PV du CA 12/06/2018

PV DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 12/06/2018

Le CA a débuté à 20 h15 et a été levé à 23h00

Etaient présents : Anne, Mimi, Brett, Nutt
Excusé : -

I AGENDA RECURRENT

Dossier Maison

*Le notaire a découvert qu'il y avait une hypothèque sur la maison. Nous avons confirmé au Notaire que nous engagerions les frais. Le coût en serait de 909€.

*RDV Notaire : remis en août à la demande du notaire en attente de l’approbation du don par l’administration

*Suivi du budget (maison) : Pas encore de dépenses engagées - Ajouter les frais mentionnés au point relatif à l'hypothèque

*Assurance : doit être effective au jour de l’acte (point d'attention !)

*Crowdfunding : Celui-ci est reporté à la rentrée.
Nutt réalise un état des lieux (illustrations, scénarios, goodies, etc)
Nous sommes toujours à la recherche d’illustrateurs
Alby a un contact au Meltdown Europe : Nutt le contacte (ACTION Nutt)

*Visite pompiers : Le 1/6, Lifo & Anne étaient présents. Nous recevrons un rapport détaillé des pompiers, mais voici déjà une série d'éléments

Remarques générales :
- Installation d'une détection centralisée filaire (pas en wifi) avec un détecteur dans chaque pièce
- Installation de bloc de secours (pour indiquer les sorties de secours) au dessus de chaque sortie et à plusieurs endroits dans les escaliers
- Installation d'un extincteur à chaque étage avec contrôle par une société chaque année
- De préférence devenir non fumeur… encore plus avec le système de détection centralisé
- Des portes coupe feu pour toutes les pièces ne sont pas obligatoires mais sont un plus

Caves :
- Pièce Chaufferie : Installation d'un entre-plafond coupe feu et d'une porte coupe feu + doit être vidée + aération + mise au norme chaudière
- Pièce compteurs : Porte coupe feu + doit être vidée
- Pièce de jeu : rien de plus que les remarques générales
- Escalier : pas nécéssaire de fermer la cage d'escalier ni de placer une porte coupe feu

RDC :
- Cf recommandations générales

1er Etage :
- Cf recommandations générales
- Les pompiers se renseignent si une réglementation particulière est à envisager pour un fumoir dans la pièce du 1er arrière

2eme étage :
- cf recommandations générales
- garder la porte amovible fonctionnelle
- Placer au moins 1 velux de 1m2 à la place des lucarnes coté rue. Si le bas du vélux est à plus de 1m de haut, prévoir un marche pied réservé à l accès au vélux (Ils ont même pensé aux nains et aux Hobbits ^^)
- Le grenier peut rester tel quel

Globalement :
de bonnes nouvelles, moins de travaux que prévu à l origine. Il faudra qu on apporte les plans avec les modifications qu'on souhaite faire ou que l'on a déjà fait en respectant les recommandations des pompiers avec un descriptif de chaque pièce et des travaux.
Sur base de ça, ils referont une visite quand on aura terminé pour voir si on a bien suivi toutes les recommandations.

Objectifs 2018

*Dossier de la maison – voir ci-dessus

*Fichier Provision (ex-Ardoise) en cours. La nouvelle version est utilisable mais doit encore être affinée. Le CA y a travaillé lors de la réunion (ACTION : Nutt/Brett/Anne)

*Salles – réflexion en cours : poser la question aux membres sur quels thèmes retenir (ACTION non urgente : Mimi)

*Membres droits de table/ Membres effectifs (GT de Lifo) : le timing du GT devrait être amélioré pour proposer des points à l'automne (à discuter avec les membres) pour ensuite les voter en mars. Le CA lancera le débat en septembre en ce qui concerne les Membres droits de table ACTION : Mimi

II EVENEMENTS

*Calendrier des activités – suivi – MAJ (ACTION permanente : Mimi)
*BBQ du Chaos : Dim 01/07 Communiquer date et appel aux inscriptions (en précisant les restrictions alimentaires). (ACTION : Mimi)
*BBQ du Chaos (intendance) (ACTION : Anne)
*BBQ du Chaos (inviter Alpa) (ACTION : Brett - fait en cours de CA)
*BGF : Inscription faite – il faut envoyer les logos (contacter Mul’) ACTION : Nutt
Nutt assumera l'organisation pratique - Nous avons pour l'instant comme volontaires :
Chef d'orchestre : Nutt
Intendance : MonsterTitan
Accueil : Anne, Audrey, TDB
MJ : Jeudimaster, Foulques, Cinel, Flam200, MonsterTitan, Cinel, Lifo, Gernier
Support : mini affiches annonçant les initiations + « fiches » de personnages pour les modules d’initiations + Affiche annonçant Crowdfunding --> A FAIRE POUR LE BGF ACTION : Nutt

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

Finances

*Provisions/Ardoises. : Rappels seront envoyés via le compte CA, nouveau statut à faire à la fin du mois

*Subsides Commune : recontacter l'Echevin M. CUMPS, et lui proposer une synergie avec les écoles (Mimi) --> mail envoyé le 30/05 : en attente d'une réponse --> le recontacter vers le 20/06

Stocks/travaux/propreté

*Gestion des stocks : Solucious reprend les vidanges (bacs bleus) : à utiliser

*Travaux/journées travaux : voir proposition de Foulques de l'organiser : il ne pourra venir au CA qu'en juillet

*Prochaine journée planifiée : le Sa 28/07 (travaux et nettoyage + Inviter Alpa à y participer) ACTION : Anne
Porte coulissante RDC
Chauffage deuxième
Peinture

IV. FORUM / COMMUNICATION / GROUPES DE TRAVAIL

*Accueil des nouveaux : structure et fonctionnement de l’ASBL (faire une brochure ?)

*Nouveau site : Cinel est fort occupé par ses examens Il reprendra le point après ceux-ci.

*Parties accueil et parties mineurs (point d'attention) : RAS

V. POINTS DIVERS

*MAJ du listing des prêts (ACTION : Mimi. En cours). On passe en format informatisé.

*Participation au Crowdfunding du BGF : Accord pour une somme symbolique de 16€

VI. CHANGEMENT DE STATUT DE MEMBRES


VII. SUJETS POSTPOSES

Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussions futures plus en détail
*Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

*RGPD : le sujet est d'actualité. Dans quelle mesure les ASBL sont-elles concernées ? quelles mesures devront nous prendre ? Le sujet est vaste et doit être examiné en détails (ACTION : CA)


PROCHAIN CA : 11/08


ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

Fermé

*Visite des Pompiers (1/6)
*Proposition de feuille par Pitche : Répondre par MP à Pitche
*Communiquer sur forum CA : demande de faire la somme des consommations pour chaque personne
*Subsides COCOF : suivi 2017. La deuxième tranche des subsides va être liquidée
*Nouveau fichier d’encodage : point à développer pour identifier les droits de table
*BBQ du Chaos (inviter Alpa)

En cours

*Subsides Commune : les recontacter, et proposer une synergie avec les écoles ; mail envoyé : en attente d'une réponse --> les recontacter vers le 20/06 (Mimi)
*Crowdfunding (Nutt)
* Archives/documentation : Coordination (Brett)
*Convention mystère : le 29/9. Egalement ouvert en externe - sera basé sur l'idée que les joueurs ne savent pas à quelle table, ni avec quel MJ/joueurs ils joueront. Les inscrits pourront exclure un type d'univers et une complexité de règles. Les scénarios joués devront comprendre une série de 3 éléments fixes quel que soit l'univers (Mimi)
*Assurances : Fred s'est proposé pour assurer la maison : examen fait - en attente d'un retour de Fred (Brett)
*Douchflux (l'association d'accueil des SDF où travaille Nico) a édité un JDP sur la précarité : ils seraient intéressés pour en faire une demo via notre stand au BGF : voir avec Nico (Mimi). En attente de réponse.
*Festival fantastique de Jette – 27/28 octobre : on les a contactés (Mimi) mais pas encore de réaction.
*Fumble Asylum – Ludicon à Liège le 11/8 : à surveiller (Mimi)
*Analyse des marges sur les snacks (Brett)
*MAJ fichier prêts - passage à une version informatisée (Mimi)
*Finalisation du programme d’encodage partie comptable (Nutt/Brett/Anne)
*Fichier Provision (ex-Ardoise). La nouvelle version est utilisable mais doit encore être affinée (Action : Nutt/Brett/Anne)
*MAJ du calendrier des activités (Mimi)

Ouvert

*Dépôt des comptes IPM (Brett)
*Prochaine journée travaux : le Sa 28/07 (travaux et nettoyage + Inviter Alpa à y participer + annonce Forum) (Anne)
*Organiser une réunion de suivi avec Alpa concernant l’éventuelle fusion des stocks + suivi assurance obligatoire + refaire bail Alpa (Anne/Brett)
*BGF : envoyer les logos (contacter Mul’ ou non ?) (Nutt)
*Adapter la feuille de conso au nouveau système d'encodage (Brett/Nutt/Anne)
*Subsides rénovation (mails à Kosta & Pitche) (Anne/Brett)
*Satuts des membres à droit de table (Mimi – Septembre)
*Meltdown Europe : contacter Alby (Nutt)
*Support Conventions
- nappes en solide/toile cirée ? (gris et orange)
- 2 bannières de plus (et vérifier que celles que nous avons sont OK)
- remplir la malle de figurines, carte de visite, posters + papier collant + mini affiches annonçant les initiations + « fiches » de personnages pour les modules d’initiations
- remplacer la malle par une valise à roulette ( ?)
- Affiche annonçant Crowdfunding
--> A FAIRE POUR LE BGF (Nutt)
*Contacter services ALE pour couvrir le mois d'août (Mimi)
*Communiquer date du BBQ du Chaos (Mimi)
*BBQ du Chaos (intendance) (Anne)
*EVENT DOUCHFLUX : Nico a hésité entre faire don de la maison aux SDC ou à DOUCHFLUX (l'association d'accueil des SDF où il travaille). Il nous semblerait normal de faire quelque chose pour cette association : plusieurs pistes sont évoquées (leur offrir les bénéfices d'un event/Week end, organiser une animation pour eux, etc) mais doivent être précisées. (le CA)

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE

au 30.05 : le fichier comptable (en cours d’élaboration) ne permet pas d’obtenir ces statistiques pour l’instant. Se référer aux chiffres en date du 30/04

*Comptes courant €
*Caisses €
*Comptes épargnes €
*Fonds propres : €

Se référer aux chiffres en date du 30/04

*Comptes courant 1387,22€
*Caisses 112,69€
*Comptes épargnes 31032,2 €
*Fonds propres : 27 312,45 €