PV de l'AG du 20 août 2017

Présents : KamiSeiTo, Saymu, Ragnar, Lifo, Xtof, Greg, Bruno, Draikara, Felondra, Anne, Moritz, Audrey, Lyubina, TDB, Nutt, Firbolg, Cinel, Alby, Moebius, Kosta, Nico, Nico2, Flamme de Sang, Poly, Pitche, MonsterTitan, Julian, Mulambo, Timothee17, Jeudimaster, Tonio

Procurations : LordIsaak pour Pitche, Mimi pour TDB, Kalmishar pour Lyubina, Foulques pour Greg, Gesmas pour Xtof, Michel pour Timothee17, Lyli pour Nico2, Leon pour Mulambo, Bosk pour Audrey, Krelock pour Moritz, Simorg pour Anne, Bugs pour Ragnar, Garlick pour Julian, Emji pour Nutt, Brett pour Tonio.

Modérateur : Nico2

1. Lettre de Tiche :

Tiche parle en sa qualité d’inspecteur de Police et fait mention de situations observées sur le forum pouvant être assimilées à du harcèlement. Il pense que des problèmes entre des personnes ne devraient pas être étalées publiquement sur un forum. Il rappelle que sa lettre est envoyée dans un soucis de bienveillance et propose son aide pour conduire des médiations entre personnes le besoin s’en fait sentir.

2. Mot du président :

Le président donne un rappel des statuts et rappelle quels sont les pouvoirs d’une AG.
Il dit que si les gens veulent une communication différente ou veulent que le CA fonctionne autrement, cela doit passer par un changement de statuts.
Il donne, selon lui, la définition d’une destitution d'un CA : "Demander à des administrateurs de terminer leur mandat car ils sont dangereux pour l’ASBL et sa pérennité". Greg propose donc aux gens qui veulent voter la destitution du CA de prendre cela en considération.

3. Candidatures au titre de membre effectif :

Les candidats se présentent et répondent aux questions :

• Moebius
• Flamme de Sang
• Cinel
• MonsterTitan
• Ragnar
• Alby

Tous sont élus au titre de membre effectif.

4. Entérinement des démissions des administrateurs :

La démission des trois administrateurs est entérinée par l'AG.

5. Vote concernant la révocation du CA actuel :

Kosta prend la parole et demande que les attaques envers les personnes cessent.
Il dit également que c’est surement plus un problème de fonctionnement plus qu’un problème de personnes.
Il plaide pour plus de transparence et pour un mode de communication différent.

TDB lit une lettre préparée et signée par plusieurs membres effectifs.

Greg prend la parole et est d’accord avec le fait qu’il faille changer le mode de fonctionnement du CA. Il dit que c’est une question de statuts. Si les membres veulent que le CA communique autrement, il faut modifier les statuts. Si l’AG veut avoir plus de droit pour gérer le club, elle doit le voter en AG ainsi il n’y aura plus de zones floue laissant la place à l’interprétation (il pense notamment à un mode de fonctionnement plus proche d’une coopérative).

Poly pose une question aux administrateurs et leur demande si le fait d’être révoqué leur pose un problème et dans le cas où le vote ne passe pas, s’ils sont disposés à travailler avec les nouveaux candidats.

Xtof prend la parole et dit qu’il veut bien travailler avec tout le monde à la seule condition où tout le monde œuvre dans l'intérêt du club et pas dans l'intérêt de son propre agenda.
Greg est d’accord avec Xtof. Il explique qu’il a dû travailler avec des gens qui n’allaient pas dans le même sens que lui et considère que c’est moins pratique et moins bénéfique au club car des dissensions dans le CA peuvent paralyser le club.

Poly pose une question aux candidats et leur demande s’ils acceptent de travailler avec le CA actuel si celui-ci ne venait pas à être révoqué.

Anne répond et dit qu’elle n’est pas candidate si le CA actuel n’est pas révoqué. Elle motive son choix par le fait que Greg ait envoyé un MP à tout le monde dans lequel il évoque qu’elle est l’ex compagne d’un administrateur démissionnaire, un détail de sa vie privée qu'elle estime inutile de mentionner.

Nutt maintient sa candidature dans tous les cas, Draikara également.

Brett s’exprime à travers Tonio. Il ne souhaite pas renforcer le CA actuel.

Mimi s’exprime à travers TDB. Il ne souhaite pas s’attarder sur les raisons qui ont conduit à la situation actuelle.
Il souhaite se concentrer sur l’avenir et déclare que le CA actuel devrait faire un pas de côté, il rappelle également qu’il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’être humains.
Il ne souhaite pas renforcer le CA actuel si celui-ci venait à être maintenu dans ses fonctions.

Timothée est d’accord avec le fait que le CA a eu des problèmes de communication. Il pense que cette communication doit également être améliorée des deux côtés. Il pense que les membres effectifs devraient être également plus mesurés dans leurs propos. Il rappelle que les membres du CA sont des bénévoles.

Felondra prend la parole et demande pourquoi Brett et Mimi ne sont pas présents : ils sont en vacances (prévues depuis longue date).

Kamiseito demande au CA actuel si, en cas de non révocation, ils comptent faire des efforts en matière de communication où s’ils vont, comme l’a expliqué Timothee17, demander aux membres effectifs de faire preuve de plus de retenue.

Xtof dit qu’il est évident que des choses doivent changer. Il est d’accord avec le fait que la communication de la part du CA est mauvaise. Il estime que le clivage provient de l’exaspération émanant d’un forum où les gens sont incapables de discuter de façon posée.
Il dit que croire que le CA va solutionner tout cela, c’est trop croire. Il estime qu’il doit y avoir un effort de la part de tout le monde. Il réfute le terme de censure. Tout le monde a toujours la possibilité de s’exprimer.

Greg propose comme solution d’urgence qu’une personne joue le rôle de médiateur entre le CA et les membres. Il propose ensuite une révision des statuts.

Saymu prend la parole et rappelle qu’il y aura toujours des gens mécontents. Il est donc important qu’on ne prenne pas tout personnellement. Que la distinction entre des attaques personnelles et des critiques sur un mode de fonctionnement.

Lifo pose une question et demande de compter les candidats restants si le CA n’est pas révoqué. Réponse : 2 : Nutt et Draikara.

Firbolg rappelle qu’il y avait un espace de dialogue qui a été fermé. Il n’existe plus qu’un seul endroit où les gens peuvent à présent s’exprimer, le forum « Communication avec le CA » où les topics sont fermés systématiquement.
Firbolg rappelle la définition du « bashing » et reconnaît qu’il y a eu des cas où la communication émanant de part et d’autre peut être assimilée à du bashing. Il dit cependant qu’émettre une critique n’est pas faire du bashing.

Un débat a lieu sur le fait qu'avant la fermeture de la table des membres effectifs, les gens pouvaient s’exprimer, que certains messages n'auraient pas dû être fermés. D'autre part il aurait fallu laisser un peu plus de temps au CA pour trouver une solution. Il était également possible d’envoyer un mail ou un MP si on n’est pas d’accord ou si on a une idée à proposer. Toutefois un MP ou un mail n’est pas un espace de dialogue. Cependant, il est vrai qu’un forum n’est pas un lieu idéal pour discuter à 40.

Le résultat du vote est en faveur d'une destitution

6. Election d’un nouveau CA ou renforcement du CA actuel :

Les candidats se présentent et répondent aux questions :

• Anne
• Draikara
• Nutt
• Brett
• Mimi

Résultats des votes :

Sont élus : Anne, Nutt, Mimi, Brett
N’est pas élu : Draikara

7. Invalidation du vote retirant son statut d’administrateur forum à Mulambo :

Il s’agit d’un avis consultatif et la très grande majorité est pour.

8. Divers :

8.1 BGF :

Nutt attire l’attention sur le fait qu’il faut transporter la malle matos vers le BGF.
Jeudimaster se propose de prendre la male chez lui vendredi soir et de l’apporter samedi matin.

8.2 T-shirts spécial 25 ans :

Nutt annonce que le prix des t-shirts spécial 25 ans se situera entre 8 et 10 euros. Il encourage les gens qui ne l’ont pas encore fait à réserver leur t-shirt. La commande sera passée lundi 22/08 le matin.

8.3 Organisation des 25 ans :

TDB nous parle des 25 ans et annonce qu’il va publier la liste des parties et des gens qui se sont inscrits pour ces parties.
Lifo est responsable du barbecue. TDB propose également de faire un drink.

8.4 Changements structurels dans le club :

Lifo prend la parole et parle du changement structurel du club. Il aimerait avoir un avis sur l’idée de base.
L’idée c’est que chaque membre effectif puisse prendre l’engagement d’occuper un petit rôle au sein de l’ASBL. Chaque membre effectif occuperait un petit poste pour alléger la tâche du CA. Tous ces petits rôles seraient sous la coordination d’un administrateur.

Thierry propose de créer un groupe de réflexion sur ce point.
Audrey dit que c’est une bonne idée car cela officialise un processus qui a déjà lieu depuis plusieurs années ou chacun apporte sa petite pierre à l’édifice et cette officialisation permettrait d’améliorer la communication entre les membres et le CA et aussi de responsabiliser les membres.