PV du CA du 24/10/2017

PV du CA du 24 octobre 2017

Le CA a débuté à 19h50 et a été levé à 22 :00

L’ensemble du CA est présent, à savoir Anne, Brett, Mimi et Nutt ; le quorum est donc atteint

Présents également : Alby (en partie), Lifo (en partie), Firbolg, Tim17,

Rappel : le CA a entériné que les réunions du CA sont strictement non-fumeur (vapoteuses tolérées)

I AGENDA RECURRENT

Dossier du don de la maison :
L'objectif est de présenter lors d'une réunion informelle (pas une AG) avant la fin de l'année la faisabilité d'accepter le don (ou non). Le CA a décidé d’organiser cette réunion le 10 décembre 2017 (Action Nutt/Brett).
L’approche proposée pour discussion est la suivante :

1. Faire venir les pompiers in situ
2. Engager les travaux pompiers/ mise aux normes
3. Accepter le don
4. Demander l’affectation

Partie juridique
Un des principaux points à discuter sera l’affectation du bâtiment, actuellement affecté au logement. Il sera difficile d’obtenir un changement d’affectation mais l’ASBL est déjà dans la non-conformité. Toutefois si cela relève de la Région, c’est la commune qui gère ce genre de point. Il est prévu de rencontrer l’échevin Cums (que nous venons de contacter pour obtenir des subsides communaux), si sans nouvelle de l’échevin d’ici 10 jours, Mimi téléphonera  (Action Mimi)
Déductibilité ou non des dons : sur base notamment des commentaires et de l’analyse de Sethy, mais aussi de Bosk et des renseignements pris par Mimi, il ne sera pas possible d’obtenir l’agrégation qui permet cette déductibilité.
Budget
Le crowdfunding avec de possible compensations/goodies (voir annexe) est envisageable, on pourrait tabler sur une entrée de €1.000.
D’autres sources de financement sont envisageables dont l’ASBL EtEncore (Action Brett via Bosk)
Travaux à réaliser
Réunion a eu lieu avec Lifo et Blofeld : Les travaux ont été estimés, les montants restent en ligne avec les estimations réalisées par le passé par Foulques (encore merci à lui)
Travaux de Sécurité, Mise aux Normes
La mise en place de porte coupe feu (budget de 2K), Eclairage de sécurité, extincteurs : environ 3.5K
Une série de travaux non urgents mais inéluctables (Terrasse - dévier la décharge de l'évier de la cuisine, Chaudière, Descente eau "Traverse" maison, chassis,…) : environ 36K
Cuisine : 26K (clairement le poste le moins urgent)

II EVENEMENTS

Samhain
En cours : voir Discussion sur le forum.

Festival Fantastique de Jette
Mimi a répondu aux organisateurs. Texte de présentation a été envoyé aux organisateurs. Draikara & Mimi y vont samedi. Dany le dimanche

Jeu t’aime
Pitche pourra y être. Mimi/Lyli au début mais pas toute la journée…
A suivre… et à relancer par Mimi

25 ans/25 heures
Commande T-shirts supplémentaire 25 heures (Fait ; Nutt)
Repas de remerciement des helpers des 25 ans – coordonné par TDB – aura lieu le 2/12.
Un budget de €200 max. est alloué à l’évènement.

Calendrier des activités
Réaliser un agenda annuel de l’événementiel - Action Mimi (Urgent)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

III.a FINANCES

Limite d’engagement
Les règles définitives devront faire partie des statuts, en attendant le CA s’impose :
« A l’exception des paiements des stocks de consommation, du paiement des loyers, des assurances et des factures d’eau et d’électricité,
- Une dépense de maximum 100€ peut-être engagée par un membre du CA
- Une dépense de maximum 200€ peut-être engagée par deux membres du CA
- Une dépense de plus de 200€ doit être au préalable présentée et approuvée par le CA
- Une dépense de plus de 5.000€ doit être au préalable présentée et approuvée par l’AG
Ces limites s’entendent pour une activité ou un projet
Un plan des dépenses des travaux (« journées travaux ») et des frais d’acquisition de la maison sera présentée pour approbation à la prochaine AG (afin de recevoir de l’AG l’autorité d’engager cette dépense)
Ceci est un premier pas afin de limiter les pouvoirs d’engagement des dépenses du CA sans approbation préalable de l’AG. Il demande à être affiner et toutes les suggestions sont les bienvenues

Provisions/Ardoises
Des bugs ont été solutionnés dans le fichier Ardoise (merci Anne)
Facture ASBL EtEncore : Facture Bosk faite et envoyée + remerciement aux helpers Akanon & Michel

En cours
- Rechercher des solutions pour l’approvisionnement du club (Bosk)
- Reconnaissance automatique des feuilles (Cinel)
- Fichier Encodage (Sethy)
Plusieurs discussions  relatives à ces sujets ont lieu sur la partie « Helpers » du forum

Divers
- Rembourser Lifo (Groupe de Sécurité + Robinet) Action : Anne
- Alby (nettoyage) Action : Anne

Subsides COCOF
Les documents, inclus les documents COCOF budget ont été envoyés. Réponse reçue. La COCOF s’engage à verser un subside de 2.500 € pour 2017
Sortir les justificatifs + envoi (Brett)

Subsides Commune
Les documents, inclus budget ont été envoyé à l’Echevin Cums. Suivi Mimi

Assurances
Lors d’une réunion avec son courtier, Alby a rassemblé des informations sur les assurances, cela a été discuté avec Brett. Pas de suite à donner mais un grand merci à Alby pour les informations.
Attention : le "membre" n'est PAS défini dans les conditions particulières et selon Ethias les membres à droit de table, sans cotisation ne sont pas couverts. A suivre. Brett a relancé Ethias par téléphone, par mail et encore par téléphone ce jour. On lui a promis de s’en occuper – à savoir faire une offre pour 30 membres « Droit de table venant en moyenne une fois par mois » cette semaine (sic)
Indépendamment du problème des membres à droit de table : à la demande des SDC, la couverture passera de 50-100 membres à 120 membres, pour une nouvelle prime annuelle de 461,09€

Compte en banque
Keytrade : l’accès aux comptes et les cartes a été (enfin) reçu par les 4 membres du CA
Changement de banque : analyse en cours
BO banque ne fait pas de personne morale,
ING : fait
Belfius : fait
KBC : fait
A faire : Fortis, DB
A suivre

Membres en négatif
Le CA a été particulièrement tolérant pour cette ardoise puisque des mails de rappel ont été envoyés.
Trois membres devraient passer en Droit de table et ne réagissent pas.
Il arrive parfois qu’un membre à droit de table ne paie pas à un membre présent : il verra ses consommations imputées au responsable de la feuille de boisson.

Dame Kalaa a demandé a passer en Droit de table le 14/8, cela n’avait pas été intégré dans l’ardoise. Correction à faire (Anne)

III.b GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB – STOCKS/TRAVAUX /PROPRETE

Alby a demandé à rencontrer le CA pour anticiper certains soucis potentiels :

Avoir un endroit dans le club ou l’on peut trouver les n° de plusieurs membres du CA et des n° de téléphone utiles tel que police, urgence,…par exemple une feuille plastifiée sur l’armoire du CA (Action Nutt)
Assurance spéciale : il s’agit de l’assurance RC Administrateur ; le point a été analysé (Brett), les couvertures sont très limitées.
Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)
Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin


Gestion des stocks
La gestion des stocks ne fonctionne pas de manière optimale. Un appel aux bonnes volontés a été fait mais cela ne tourne pas encore.
Le CA est OK pour le Collect & GO (initié par un membre du CA) – A vérifier si le service est accessible aux ASBL.
Envisager si Solucious peut livrer (Nutt)
Faire des copies de la carte de fidélité (Nutt)
OK pour que Emji fasse un stock régulier (A confirmer à Emji : Anne)
Maintenir une gestion du stock sur le forum (le faire tourner : TDB)

Incivilités au club, comment réagir ?
Régulièrement des locaux sont retrouvés sales, avec des cendriers remplis, etc
Idée de créer une team des Eboueurs du Chaos (action Mimi)

Travaux
Journée travaux & nettoyage en Novembre : le 25/11, communication à faire par Anne
Visite des Pompiers in situ à organiser (Lifo/Brett)
Casiers à la cave : ils devront être très probablement et malheureusement supprimés (pas encore pour cette journée travaux). Michel, Draikara et Nutt ont actuellement des casiers.
Sous réserve de commentaires des pompiers, le devis de PRISM pour les Porte Coupe-feux est approuvé par le CA (Brett ne participant pas à la décision)

Rappel : il faudra vider la cave à chaudière (mise aux normes de la maison)

Souris (complot souristisque) :
Des boîtes ont été achetées pour protéger les snacks (Merci Anne/Lyli)
Dans la foulée de la journée travaux du poison sera posé (Action : Anne)

WC 1er : robinet qui fuit
Réglé : merci Lifo !!!

Cave non-fumeurs
Rappel : les caves sont non - fumeurs et également interdites de bougies et autres sources risquant d’enflammer les rideaux. Il faut mettre des affichettes « Non – fumeur » aux murs des caves. Mul’ a été contacté et va en refaire. Ensuite Nutt les plastifie et les affiche dans les caves (Action: Nutt et Mulambo)

Poubelles qui débordent
Commander des sacs de 80L à Bxl propreté : pas possible
Commander chez Bruxelles Propreté des grandes poubelles plastiques à mettre dans la cour du jardin : Délai de livraison 3 mois (Action Nutt)
Mettre des boîtes de chips dans les poubelles blanches
Voir chez ACTION pour les grandes poubelles (Tim)

Dialogue avec la commune
pour obtenir un parking à vélo, Mimi à envoyé un mail. A suivre

Eclairage cave
Une nouvelle lampe a été achetée (€30) : elle doit encore être installée lors de la journée travaux

IV. Forum / Communication / Fonctionnement des groupes de travail

Admin forum supplémentaire
L'admin forum actuel (Mulambo) a demandé à ce qu'un deuxième Admin Forum soit désigné afin de le seconder dans sa tâche. Nous avons reçu les candidatures de Cinel, Draikara et Firbolg. Après délibération du CA, Cinel a été nommé Admin forum : sa nomination prend effet immédiatement et jusqu’au 31/12/2018. Les futurs mandats seront chacun d’une durée d'un an du 01/01 au 31/12. Mulambo reste administrateur jusqu’au 31/12/2018

Modérateur supplémentaire
Un troisième modérateur a été désigné afin de renforcer l’équipe de modération et permettre qu’une modération soit exercée de façon continue sans que cela ne devienne trop lourd pour un modo. Nous avons reçu les candidatures de Lyubina et Saymu. Après délibération du CA, Saymu a été nommé Modérateur : sa nomination ainsi que celle de Draikara et KamiSeiTo est valable immédiatement et jusque fin 2018

Lancement d’un groupe « Forum/modération ».
Un groupe de travail sur la modération porté par Firbolg est lancé. Firbolg va lancer le sujet sur le forum afin de créer un petit groupe avec des réunions afin d’avoir une réflexion
- sur l’objectif du forum.
- sur le type de modération ;
- sur la charte de modération ;

Il est important d’arriver à dégager ce que l’on veut faire du forum, s’il faut un modérateur, à quel moment doit-il intervenir, de quelle façon/pourquoi. Quel canevas le modérateur doit-il suivre ?

Nomination d’une personne de confiance pour tout souci de sexisme
Le CA nomme une personne de confiance – Anne–  à qui toute Saigneuresse (et uniquement) peut se référer si elle a le moindre souci de sexisme (dans une partie, au club, avec un membre, etc)
Cette personne de confiance portera l'affaire devant le CA anonymement ou non (selon la requête de la plaignante). Le CA s'engage à traiter toute demande avec le plus grand sérieux. Communication sur le forum et par MP (action Anne)

Groupe de travail sur Le sexisme et la place des femmes au club
Ce groupe sera géré par Anne
La première réunion sera réservée aux femmes.
Communication : Anne

Groupe de travail sur le fonctionnement du club initié par Lifo
RAS

Nouveau site
Shazz est off pour l’instant (devenu heureux papa)
RAS

Hébergement du site
MP retrouvé, une carte pré-payée sera plus utilisée (action Nutt)

Texte de Présentation du club
Texte de présentation qui explique comment fonctionne l’ASBL, les catégories de membres, genre les SDC pour les nuls (Action Mimi)

V POINTS DIVERS

Anne a assisté à un des CA d’Alpa– voir PV complet en annexe

Alpa- bail
Sous-location à Alpa : le bail doit être réécrit (action CA)

Alpa - fusion des stocks?
Il n’y a pas de proposition finale sur la table du côté Alpa. A rediscuter….

Alpa Assurances
Anne mentionne « Apparemment la possibilité de fusionner les assurances (ex. : incendie) avait été envisagée. Il faudrait revenir vers eux avec ce qu'il en est. »
• Qu'ont-ils comme Assurance?
• Quelles assurances veulent-ils fusionner?
• Notre assurance incendie a un abandon de recours (= si la maison brûle à cause d'eux nous serons remboursé (Nico) et ils ne seront pas trainés en justice) En d'autres termes nous n’exigeons pas de notre sous-locataire une assurance incendie (qu'ils n'avaient d’ailleurs pas). Le savent-ils?
 Rencontrer Alpa : Action : Anne/Brett

Dialogue Voisin (lié au point souris)
Un courrier a été déposé chez nos deux voisins, demandant à les rencontrer.

Demande parties d'initiations pour ados via mail :
Aucune pour l’instant

VI. CHANGEMENTS DE STATU DES MEMBRES

Attention : rappel de Sethy (merci à lui) sur les démissions : dès qu’un membre (votant ou non) démissionne, celle-ci est effective immédiatement : sa démission (s’il est membre votant) doit être actée au PV de la prochaine AG (relativement aux quorums et majorités de votes). Le cas d'absence d'un membre votant à 2 AG consécutives est différent. Voir les 2 cas ci - dessous.

- Simorg a demandé à démissionner (démission immédiate- à acter en AG)
- Malkin : démission possible (vote en AG) à la suite de son absence à trois AG

VII. SUJETS POSTPOSES

Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussion plus en détail
• « Certification »/diplôme pour des MJs helpers : qui sont ainsi « approuvés » pour représenter les SdC (cf. BGF) ? Eventuellement à discuter dans le groupe de travail évènementiel (quand/si créé)
• Changement du lay-out des fiches de conso
• Refaire bail Alpa
• Offre de Firbolg pour aider le CA (pour la médiation lors des conflits entre personnes). Firbolg reviendra avec une proposition vers le CA

PROCHAIN CA : 14/11

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES


FERME :

- Contacter Akanon qui est juriste (il ne l’est pas)
- Impôts : dépôt à faire
- Comptes annuels : dépôt à faire
- Contacter Cadastre en rapport avec l’affectation du bien
- Samhain : Communication via Forum
- Festival Fantastique de Jette : Contacter Draikara pour savoir s’il est prêt à gérer l’organisation
- Festival Fantastique de Jette : Publier un avis sur le Forum
- Subsides COCOF : % d’activité subsidiable
- Eventuel crowdfunding avec de possibles compensations/goodies
- Commander des sacs de 80L à Bxl propreté: Leur réponse est non
- Mail à tous les membres pour rappeler la nécessité de sortir les poubelles et de respecter les consignes concernant la cave (non-fumeurs)
- Message de renforcement positif remerciant les gens pour les petits travaux journaliers.
- Communiquer décision relative à la Table des membres effectifs.
- Remerciement des helpers des 25 ans : le CA va organiser un repas par ex. une raclette. 1ère action Organisation Thierry (contacté ; il s’en charge)
- Subsides Communaux : Fournir budget annuel inclus travaux
- commander 30 chèques « titres services »
- Achat des boîtes pour protéger les snacks des souris (Merci à Anne & Lyli)
- Commande T-shirts supplémentaire 25 heures (posté sur le forum)
- Contacter Malkin relativement à son statut
- Facture ASBL EtEncore / Factures Bosk à envoyer

OUVERT

- Organiser réunion du 10 décembre 2017 : acceptation du don de la maison (Action Nutt/Brett).
- Brett contactera aussi Nico pour l’informer de ce qui est fait/prévu (Dossier du don de la maison)
- Recontacter l’échevin Cums si pas de réaction dans 10 jours (action Mimi)
- sources de financement : ASBL EtEncore (Action Brett via Bosk)
- Suivi des travaux (Brett via Lifo et Blofeld)
- Relancer et organiser les Rencontres « jeu t’aime »  (Mimi)
- Repas « helpers 25 ans » (action Tdb)
- Limite d’engagement financier – Modif. Statutaire (action CA)
- Revoir les feuilles de boissons. Quid d’un encodage automatique ? En cours (Cinel)
- Rechercher des solutions pour l’approvisionnement du club. (Bosk)
- Fichier Encodage (Sethy)
- Rembourser Lifo (Groupe de Sécurité + Robinet) Action : Anne
- Alby (nettoyage) Action : Anne
- Assurances : suivre pour la couverture des membres à droit de table (Brett)
- Sortir les justificatifs COCOF + envoi (Brett)
- Banque : préparer le changement de banque (Anne)
- Correction à faire pour l’ardoise de Dame Kalaa (Anne)
- Boucher des trous de souris. A faire lors de la prochaine journée travaux (Lifo)
- Suivi du dialogue avec la commune pour obtenir un parking à vélo et des emplacements pour des vélos (Action Mimi)
- Affichage Numéros de téléphone utiles (action Nutt)
- Collect & GO  – A vérifier si le service est accessible aux ASBL. - Envisager si Solucious peut livrer (Action Nutt)
- Faire des copies de la carte de fidélité (Action Nutt)
- Stock régulier par Emji (A confirmer à Emji : Action Anne)
- Maintenir une gestion du stock sur le forum (le faire tourner : Action TDB)
- créer une team des « Eboueurs du Chaos » (action Mimi)
- Souris : lors de la journée travaux du poison sera posé (Action : Anne)
- Finaliser le dossier ‘accueil mineurs » (Lyli + Mulambo)
-Journée travaux & nettoyage en Novembre : le 25/11, (communication à faire Action : Anne)
-Visite des Pompiers in situ à organiser (Action Lifo/Brett)
-grandes poubelles plastiques à mettre dans la cour du jardin (Action Nutt)
- Il faut mettre des affichettes Non-fumeur aux murs des caves. Mul’ va en refaire. Nutt les plastifie et les affiche dans les caves (Action: Nutt)
- Ecrire un texte de présentation du fonctionnement « légal » du club (Mimi)
- Calendrier 2018 des activités du club (Mim)
- Proposition Alpa fusion des stocks - Rencontrer Alpa : Action : (Anne/Brett)
-Personne de confiance – sexisme : Communication sur le forum et par MP (action Anne)
-Groupe de travail sur Le sexisme et la place des femmes au club – Communication (Action : Anne)
- Hébergement du site : carte pr payée (Action : Nutt)

ANNEXE II – PV RENCONTRE ALPA

Anne a assisté au CA d'Alpa de ce 11 octobre.

Les points abordés :

1) La fusion des stocks :
En fait, vu que c'était un peu resté dans le flou, ils n'en n'ont plus vraiment parlé.
Ils avaient rédigé une proposition qui avait été transmise au précédent CA, mais depuis pas d'évolution.
Ils ont des pour et des contres et dans tous les cas voudraient en parler lors de leur assemblée générale qui aura lieu en janvier.
Donc on peut travailler sur le projet mais rien ne sera décidé avant janvier.
Apporter leur proposition le 24 (Action Brett)

2) Le changement de bail
D'après eux, pas de changement vraiment nécessaire, si ce n'est un avenant concernant l'augmentation du loyer.
Ils ont en effet proposé d'augmenter leur loyer afin de permettre aux SDC d'avoir plus de moyens pour l'acquisition de la maison, mais cela n'a pas été mis sur papier...

Par contre, un nouveau bail serait à envisager après acquisition de la maison

3) Assurances
Apparemment la possibilité de fusionner les assurances (ex. : incendie) avait été envisagée.
Il faudrait revenir vers eux avec ce qu'il en est.

4) Lustre
Anne leur a demandé l'autorisation d'installer le nouveau lustre dans la cave (vu que c'est leur pièce) et ils sont d'accord.

5) Complot souristique
Leurs stocks sont touchés également mais très légèrement.

6) Samhain
Anne les a informés de l'événement et leur a proposé de diffuser, s'ils le souhaitaient l'information à leurs membres.
Anne leur a par contre bien précisé de mettre dans leur communication le lien vers le forum pour qu'ils puissent être informés de l'organisation.

7) Drink
Anne les a informés du fait que, dans le cadre de nos 25 ans, nous envisageons de faire un drink de nouvel an auquel ils seraient invités et que les infos suivraient.

8)Acquisition de la maison et travaux
Anne leur  dit que le dossier était en cours et qu'on reviendrait vers eux.
Anne leur a également dit que nous les inviterions aux prochaines journées travaux qui seraient en plus des journées nettoyage.
Ils se demandent ce qu'il en est de la séparation qui avait été commencée mais pas terminée au rdc, il faudra les tenir informés.

9) Nettoyage / Propreté
Globalement ils ne se plaignent pas, mais il semble qu'il arrive que les locaux soient dans un état désagréable le dimanche à leur arrivée.
Anne leur a demandé de revenir vers nous dans ces cas là pour qu'on puisse intervenir.

ANNEXE III CROWDFUNDING

Nutt a eu l'occasion de discuter avec Guillaume Tavernier par email, le monsieur qui a réalisé le magnifique Artbook de plans sur Ulule afin de lui demander d'expliquer en détail son expérience de Crowdfunding.

Selon lui, le meilleur endroit pour faire ça, c'est sur Ulule

nous avons pris un chiffre raisonnable de financement : 3000€

Il est évident que çela ne couvre même pas les frais de notaires mais le but est que ce CF apporte une petite pierre à l'édifice :

Plan de financement CF externe sur Ulule : 3000€

Durée : 60 jours

Niveaux de participation :

5€ : Vous avez tous nos remerciements, grâce à vous, quelque part dans le monde, un club de jeu de rôle a réussi à acheter sa maison ! Passez boire un verre avec nous si vous passez à Bruxelles.

10€ : Votre nom sera noté sur notre wall of fame (je propose quand dans nos projets de décoration du club, un mur soit réservé à inscrire le nom des membres du club depuis sa création ainsi que le nom de gens ayant participé au CF)

25€ : Les contreparties précédentes + un set de 10 D6 du club

50€ : Les contreparties précédentes + un t-shirt du club

70€ : Les contreparties précédentes + un t-shirt collector spécial crowdfunding

500€ : Les contreparties précédentes + la possibilité de donner le nom de votre choix à l’une de nos salles

1000€ : Les contreparties précédentes + un statut de membre du club à vie

Si le pallier de 3000€ est dépassé, on peut imaginer ajouter des bonus tels que des illustrations conçues par nos membres artistes, un ou plusieurs scénarios écrits par nos plus belles plumes au club. Bref, ce CF peut être l'occasion de mettre une bonne partie du club à contribution.


ANNEXE IV SITUATION FINANCIERE

Au 30/09:
• Compte à vue : €1.502,54
• Compte épargne : €23.000,00
• Avoir net : €20.500,71