PV du CA du 19/02/2018

PV du Conseil d’administration 29/02/2018

Etaient présents : le CA, Alby et Lifo

I AGENDA RECURRENT

1.Préparation de l’AG - Coordination : Mimi

Date : Dimanche 25 mars.
Date à communiquer via forum dans la semaine (Mimi).
Convocation officielle a envoyer le 14/03

•Discussion du message d’invitation à l’AG via forum (Projet par Mimi)

A mettre à l’agenda de l’AG (non exhaustif) :

•Don de la maison (Brett)

•Limite d’engagement financement des membres du CA (modif. Statutaire : Mimi)

•Aucune transaction immobilière hormis l’acquisition rue du Greffe, 20 (Modif. Statutaire : Mimi)

•Election pour 5 ans des membres du CA (soulevé lors de l’AG de mars 2017 - Modif. Statutaire : Mimi).

•ROI (Modif. « Statutaire » : Mimi)

•Approbation d’un budget (d’AG à AG) (Brett)

•Election des membres associés au 2/3 (Modif. Statutaire : Mimi)

•Proposition liée aux membres en découvert. Endéans les 6 mois doivent rembourser leurs découverts (Modif. Statutaire : Mimi) + plan d'apurement

•… (comme précédemment les membres peuvent présenter des points ; les GT seront consultés)

Mimi listera (et présentera au CA) les points à présenter à l’AG

•Présentation des slides, du dossier de la maison (Brett)

•Rapport moral/état du club (Brett)

•Finances (Anne)

•Evènementiel (Mimi)

•Modifications statutaires (Mimi)

•Modérateur (Nutt)

•Crowdfunding/Financement : à présenter lors de l’AG (Nutt)

2. Objectifs 2018

Le CA a discuté des objectifs principaux qu’il se fixe pour cette année nouvelle :

•Finaliser le dossier de la maison

•Améliorer la gestion du fichier Provision (ex-Ardoise) vers un outil plus stable

•Révision du statut des membres effectifs

II EVENEMENTS

•Calendrier des activités

•Foire du livre : pas de nouvelle. A définir : comment y rentrer (Nutt)

•Fumble Asylum – Ludicon : date « difficile » - Nutt doit voir les fumbles à la Foire  du livre

•MIA : reçu les instructions – à suivre (Mimi)

•Bibliothèque de Laeken : à relancer sur le forum

•MultiMJ : 22 avril (Lifo)

2 et 3 mars activité « Et Encore » qui permettra de faire rentrer quelques finances (€240) pour la trésorerie. Une boule travaux est offerte par demi-journée effectuée (et l’invitation au repas Helper !)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

III.a FINANCES

•Provisions/Ardoises. Les provisions de janvier seront envoyées ASAP après réparation du fichier lors de ce CA

•Fichier Encodage (Sethy – no news. Good news? Le contacter par MP)

•Subsides COCOF : La seconde tranche de 500€ sera reçue en 2018 sur base de justificatifs à fournir après clôture 2017. Une nouvelle demande doit être introduite

•Subsides Commune : Une nouvelle demande doit être introduite

•Assurances : RAS – synthèse à publier (Brett)

III.b GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB – STOCKS/TRAVAUX /PROPRETE

Propreté au club

Liste des idées retenues :

•Demander à des helpers d’envoyer des rappels (Pour l’instant TDB, merci à lui) (Mimi)
•Ajouter sur la feuille de boissons, les jours de sortie des poubelles (Nutt)
•Mettre des stickers indiquant les jours de sortie des poubelles sur les poubelles (Nutt)

Rencontre avec l’ALE sur ce qu’elle fait/ le temps qui lui faut pour faire quoi. Saymu pourrait aider à communiquer avec elle (étant donné qu’elle ne parle pas français). Action : Anne/Lyli

Le CA rediscutera ce point lors du prochain CA

•Vidanges : Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin. Demande à Mulambo/Cinel de faire des affiches (Action Nutt)

Gestion des stocks

La commande Solucious a été livrée. Ils ne livrent pas les bières spéciales. Ils sont certes plus chers, mais nous restons dans la marge fixée.

Un stock bières spéciales, snack, et pizzas ainsi que ramener les vidanges a été fait par Anne et Simorg (merci à lui).

Déco thématique

A faire - à chaque salle (si possible avec des tables adaptées)

Travaux

• Journée travaux/nettoyage mensuel. Alpa y est le bienvenu. Date confirmée : 31 mars
•Fixer l’écrase canette (mais pas sur le mur en gyproc, mais sur un mur dur)
•Porte coulissante RDC
•Chauffage deuxième
•Peinture
•Eclairage cave : la lampe installée est trop basse et éblouissante – elle a été remontée mais ce n’est pas encore optimal, il faudrait acheter des ampoules occultées vers le bas. A suivre.
•Nettoyage

• Lifo s’occupe de faire un plan d’abord de la maison. Sur base de celui-ci, Lifo fera les plans électriques. Son objectif est de les faire pour l’AG

• RDV a été pris par Anne & Lifo avec les pompiers. Il faut compter sur un délai de 2-3 mois. Ils doivent prendre contact avec Lifo ou Anne.

IV. Forum / Communication / Fonctionnement des groupes de travail

•La table des membres effectifs : la suppression ne semble pas être voulue par les membres

•Groupe de travail sur le fonctionnement du club initié par Lifo : Voir forum

•Nouveau site : Cinel va contacter Shazz et regarder comment aller de l’avant avec ce dernier.

•Parties  accueil : un souci se pose au niveau  des parties « accueil » : sont elles assez nombreuses ? correctement promotionnées ? correctement organisées ? Un débat a lieu en ce moment sur le Forum : en tirer des conclusions. Alby s’est proposé pour chapeauter tout ce qui concerne l’accueil des nouveaux

V. POINTS DIVERS

Demande de parties d'initiations pour ados via mail / Accueil des mineurs: RAS

VI. CHANGEMENT DE STATUT DE MEMBRES

Hyldan n'est plus disponible pour l'ASBL : il souhaite démissioner de son statut de Membre effectif

VII. SUJETS POSTPOSES

Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussion plus en détail

• Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

PROCHAIN CA : 23/03/2018


ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

FERME

• Organisation AG
• « Dépannage » fichier Compta
• Parking à vélo
• Stock : Livraison par Solucious réalisée
• Multi MJs (Lifo)
• Suivi Assurance Alpa (Brett)

EN ATTENTE

• Visite des Pompiers (en attente de la visite ; Anne/Lifo)

OUVERT

• Facture Solucious à payer
• Assurance à payer
• Commander chèques ALE
• Poster/envoyer invitation AG
• Fixer écrase canette
• Présenter une note sur les assurances aux membres via le forum (pas urgent ; Brett)
• Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin (Action Nutt)
• Tester GNU (Anne/Brett)
• Eclairage cave : ampoules occultées vers le bas. A suivre. (Anne)
• Crowdfunding : organisation d’un groupe de réflexion (Nutt)
• COCOF - seconde tranche de 500€ sera reçue en 2018 sur base de justificatifs à fournir apprès clôture 2017 (Brett)
• Rencontrer ALE Action (Anne)
• Organiser une réunion de suivi avec Alpa concernant l’éventuelle fusion des stocks + suivi assurance obligatoire + refaire bail Alpa (Anne/Brett)

ANNEXE II Situation financière

Au 31/12 les SdC avaient (ceci ne constitue pas la position finale confirmée de fin d’années, des contrôles complémentaires devant encore avoir lieu):

• Comptes en banque : €29.246,57

• Avoir net : €24.286,85