PV de l'AG du 12 mars 2017

Présents : Bugs, Foulques, Greg, Lyli, Miguel, Mimi, Mulambo, Tonio, Xtof, TDB, Brett, Emji, Firbolg, Garlick, Lyubina, Moritz, Nico, Pitche, Timothee17, Wintershield, Bosk, Bruno, Julian, KamiSeiTo, Michel, Draikara, Nutt, Saymu, Poly, Lifo à partir de 16h45

(MT, Buraisu, Alby, Nutt, Saymu, Poly)

Représentés par procuration : Nico2, Audrey à partir de 16h45, Kalimsshar, Kosta, Simorg, LordIsaak, Anne jusqu’à 19h41, Jeudimaster, Hyldan jusqu’à 18h20, Fred, Tonio, Draikara, Julian, Wintershield.

Absents : Felondra, Krelock, Leon, Malkin

16h45 : Lifo arrive avec la procuration d’Audrey
18h00 : Départ de Draikara, qui donne procuration à Timothee17
18h30 : Départ de Tonio qui donne procuration à Lyli
18h30 : Départ de Julian qui donne procuration à Mimi
18h20 : Départ de Wintershield qui donne procuration à Nico.
18h20 : Suite au départ de Wintershield, Hyldan n’est plus représenté.
18h45 : Départ de Bruno qui donne procuration à Xtof
19h41 : Départ de Moritz qui donne procuration à Firbolg
19h41 : Suite au départ de Moritz, Anne n’est plus représenté

Le Quorum est atteint (39)

Ordre du Jour :

1 – Approbation de l’Ordre du Jour

- Les Admissions / démissions des membres doivent être placées en point 3.
==> Unanimité
- Rajout à l’ODJ de la démission de LordIsaak et de Bugs de leur poste d’administrateur
==> 34 Pour, 1 Contre, 4 Abstentions
- Rajout à l’ODJ d’une élection partielle du CA pour compléter celui-ci jusqu’à la fin de leur mandat (AG du printemps 2018)
==> 21 Pour, 6 contre, 12 Absentions


2 – Approbation du PV de l’AG précédente

Vote à main levée à la majorité absolue.
==> 29 Pour, 4 Contre, 6 Abstention


3 – Admission / Démission des membres effectifs

Vote à bulletin secret à la majorité absolue.
• Nutt
==> 37 Pour, 0 Contre, 2 Abstentions Elu
• Poly
==>36 Pour, 0 Contre, 3 Abstentions Elu
• Saymu
==>37 Pour, 0 Contre, 2 Abstentions Elu
• Annonce du passage de Didier de membre effectif à membre adhérent.

Le quorum passe à 42


4 – Approbation du rapport moral

Le club va bien, une belle croissance, les locaux sont remplis, les travaux font que nous avons 6 salles (La petit grenier, la cave et la pièce de chez Alpa) et qu’elles sont régulièrement occupées.
La charge du CA est difficile, la préparation des AG est complexe et il y a une réelle pression face au regard des membres.
Nous travaillions à la communication, mais c’est un travail de longue haleine.
==> Approuvé à l’unanimité


5 – Rapport du vérificateur aux comptes

Les comptes sont honnêtes mais quelques recommandations :
- Bien garder les reçus
- Demander une domiciliation pour le paiement des assurances
- Clarifier les catégories au niveau des finances
- Suivre les factures d’Hydrobru
- Bémol sur la politique sans consensus de la provision.

Vote pour décharger Tonio de sa responsabilité de la vérification des comptes de l’exercice 2016
==> 4 abstentions, 38 Pour décharger Tonio.

Les vérificateurs aux comptes doivent être démis après chaque compte rendu, et éventuellement réélu s’il est d’accord.
Propositions :
- Reconduction tacite et automatique
==> 21 Contre, 16 Pour, 5 abstentions
- Durée d’un an, sans reconduction tacite et automatique.
==>38 Pour, 4 Abstentions

Tonio est candidat pour être vérificateur aux comptes pour l’année 2017.

Peut-on faire le vote à main levée ?
==> Unanimité
Election de Tonio
==> 37 Pour, 5 Abstentions


6 – Rapport financier

Insérer le document présenté par Brett
==> 37 Pour, 5 Abstentions


7 – Présentation du budget

Insérer document présenté par Brett
==> 30 Pour, 12 Abstentions


8 – Démission des administrateurs

• Bugs
==> 8 Contre, 7 Abstentions, 27 Pour
• LordIsaak
==> 1 Contre, 5 Abstentions, Pour 36


9 – La Maison au quotidien

- Nouveau rythme d'une journée travaux par trimestre,
- Objectif 2017 - finir de mettre aux normes la maison vis à vis des pompiers et de l'urbanisme,
- Poursuivre la maintenance (fuite toitures, sécurité des lieux, présence de souris, déficience du chauffage, isolation acoustique pour les voisins et les séparations entre les pièces, ...)
- Poursuivre l'amélioration du confort des locaux


10 – Modération du forum

Mul remercie Wintershield et Lyubina pour la gestion de la page FB., mais également Shazz pour son travail sur un nouveau site plus ou moins fonctionnel, il n’y a rien de certain mais ça devient concret.

- Discussion sur l’amendement, à la charte de modération, proposé par Michel soutenu par Simorg et Bosk :
« La modération dans le sous-forum des membres effectifs veillera à sévir pour les violations flagrantes (xénophobie, insultes explicites) mais autrement n’aura pas une application trop stricte de la charte dans ce sous-forum afin de permettre la libre expression des membres et le débat éventuellement contradictoire entre membres et avec le CA. »

Vote à la majorité absolue et à main levée
==> 26 Contre, 8 Pour, 8 Abstentions

Firbolg demande aux utilisateurs du forum de prendre le temps avant d’écrire (que ce soit une réponse, l’écriture d’un nouveau sujet…) de prendre le temps de relire les messages avant de les poster, soyez bienveillants, soyez respectueux, vérifiez la forme (orthographe…)


11 – Evènementiel

I - Rencontre Ludiques Jeu T’Aime

Positif :
• Accueil génial, service extra (proposition de venir chercher notre matériel la veille et de nous le ramener le lendemain) Nourriture plus que correcte, boissons à volonté, petits gâteaux… Rien à dire.
• Ambiance générale très agréable dans un lieu vraiment beau.
• 38 personnes sont venues à notre stand sur les 8 heures d’occupation ce qui est une bonne moyenne vu l’âge des passants.
• Plusieurs personnes ont pris des renseignements quant aux initiations pour les mineurs.

Négatif :
• Age des enfants, principalement entre 4 et 7 ans.
• Nous avons manqué de bénévolat seulement 3 personnes sont allées sur place dont seulement deux ont fait jouer
• Quelques adultes (parents d’enfants en bas âge) ont tiqué sur le nom de l’association.
Nous comptons participer à l’édition 2017, fin novembre et nous vous tiendrons bien évidemment informés.

II – Trolls & Légendes

Nous avons décidé de ne pas participer à l’édition 2017 car les conditions ne sont pas favorables :
• Seulement 4 animateurs ont une entrée gratuite les autres doivent payer leur entrée mais en plus se taper la file immense pour rejoindre les autres à l’intérieur.
• Le nombre de tables auquel nous pouvons prétendre est revu à la baisse chaque année, alors que nous avons une forte fréquentation.
• Pas de jeton nourriture / boisson, qui sont en plus extrêmement chers sur place. Le stand est pris d’assaut très rapidement et lorsque les animateurs arrivent ils n’ont quasi rien à manger mais paient le tarif plein.
• L’endroit : Mons, on y fait la promotion du JDR mais très peu de notre club.
Au vu de cela nous avons décidé de ne plus participer pour l’instant à cet évènement et de nous consacrer au BGF à Bruxelles.

III – La Foire du Livre

Les organisateurs du BGF nous ont invités à participer à la nocturne de la Foire du Livre aux côtés du Fumble de Liège et des Forgeurs de Mons. Merci à Pitche, Jeudimaster, Bert, Mimi et Blakerts, de s’être déplacés pour venir représenter notre club et faire la promotion du JDR.

Positif :
• Toujours très agréable de partager un évènement avec les Forgeurs et le Fumble, cela permet des discussions entre nous et de resserrer les liens entre nos clubs, et également de communiquer sur les évènements qui vont se faire pour chacun de nos clubs durant les mois à venir.
• Des discussions intéressantes avec les passants, promotion du club assurée.
• Accueil sympathique, boissons et grignotage offert aux animateurs.

Négatif :
• L’emplacement dans la zone « Nourriture » et proche de la sortie n’était pas à notre avantage.
• Du passage mais pas vraiment d’intérêt pour le JDR
• Très peu de démonstrations de JDR, promotion du JDR non remplie.

IV – Le BGF

Nous participerons, cette année encore au BGF les 26 et 27 Aout 2017 au parc du cinquantenaire. Des communications seront envoyées aux membres, en attendant réservez la date dans votre agenda : que ce soit en tant que MJ pour venir représenter les SDC ou simple passant pour venir nous tenir compagnie
Pour information cette année Lyli ne pourra coordonner le BGF, elle fera le travail en amont, mais c’est Timothee17, qui sur place, gérera les animateurs des modules et des JDR.

V – Les 25 ans de l’ASBL

Les 9 et 10 septembre 2017, sera organisée une convention dans nos locaux, qui se déroulera sur 4 créneaux de 6h15 chacun (avec une pause d’une heure entre chaque)
L’information a été postée sur le forum, nous travaillons à l’organisation de l’évènement et nous vous tiendrons informés au fur et à mesure.
Pour cet évènement nous recherchons, dans un premier temps, des Maîtres de Jeu qui choisiraient un ou plusieurs créneaux sur lequel ils proposent un scénario pour 5 personnes max.
Dès que nous aurons la liste des MJs et des jeux proposés nous ouvrirons les inscriptions aux joueurs.
Ce serait vraiment bien d’avoir une idée des créneaux et des jeux courant du mois de Juin.

VI – Autres évènements

• Les spaghettis du MJ, initiative lancée par Lifo, fonctionnent super bien. Ils ont généralement lieu une fois par mois et la bonne ambiance est toujours au RDV, on partage un bolo en discutant puis ça se termine souvent par des petits jeux de plateau.
C’est vraiment une chouette façon de rencontrer les personnes du club mais également d’accueillir de nouvelles têtes.
Le CA rappelle que si les gentils cuisiniers souhaitent se faire rembourser le bolo préparé, ils n’ont qu’à envoyer leur ticket de caisse par mail au CA, le remboursement peut se faire par virement bancaire ou en créditant les provisions.

• Même si cela ne fait pas réellement partie de l’évènementiel, je tenais à souligner que les repas partagés à la fin des journées « travaux », avec les plus acharnés d’entre nous, se déroulent toujours dans la bonne humeur et sont un réel plus pour apprendre à se connaître.

Proposition de PItche de participer à La MIA
==> Le CA va se renseigner en l’envisager, mais à priori c’est d’accord.


12 – Modifications statutaires

Vote à main levée au 2/3 des voix présentes et représentées. Chaque amendement sera discuté, voté et intégré au texte. Finalement nous ferons un vote global sur le texte.
Suite au départ de certaines personnes le quorum passe à 40.

- Maintien des statuts actuel

==> 6 Pour, 12 Abstentions, 22 Contre

Les articles ont été discutés un à un et votés, la version finale est actuellement en relecture. Elle vous sera présentée dès finalisation.
Le CA a le détail des votes sur chaque amendement mais pour plus de lisibilité, ils ne seront pas publiés dans le PV, toutefois, si vous les demandez le CA vous les fournira.

En ce qui concerne la durée du mandat des administrateurs (Article 23) cela reste pour l’instant 2 ans, mais il a été proposé de le passer à 5 ans.
==> L’AG a décidé de post poser ce vote à la prochaine assemblée générale.

Par rapport à l’élection d’administrateurs pour combler les places vacantes au sein du Conseil d’adminstration (Article 23)
- Qui demande que des administrateurs soient nommés : le CA ? l’AG ? 1/5ème des membres ? AG extraordinaire ?
==> L’AG a demandé un temps de réflexion pour répondre à ces questions, le CA doit se renseigner au niveau légal, et la décision sera donc post posée à la prochaine assemblée générale.


13 – Election partielle du CA

38 Voix présentes et ou représentées.

Candidats :
- Bosk Non Elu
12 Pour 3 Abstentions, 23 Contre
- Nutt Elu
3 Abstentions, 28 Pour, 7 Contre
- Timothee17 Elu
3 Abstentions, 29 Pour, 6 Contre
- Garlick Elu
10 Abstentions, 15 Pour, 13 Contre
- Xtof Elu
1 Abstention, 31 Pour, 6 Contre

Xtof et Timothee17 sont élus, au conseil d’administration jusqu’à la fin du mandat AG Printemps 2018.


14 – Divers

• Discussion sur le sexisme, racisme, homophobie et autres comportements xénophobes : les comportements et discours inappropriés condamnés par la loi sont inacceptables, que ce soit chez les SdC ou ailleurs, et doivent être sanctionnés. Pour tout ce qui pourrait se retrouver dans une certaine "zone grise" d'acceptation, la modération continuera de jouer son rôle en prévenant le cas échéant les personnes concernées, sans tomber dans le politiquement correct excessif mais en signalant que ce qui pouvait passer pour de l'humour potache il y a une vingtaine d'années n'est peut-être plus acceptable aujourd'hui. Importance de la distinction entre les catégories JdR et non-JdR sur le forum.
• La continuité de la table des membres effectifs : La modération doit y être plus light que sur les autres forums.
• Discussion à propos d’Etienne Nicaise : Etienne Nicaise est réapparu dans nos locaux récemment, alors que l'AG (ou le CA) de l'époque (10 ans) avait pris la décision de le bannir. Il a été décidé à cette AG que le CA prendra rendez vous avec lui pour discuter et ré-évaluer les raisons de son bannissement antérieur. Sa potentielle nouvelle fréquentation sera progressive.