PV du CA du 23 août 2017

Huit clos

Présents : Anne, Brett, Nutt
Excusé : Mimi (mais a participé à la préparation et a validé les décisions)

1. Organisation du CA
Le CA réaffirme son attachement à un travail par projet, toutefois certaines fonctions étant requises dans les statuts, et pour connaitre le premier point de contact pour toute question, veuillez trouver ci-dessous la répartition des grands blocs de tâches du CA
Présidence : Brett (incl. coordination du dossier maison)
Trésorerie : Anne (support Brett ; Encodage feuilles conso/statut des provisions : coordination Anne mais fait par tous)
Communication (coordination helpers & gestion forum) : Nutt (support : Mimi)
Gestion des stocks : Mimi (support : tous)
Gestion/supervision des travaux : Anne (support : Brett)
Secrétariat : Mimi (support :  tous)
Evénementiel : Mimi (support : tous)


2. AGENDA RECURRENT

• Dossier du don de la maison
  Non couvert lors de cette réunion. Le CA organisera l'approche de ce dossier dès la fin des 25 ans
  
• Fonctionnement des groupes de travail - implication des membres (excl. contenu) /Ecoute : Forum/Communication
  Lifo a lancé une initiative sur le fonctionnement structurel du club. Le CA le remercie. Brett contactera Lifo pour voir si le CA peut supporter cette approche et comment formaliser les conclusions
  Le CA s’occupera d’initier d'autres groupes dès que les 25ans/heures seront passés.
  La priorité étant le BGF/25 ans et le backlog de différentes tâches.

3. EVENEMENTS CONFIRMES

• BGF
  Le CA remercie Pitche, Bugs, Draikara & Tim (et d'autres) pour la préparation de cet évènement
  JeudiMaster prendra la malle vendredi pour l'amener au BGF. Lifo a vérifié que la malle est complète. Attention de ne pas oublier les bannières qui sont dans l'armoire du CA. Les (petites) bouteilles d'eau seront prise dans le stock (JeudiMaster ?).
  
• 25 ans/heures
  Le CA confirme TDB dans son rôle de président du comité d’organisation des 25ans/heures et remercie toutes les personnes impliquées sur le projet depuis le début.  
  En préparation des 25 ans/heures, un moment "grand nettoyage" et rangement est prévu le 8/9 à partir de 14H00. Toutes les bonnes volontés sont les bienvenues
  T-shirts : le CA s'occupe de la commande. Aucun T-shirt supplémentaire ne sera commandé, mais il sera possible d’en recommander par après. Les T-shirts seront distribués lors des 25 ans/heures. Ils seront crédités sur les provisions des membres à provisions et payer à la réception pour les autres.
  Intervention du club :
  - Des bourses de dés seront offertes aux participants
  - Pour le drink, en plus des bouteilles offertes par le Thierry, Lyli & Mimi, les autres bouteilles seront offertes par le club
  
• Participation au 1er Salon du Jeu de Paris début novembre. Le CA décide de ne pas y participer (vu les moment/distance/prix)
  
• Participation à « Jeu t'aime ». Le CA a posté l’information. Lyli s’est proposé de se rendre à cet évènement. Le CA a accepté (et remercie Lyli)

4. AGENDA SPECIFIQUE

• Remettre la table des membres effectifs (Entériné par le CA / fait).
  
• Demander à Mulambo s’il accepte de reprendre la fonction d’admin forum (Entériné par le CA / fait).
  
• Les CA seront dorénavant non-fumeur mais vapoteuses tolérées (Entériné par le CA).
  
• Déclaration d’impôt : celle de 2016 a-t-elle été déposée ? Le CA actuel contactera l’ancien CA.
  
• Les derniers statuts n'ont pas été déposés. Le CA fera le dépôt.
  
• Vu le retard d’encodage des feuilles de boissons, les consommations de juillet et aout seront communiquées aux membres dès que possible. C'est une des priorité du CA.
  
• Offre de Lyli pour encoder des feuilles de boisson. Vu la connaissance du fichier de Lyli, le CA accepte et la remercie.
  
• D’autres membres se sont proposés. Le CA les remercie et reviendra de façon structurée sur le sujet.
  
• Offre de Bosk pour rechercher de solution pour l’approvisionnement du club afin de diminuer une des charges les plus lourd (faire les courses). Pour cela il a besoin des statistiques de consommation (ou d'achat) sur au moins les 5 derniers mois et le prix moyen d'achat de chaque produit (au pire les factures d'achat) (Action : Brett)
  
• Offre de Firbolg pour aider le CA. Le CA revient plus en détail vers lui après les 25 ans.
  
• Offre de Filwynn pour faire l'inventaire de la ludothèque. Un inventaire aurait été fait. Le CA se renseigne et revient plus en détail vers lui après les 25 ans.

Prochain CA : 8/09/2017 19:00
Mulambo & Tonio & Tim ayant demandé à être présent, ils ont été avertis par MP. Le CA est ouvert à toutes et tous.