PV du CA du 25 janvier 2017

PV du CA du 25 janvier 2017
Le CA a débuté à 19 h 30 et a été levé à 23 h 40
Membres du CA présents : Anne, Brett, Mimi ;  Excusé : Nutt. Le quorum est donc atteint
Présents: Alby, Bernard (président d’Alpa ; en partie), Lifo  (en partie), Lily, Simorg (en partie)

I AGENDA RECURRENT
1. Préparation de l’AG - Coordination : Mimi
Date : Dimanche 25 mars. Date à communiquer officiellement vers le 25/02 via forum (Mimi). Convocation officielle envoyée dans la foulée
o A mettre à l’agenda (non exhaustif)
 Don de  la maison
 Limite d’engagement financement des membres du CA
 Election pour 5 ans des membres du CA (soulevé lors de l’AG de mars 2017).
 Statuts & ROI
 Aucune transaction immobilière hormis l’acquisition rue du Greffe, 20
 Approbation d’un budget (d’AG à AG)
 Proposition liée aux membres en découvert (modif. statutaire)
 … (comme précédemment les membres peuvent présenter des points ; les GT seront consultés)
Mimi listera (et présentera au CA ) les points à présenter à l’AG
o Présentations (à compléter)
 Rapport moral/état du club
 Evènementiels
 ….
o Un de membres du CA facilitera les discussions (A priori Nutt)
2. Mimi a relancé un mail au service de l’urbanisme selon le conseil de M. Cums. Il est probable qu’on ne reçoive jamais de réaction de ce service.
3. Crowdfunding/Financement : organisation d’un groupe de réflexion « drivé » par Nutt
4. Objectifs 2018
Le CA a discuté des objectifs principaux qu’il se fixe pour cette année nouvelle :
o Finaliser le dossier de la maison
o Améliorer la gestion du fichier Provision (ex-Ardoise) vers un outil plus stable
o Révision du statut des membres effectifs
o Donner une déco thématique à chaque salle (si possible avec des tables adaptées)

II EVENEMENTS
- Drink Nouvel An : Feedback A ré - éditer
- 25 ans/25 heures : problèmes des T shirts restants  abandon du suivie sauf si demande
- Calendrier des activités
o Foire du livre : seulement 3 volontaires (JM, MT & Nutt). Mimi contacte Nutt asap. Mimi a complété le fichier Excel pour dire qu’on ne venait que le samedi (2 tables)
o Fumble Asylium - Ludicon 11 & 12 Aout 2018. Nutt va relancer sur le forum
o MIA : en cours
o Proposition bibliothèque de Laeken : en cours

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB
- Sujet connexe :  Traitement de  la boîte Mail => assuré par Mimi qui dispatche
III.a FINANCES
1. Provisions/Ardoises
La situation globale est satisfaisante.
Les feuilles sont encodées jusqu’au 24/01
2. Fichier Encodage (Sethy)
Il y a eu semble-t-il un problème de communication. Le CA a été très impressionné par la démo donnée par Sethy et Decembre et reconfirme son GO à Sethy pour installer cette solution.
3. Subsides COCOF
La seconde tranche de 500€ sera reçue en 2018 sur base de justificatifs à fournir après clôture 2017.
4. Subsides Communes
Un subside de 1.500€ a été accordé par la commune

III.b GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB – STOCKS/TRAVAUX /PROPRETE
1. Propreté au club
Liste des idées retenues
- Demander à des helpers d’envoyer des rappels (Pour l’instant TDB, merci à lui) (Mimi)
- Ajouter sur la feuille de boissons, les jours de sortie des poubelles (Nutt/Brett + ?)
- Mettre des stickers indiquant les jours de sortie des poubelles sur les poubelles (Nutt + ?)
Il faudrait s’aligner avec l’ALE sur ce qu’elle fait/ le temps qui lui faut pour faire quoi. Saymu pourrait aider à communiquer avec elle (étant donné qu’elle ne parle pas français). Action : Anne/Lyli
- Vidanges : Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin. Demande à Mulambo/Cinel de faire des affiches (Action Nutt)
Le CA rediscutera ce point lors du prochain CA
2. Gestion des stocks
La solution  Solucious va être testée en janvier. Commande envoyée
3. Travaux
• Journée travaux/nettoyage mensuel. Alpa y est le bienvenu. Date à confirmer
- Fixer l’écrase canette (mais pas sur le mur en gyproc, mais sur un mur dur)
- Porte coulissante RDC
- Chauffage deuxième
- Peinture
- Eclairage cave : la lampe installée est trop basse et éblouissante – elle a été remontée mais ce n’est pas encore optimal, il faudrait acheter des ampoules occultées vers le bas. A suivre.
- Nettoyage
4. Lifo s’occupe de faire un plan d’abord de la maison. Sur base de celui-ci, Lifo fera les plans électriques. Son objectif est de les faire pour l’AG
5. RDV a été pris par Anne & Lifo avec les pompiers. Il faut compter sur un délai de 2-3 mois. Ils doivent prendre contact avec Lifo ou Anne.
6. Complot souristique : semble solutionné.
7. Un parking à vélo a été installé par le commune

IV. Forum / Communication / Fonctionnement des groupes de travail
1. La table des membres effectifs : le CA proposera sa suppression début février (Mimi)
2. Groupe de travail sur le fonctionnement du club initié par Lifo : Voir forum
3. Nouveau site : Cinel va contacter Shazz et regarder comment aller de l’avant avec ce dernier.

V. POINTS DIVERS
1. Alpa
Visite de Bernard, président
• Les sujets des Stocks, des Assurances, des évènements ont été abordés : la discussion a été amicale et constructive et il y a une volonté commune d’envisager la fusion des stocks. Ce n’est toutefois pas indispensable ni pour l’un, ni pour l’autre (une non fusion ne serait pas un désastre). Cette fusion n’est pas non plus urgente
Principes :
- La feuille de conso devrait être adaptée pour couvrir les besoins des deux clubs (Alpa)
- Allouer les revenus au pro-rata des consommations consommées (sur base d’une clé ou des consommations réelles?)
- La marge est décidée par catégorie de prix
- Alpa sera impliquée par les prix de vente
- Une réunion de suivi sera organisée
• Notre assurance incendie a un abandon de recours (= si la maison brûle à cause d'eux nous serons remboursé (Nico) et ils ne seront pas trainés en justice) En d'autres termes nous n’exigeons pas de notre sous-locataire une assurance incendie (qu'ils n'avaient d’ailleurs pas). Par contre Alpa doit avoir toutes les assurances obligatoires d’une ASBL
Demande de parties d'initiations pour ados via mail / Accueil des mineurs:
RAS

VI. CHANGEMENT DE STATUT DE MEMBRES
- Foulques a remis sa démission en tant que ME

VII. SUJETS POSTPOSES
Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussion plus en détail
• Refaire bail Alpa
• Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

PROCHAIN CA : tbd

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES
FERME
• Achat de poubelles plus petites, fermées, avec des sacs bleus ad-hoc
• Drink Nouvel an + invitation/visite Échevin - COCOF
• Calendrier 2018 des activités du club
• Parking vélo
• Vignettes « non fumeur » dans les caves
• Commande via solution Solucious - test
• Rencontre Alpa –visite de Bernard lors de ce CA
• Installer GNU (et non Noalyss) en remote chez Anne et Brett

EN ATTENTE
• Visite des Pompiers (en attente de la visite ; Anne/Lifo)

OUVERT
• Organiser une réunion de suivi avec Alpa concernant l’éventuelle fusion des stocks + suivie assurance (Anne/Brett)
• Présenter une note sur les assurances aux membres via le forum (pas urgent ; Brett)
• Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin (Action Nutt)
• Tester GNU (Anne/Brett)
• Eclairage cave : ampoules occultées vers le bas. A suivre. (Anne)
• Installer écrase canette (Nutt)
• Organisation AG 25/3
• Crowdfunding : organisation d’un groupe de réflexion (Nutt)
• COCOF - seconde tranche de 500€ sera reçue en 2018 sur base de justificatifs à fournir apprès clôture 2017 (Brett)
• Rencontrer ALE Action (Anne)

ANNEXE II Situation financière
Au 31/12 les SdC avaient (ceci ne constitue pas la position finale confirmée de fin d’années, des contrôles complémentaires devant encore avoir lieu):
• Comptes en banque : €29.246,57
• Avoir net : €24.286,85