PV du CA 14/08/2018

PV DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 14/08/2018

Le CA a débuté à 19h40 et a été levé à 23h00

Etaient présents : Anne, Mimi, Brett, Nutt, Bernard (ALPA - en partie)
Excusé : -

I AGENDA RECURRENT

Dossier Maison

*Notaire : La date n’est toujours pas définie. L’ASBL est en attente d’une réponse du notaire sur les éléments liés à la donation. TDB a été contacté pour relancer le notaire.

*Suivi du budget (pompiers - maison) : L’ASBL a reçu le rapport du Capitaine D’Hainaut. Son avis (non contraignant) nous suggère d’engager des travaux au niveau des planchers et de toutes les portes de la maison. Cet avis est contradictoire avec son discours lors de sa visite.
Le Capitaine D’Hainaut sera recontacté par Lifo pour obtenir les éclaircissements

*Crowdfunding :

- Fournisseurs identifiés pour les T-Shirts, les dés, les chopes (en attente de confirmation pour ce
dernier).
- La partie graphisme est assurée conjointement par Mulambo et Ossian. Mizu s’occupe de faire une
illustration pour le CF
- Le CF sera lancé pour 36 jours, le 26 septembre à 18 :00 jusqu’au 31 octobre à minuit.
- Virement bancaire, carte bancaire et Paypal. Il est aussi possible de payer au club qui s’occupe alors de verser sur le CF
- Poster une MAJ sur le forum (ACTION : Nutt)
- Pendant le BGF, des flyers seront distribués, on en parlera à nos clubs amis

Objectifs 2018

*Dossier de la maison – voir ci-dessus

*Fichier Provision (ex-Ardoise) : Le fichier est fonctionnel et tout à fait maîtrisé par notre trésorière.

*Membres droits de table/ Membres effectifs : l'idée est de supprimer le statut "droit de table" et de lancer le débat via forum (ACTION : Mimi en septembre). Le CA penche pour une solution qui éviterait les complications administratives. Un nouveau membre pourrait bénéficier du statut "Droit de table" (2€) pendant x mois (3? 6?) avant de devoir passer à membre adhérent. Il faut bien entendu coupler cela avec une réduction de la provision initiale (20€ et non plus 50) et rappeler la possibilité d'en appeler au CA en cas de difficultés financières.

*Décoration des salles (ACTION Mimi) : non urgent

II EVENEMENTS

*Calendrier des activités :
- Suivi et MAJ (ACTION permanente : Mimi)
- y ajouter le début du Crowdfundng (ACTION : Nutt

*BGF :
- Des nappes orange ont été acquises, les tables seront aux couleurs des clubs. Les roll-up et les cartes de visite sont en instance d'arriver
- Audrey a reçu la liste reprenant les détails des parties

*Convention du Chaos :
- l'invitation aux joueurs a été lancée
- L'organisation des repas est en cours avec Lyli : Rien de prévu à midi, uniquement entre 17 et19h. Couscous (5€) et Couscous Merguez (7€) -->à voir en fonction des inscrits et de la météo (Merguez)

*Rencontres Jeu t'aime :
- Dimanche 25/11/2018
- Nous nous sommes inscrits : Nutt dispose d'un JDR pour enfants --> à privilégier
- Les modules sont ils vraiment adaptés à ce public très jeune ? --> à examiner

*Festival de Jette
- L'organisateur a été contacté et est d'accord pour que nous fonctionnions de la manière suivante : les parties auraient lieu sur réservation uniquement et ne seraient ouvertes qu'aux mineurs de 16+. Le festival a lieu 2 jours (Sa27 et Di28/10) de 13 à 19h; nous organiserions une partie courte (13h-14h), une moyenne (14h-15h) et une longue (15h-19h). Nous serions présents un ou deux jours selon les Mjs disponibles. Assurer le suivi (ACTION Mimi)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

Finances

*Remplaçant ALE : Celui-ci donne satisfaction mais il faut vérifier "sur la longueur". La possibilité de contacter l'agence pour demander le remplacement définitif de l'ALE sera envisagée.


Stocks/travaux/propreté

*Gestion des stocks : Solucious a été contacté pour une nouvelle commande

*Prochaine journée travaux planifiée : une nouvelle date doit être trouvée (ACTION : Anne)

Porte coulissante RDC
Chauffage deuxième
Peinture

*Consommations disponibles et prix
- consommations supprimées (pas assez rentables ou trop lentes à écouler) : Pop corn / Frangipanes / Salade de fruits / compote / cornetto / Moinette / pommes / Monster (pas Titan) / Grimbergen Blonde / Guinness / Rochefort 8° / Cidres
- Changent de catégorie vu leur prix d'achat : Leo / Cent wafers / Galette maïs ou riz --> deviennent des grands snacks
- Bière (Jup) : 1,50€
- Blanche : 2€
- Spéciales : 2€
- Softs : 1,10€
- Eaux : 0,80€

*Alpa
Bernard, président d’Alpa était présent pour discuter les sujets des assurances et du Stock.
L’assurance responsabilité objective contre l’incendie et les explosions assurance obligatoire sera
souscrite par Alpa
Une proposition de fusion des stocks a été discutée. Elle sera présentée par Bernard lors de leur
CA du 15.08. La proposition est qu’Alpa paie la marge sur les consos consommées par Alpa
Ex. si le prix d’achat des Jup est de 0,7€ et qu’Alpa consomme 20 Jup sur un mois, Alpa
remboursera 14€ au SdC. Le prix d’achat sera celui réellement payé – incluant d’éventuels coûts
de livraison - mais en aucun cas une marge bénéficiaire pour les SdC

IV. FORUM / COMMUNICATION / GROUPES DE TRAVAIL

*Nouveau site : En cours mais au point mort pour l'instant (Cinel suit des formations) --> à surveiller

*Discord : Nutt est en train d'en configurer un

*Parties accueil et parties mineurs (point d'attention) : RAS

V. POINTS DIVERS

*STIB : Winter a apporté une carte STIB. A mettre au mur dans un couloir. Merci à lui

VII. SUJETS POSTPOSES

*Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

*RGPD : le sujet est d'actualité. Dans quelle mesure les ASBL sont-elles concernées ? quelles mesures devront nous prendre ? Le sujet est vaste et doit être examiné en détails (ACTION : CA)


PROCHAIN CA : 21/09 (à huis clos exceptionnellement)

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

Fermé

*Meltdown Europe : en attente d'Alby
*MAJ fichier prêts - passage à une version informatisée
*Organiser une réunion de suivi avec Alpa concernant l’éventuelle fusion des stocks + suivi
assurance obligatoire
*Analyse des marges sur les snacks
*BGF : envoyer les logos
*BGF : Envoyer la liste des Mj à Audrey
*Support Conventions- remplir la malle de figurines, carte de visite, posters + papier collant + mini affiches annonçant les initiations + « fiches » de personnages pour les modules d’initiations.
*Remplacer la malle par une valise à roulette.
*Affiche annonçant Crowdfunding pour le BGF.
*Achat Roll-Up+cartes de visites.
*Assurances : Fred s'est proposé pour assurer la maison : examen fait - en attente d'un retour de Fred. Pas de retour à ce jour Fermé

En cours

*Adapter la feuille de conso au nouveau système d'encodage (Nutt)
*Convention du Chaos : le 29/9 (Mimi) --> suivi
*Festival fantastique de Jette – 27et 28/10 : --> suivi
*MAJ du calendrier des activités (Mimi en continu)
*Archives/documentation : Coordination (Brett)

Ouvert
*Refaire bail ALPA (Anne, Brett)
*Contacts notaire (Brett et TDB)
*Prochaine journée travaux : à fixer (travaux et nettoyage + Inviter Alpa à y participer + annonce Forum) (Anne)
*Recontacter le Capitaine D'Hainaut. (Action : Anne et Lifo)
*ALE : Suivre le remplaçant. (Nutt)
*Douchflux (l'association d'accueil des SDF où travaille Nico) a édité un JDP sur la précarité : ils seraient intéressés pour en faire une demo via notre stand au BGF : voir avec Nico (Mimi). En attente de réponse.
*Subsides Commune : les recontacter (025580824) pour fixer un RDV et proposer une synergie avec les écoles + renouvellement subsides (Mimi)
*Crowdfunding : suivi + l'annoncer (date de départ) au Calendrier du Chaos (Nutt)
*Dépôt des comptes IPM (Brett)
*Subsides rénovation (mails à Kosta & Pitche) (Anne/Brett)
*Satuts des membres à droit de table (Mimi – Septembre)
*EVENT DOUCHFLUX : Nico a hésité entre faire don de la maison aux SDC ou à DOUCHFLUX (l'association d'accueil des SDF où il travaille). Il nous semblerait normal de faire quelque chose pour cette association : plusieurs pistes sont évoquées (leur offrir les bénéfices d'un event/Week end, organiser une animation pour eux, etc) mais doivent être précisées. (le CA)

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE

SITUATION AU 31 JUILLET 2018 :

*Comptes courant : + 2.917,09 €
*Caisse : + 112,69 € (SI INCHANGE)
*Comptes épargnes : + 31.037,30 €
*Fonds propres : + 29.143,29 €

Compte courant + compte épargne = 33.954,39 €
Ardoise = 4.811,10 €