourra malheureusement pas être présent
- Les modules sont ils vraiment adaptés à ce public très jeune ? --> à examiner

*Festival de Jette
- Dany représentera l'ASBL avec uniquement des initiations via module

*Samhain 2018 : A partir de cette année, les revenus de la Samhain seront intégralement versés à l'association Douchflux. Pour rappel, Nico (le donateur de la maison) a longtemps hésité entre le don aux SDC et le don à Douchflux (une association destinée à l'accueil des SDF)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

Finances
- Difficulté actuelle d’établir un état des lieux vu que des sommes arrivent tous les jours via le CF.
- La somme des frais a été payée au Notaire.

Stocks/travaux/propreté

*Gestion des stocks :
- Solucious pose trop de problèmes (changements des commandes, heures aléatoires de livraison, prix, etc) 
- privilégier la solution interne en utilisant Cambio avec un véhicule de taille supérieure (Nutt)

*Prochaine journée travaux planifiée : le 29/10 - Liste des tâches
- Nécessité de louer une camionnette Cambio
- Retirer le faux plafond de la cuisine et amener le tout à la déchetterie
- Vider/trier la cave et amener à la déchetterie (!!! tri « par le vide » !!!)
- Porte coulissante RDC (postposé)
- Chauffage deuxième (postposé)
- Peinture (postposé)

*Alpa Ludismes
- Le principe des stocks communs a été accepté par le CA d'AlpaLudismes. Les SDC doivent finaliser un texte fixant les termes de cet accord
- La décision finale passera en AG d’ALPA en 01/2019

*Subsides communaux
- recontacter l'Echevin lorsque la période post-élections sera passée (Action : Mimi)

*Provision et Mauvais payeurs :
- Suite aux peu de suivi durant la période de vacances, les "mauvais payeurs" ont été encore ce mois-ci contactés téléphoniquement
- A partir d'octobre, les décisions de l'AG en cette matière seront strictement appliquées.

*Pseudos : certaines personnes ne mentionnent jamais leurs pseudos lors des paiements. De tels paiements ne seront dorénavant plus comptabilisés dans la provision

IV. FORUM / COMMUNICATION / GROUPES DE TRAVAIL

*Nouveau site : MrPluvid s'en occupe mais pendant son temps libre; Cinel est indisponible pour l'instant (études)

*Discord : en cours (Nutt)

*Parties mineurs (point d'attention) : RAS

*Parties accueil :
- Echos de nouveaux membres déçus par la qualité des parties et surtout l’absence de RP à certaines tables des "Ruines d'Engorath"
- Ces parties ne devraient plus être sous le label « accueil » car elles ne sont pas représentatives de l’ASBL ou alors les participants potentiels doivent être avertis du côté «Porte/monstre/trésor» de certaines parties.
- Nutt prendra contact avec les MJs concernés pour discuter de ce problème (Action : Nutt)
- Tout le fonctionnement des parties "accueil" est à revoir et sera choisi comme objectif 2019.

V. POINTS DIVERS

*Don Dédale :
- La boutique Dédale nous a fait le don de 20 boîtes de livres de JdR
- Trier les livres et ceux de la bibliothèque à la recherche ded doubles/triples exemplaires.
- Conserver certains des livres pour la bibliothèque
- Avec le solde, organiser une bourse/vente aux enchères (à redéfinir à un prochain CA pour les détails)

*Fumeurs, etc :
- A partir de l'AG de 2019, l’ASBL se conformera à la loi par rapport aux fumeurs. Le sujet est particulièrement sensible et clivant mais il ne faut pas oublier qu'il s'agit d'une loi et que l'évolution des mentalités fait que la fumée de cigarettes incommode de plus en plus de monde (voir par ex. la dernière convention du Chaos où 10 MJs sur 10 ont demandé que leurs tables soient non-fumeurs). Sans oublier le récent rapport du Capitaine des pompiers qui conseille fortement de passer non - fumeurs

Ces dernières réflexions excluent le maintien de la situation actuelle : le sujet doit être débattu en CA

Le CA privilégiera ensuite une discussion via forum afin de connaître l'avis des membres.

Mimi se charge de rédiger une communication aux membres : elle sera publiée après la fin du Crowdfunding (action : Mimi)

* Prochaine AG
- Le CA actuel a été élu en 08/2017 : logiquement, il faudrait donc tenir une AG en plein mois d'août 2019, ce qui est toujours difficile en raison du nombre élevé d'absents.
Les deux autres options sont une AG  en mars 2019 (mandat "trop court" de 5 mois) ou en mars 2020 (mandant "trop long" de 7 mois).
Proposition est faite de se déclarer en "affaires courantes" à partir du 20/08/2019 et de tenir une AG extraordinaire pour élire un nouveau CA en 09/2019.
Pour rappel, il n'y a qu'une AG obligatoire par an et le CA peut être complété de  nouveaux membres à chaque AG


* Partenariat avec Dédale :
- la boutique nous a proposé un partenariat : aucun détail n'est encore fixé; ils doivent être recontactés (Action : CA)

VII. SUJETS POSTPOSES

*Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

*RGPD : le sujet est d'actualité. Dans quelle mesure les ASBL sont-elles concernées ? quelles mesures devront nous prendre ? Le sujet est vaste et doit être examiné en détails (ACTION : CA)


PROCHAIN CA :  12/11 et 03/12

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

Fermé

*EVENT DOUCHFLUX : Nico a hésité entre faire don de la maison aux SDC ou à DOUCHFLUX (l'association d'accueil des SDF où il travaille). Il nous semblerait normal de faire quelque chose pour cette association : plusieurs pistes sont évoquées (leur offrir les bénéfices d'un event/Week end, organiser une animation pour eux, etc) mais doivent être précisées. (le CA)

En cours

*Festival fantastique de Jette – 27et 28/10 : --> suivi
*MAJ du calendrier des activités (Mimi en continu)
*Archives/documentation :  Coordination (Brett)
*Subsides Commune : renouvellement subsides (Mimi)
*Statuts des membres à droit de table (Mimi - voir ce PV)

Ouvert
*Refaire bail ALPA (Anne, Brett)
*Crowdfunding : suivi (Nutt)
*Dépôt des comptes IPM (Brett)
*Subsides rénovation (mails à Kosta & Pitche) (Anne/Brett)
* Trier le don de Dédale
*Partenariat avec Dédale

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE

SITUATION AU 30/09/2018 :

*Comptes courant : 4.546,74 €
*Caisse : 112,69 €
*Comptes épargnes : 16.037,30 €
*Fonds propres : 14.094,45 €

Compte courant + compte épargne = 20.584,04 €
Ardoise = 6.489,59 €