PV du CA du 18 décembre 2017

PV du CA du 18 décembre 2017

Le CA a débuté à 19 h 30 et a été levé à 23 h 40
L’ensemble du CA est présent, à savoir Anne, Brett, Mimi et Nutt. Le quorum est donc atteint
Présents: Sethy, Lifo  (en partie)

I AGENDA RECURRENT
Dossier du don de la maison :
La réunion a été constructive, on peut regretter le peu de nombre de participants (12 membres, CA inclus). Les minutes sont parcourues, approuvées et publiées
Ce dossier sera présenté à la prochaine AG
Crowdfunding/Financement : organisation d’un groupe de réflexion « drivé » par Nutt
Recontacter le service d’urbanisme dans le cadre de l’affectation de la maison et lui demander un RDV (Action : Mimi)

II EVENEMENTS
Drink Nouvel An
Samedi 21 janvier.
Les partenaires seraient invités vers 16h00, visite de la maison des jeux, démo d’un module d’initiation. La liste des invités a été confirmée par Mimi et a été envoyé. Le drink aura lieu à partir de 19 h 00 pour tous les membres, le CA offrira par le vin. L’échevin M. Cums a priori viendrait. Communication externe : Lyli ; communication interne : Mimi
Cela aurait lieu au RDC dans salle ALPA : les inviter et leur demander leur accord
Nettoyage à organiser avant

25 ans/25 heures
Commande T-shirts supplémentaire 25 heures (à finaliser; Action : Nutt)

Repas de remerciement des helpers des 25 ans
Le repas s’est très bien passé. Grand merci à TDB qui a tout coordonné

Calendrier des activités
Réaliser un agenda annuel de l’événementiel – En cours (action Mimi)

Multi-MJ :
A planifier vers février – Avril (Action Lifo)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB
III.a FINANCES
- Provisions/Ardoises
La situation globale est satisfaisante

- Fichier Encodage (Sethy)
Sethy est venu présenter sa solution au CA. Chaoticien. Le CA le remercie et le félicite pour son excellent travail.
La solution est basée sur MS-Excel, à un niveau avancé,
Personnes de contact pour le modules encodages : Lyli et Anne
Deux autres pour le module gestion : Anne et Brett
Sethy préparera une vidéo développeur et une utilisateur
Module d’encodage (n-code)
Module de gestion (G-ste)
+ un module de comptabilité (non couvert par Sethy)
G-ste couvrira 1. Ouverture (du mois qui génère le fichier de conso de ce mois), 2. Consommations, 3. Cotisations, 4. Virement,5.  Clôture et 6 Gestion des membres

Subsides COCOF
La première tranche de 2.000€ a été reçue.
La seconde tranche de 500€ sera reçue en 2018 sur base de justificatifs à fournir apprès clôture 2017.

Subsides Communes
Un subside de 1.500€ a été accordé par la commune

Assurances
RAS – synthèse à publier (Brett)

Compte en banque
Considérant qu’actuellement Keytrade Banque fonctionne correctement et répond aux besoins des SdC, le CA décide de postposer un éventuel changement de banque à partir de 2018 (février)

III.b GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB – STOCKS/TRAVAUX /PROPRETE
Vidanges
Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin. Demande à Mulambo/Cinel de faire des affiches (Action Nutt)

Gestion des stocks
La solution  Solucious va être testés en janvier (Action Anne)

Travaux
• Mimi s’occupe de faire un plan (notamment pour les plans électriques)
• Une journée nettoyage/travaux (peinture) sera organisée le 20 janvier veille du drink de Nouvel An (Organisation Anne)
• Une Demande à Alpa d’installer des poubelles fermées (Action : Anne)
• Achat de poubelles plus petites, fermées, avec des sacs blancs ad-hoc (Action : Nutt)
• Eclairage cave :  la lampe installée est trop basse et éblouissante – elle a été remontée mais ce n’est pas encore optimale, il faudrait achetée des ampoules occultées vers le bas. A suivre.
• Ecrase canette – se renseigner (Nutt)
• RDV a été pris par Anne & Lifo avec les pompiers. Il faut compter sur un délai de 2-3 mois.
Souris (complot souristique) :
Du poison a été installé (Action : Anne)
Dialogue avec la commune
Obtention d’un parking à vélo. Mimi a rencontré le service. A suivre en février (Action Mimi)

IV. Forum / Communication / Fonctionnement des groupes de travail
Personne de confiance
Groupe de travail sur le sexisme et la place des femmes au club. A lancer en décembre pour debuter en janvier(Action : Anne)

Groupe de travail sur le fonctionnement du club initié par Lifo
Voir forum

Nouveau site
Cinel va contacter Shazz et regarder comment aller de l’avant avec ce dernier.

Texte de Présentation du club
Texte de présentation qui explique comment fonctionne l’ASBL, les catégories de membres, genre les SDC pour les nuls (pas de mise à jour, en cours ; Action Mimi)

Mail de Filwinn
Filwinn a envoyé une longue proposition. Le CA l’en remercie. Certains des points ont été en partie discutés dans le cadre du groupe de travail de Lifo.
Le CA pourrait préparer une newsletter avec les tâches ouvertes et des remerciement à ceux qui ont aidé.

V POINTS DIVERS
Alpa. A faire (pas de mise-à-jour):
• Alpa- bail Sous-location à Alpa : le bail doit être réécrit
• Alpa - fusion des stocks? Il n’y a pas de proposition finale sur la table du côté Alpa. A rediscuter….
• Alpa Assurances : Anne mentionne « Apparemment la possibilité de fusionner les assurances (ex. : incendie) avait été envisagée. Il faudrait revenir vers eux avec ce qu'il en est. »
• Qu'ont-ils comme Assurance?
• Quelles assurances veulent-ils fusionner?
• Notre assurance incendie a un abandon de recours (= si la maison brûle à cause d'eux nous serons remboursé (Nico) et ils ne seront pas trainés en justice) En d'autres termes nous n’exigeons pas de notre sous-locataire une assurance incendie (qu'ils n'avaient d’ailleurs pas). Le savent-ils?
Le  président d’Alpa a contacté Brett afin de mettre à jour leur bail. Le CA est (bien évidement) d’accord et reste à la disposition d’Alpa
Action rencontrer Alpa (Action : Anne/Brett)
Dialogue Voisins
RAS
Le CA va les inviter au drink de l’après-midi.
Demande de parties d'initiations pour ados via mail :
RAS
Accueil des mineurs :
Une demande a été reçue et traitée dans le cadre d’une activité

VI. CHANGEMENT DE STATUT DE MEMBRES
Démission : Michel

VII. SUJETS POSTPOSES
Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussion plus en détail
« Certification »/diplôme pour des MJs helper s :
qui sont ainsi « approuvés » pour représenter les SdC (cf. BGF) ? Eventuellement à discuter dans le groupe de travail évènementiel (quand/si créé)
Changement du lay-out des fiches de conso : couvert dans le cadre de l’étude réalisée par Sethy
Refaire bail Alpa
Offre de Firbolg pour aider le CA (pour la médiation lors des conflits entre personnes). Firbolg reviendra avec une proposition vers le CA
Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

AG 2018
• Organisation AG. Date proposée : 25/3 (coordination Mimi)
• Démission des membres
• Limite d’engagement financier – Modif. Statutaire (action CA prochaine AG)
• Proposition des Groupes de travail

PROCHAIN CA : 25/01/2017

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES
FERME
• Journée Travaux
• Initiations pour Ados – adapter Landing page
• Subsides reçus de la commune
• Visite des pompiers – visite à la caserne – RDV demandé
• Repas 25 ans/heures
OUVERT
• Groupe de travail sur le sexisme et la place des femmes au club. A lancer en décembre pour débuter en janvier(Action : Anne)
• Nouvel an (en cours ; coordination générale : Lyli et Mimi)
• Multi MJs (Lifo)
• Suivi du dialogue avec la commune pour obtenir un parking à vélo et des emplacements pour des vélos A suivre en février (Action Mimi)
• Team des « Eboueurs du Chaos » (En discussion ; Mimi)
• Visite des Pompiers RDV pris (Anne/Lifo)
• Ecrire un texte de présentation du fonctionnement « légal » du club – SDC pour les nuls (Mimi)
• Calendrier 2018 des activités du club (action : rassembler des idées auprès des membres ; Mimi)
• Rencontre Alpa (fusion des stocks, assurance) - (organiser réunion ; Anne/Brett)
• Commande T-shirts supplémentaire 25 heures (à relancer; Nutt)
• Journée Travaux : Envoi d’un mail de rappel (Nutt)
• Demande à Alpa d’installer des poubelles fermées (Action : Anne)
• Achat de poubelles plus petites, fermées, avec des sacs bleus ad-hoc (Action : Nutt)
• Présenter une note sur les assurances aux membres via le forum (pas urgent ; Brett)
• Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin (Action Nutt)
• Installer Noalyss en remote chez Anne et Brett (Anne/Brett)
• Stock : donner copie carte à Emji (Anne) & envoyer la feuille de prix à Emji, en laisser copies au club (Anne/Nutt)
• Vignettes « non fumeur » dans les caves (Action: Nutt)
• Stock : Livraison pas Solucious (Nutt)
• Eclairage cave : ampoules occultées vers le bas. A suivre. (Anne)
• Journée nettoyage/travaux le 20 janvier (Anne)
• Ecrase canette – se renseigner (Nutt)
• Recontacter le service d’urbanisme dans le cadre de l’affectation de la maison et lui demander un RDV (Mimi)
• Organisation AG 25/3
• Crowdfunding : organisation d’un groupe de réflexion (Nutt)
• COCOF - seconde tranche de 500€ sera reçue en 2018 sur base de justificatifs à fournir apprès clôture 2017 (Brett)
• La solution Solucious va être testés en janvier (Action Anne)


ANNEXE II Situation financière
Au 30/11 les SdC avaient :
• Compte à vue : 1.284,02 euros
• Compte épargne : 24.507,22 euros
• Avoir net : 21.519,92 euros