PV du CA du 14 novembre 2017

PV du CA du 14 novembre 2017


Le CA a débuté à 20h 40 et a été levé à 22 h 50
L’ensemble du CA est présent, à savoir Anne, Brett, Mimi et Nutt. Le quorum est donc atteint
Présents également : Jim (en partie), Lifo, Lyli, Mulambo,

I AGENDA RECURRENT

Dossier du don de la maison :

Une réunion informelle (pas une AG) sur la faisabilité d'accepter le don (ou non) est prévue le 10 décembre 2017.
Cela a été annoncé sur le forum et par mail. Tout membre est le bienvenu.
Brett présentera un Powerpoint.
Idéalement il faudrait deux projecteurs. Bosk viendra avec un projecteur, Sethy si possible (le sien ne sera pas peut-être pas revenu de réparation). Donc un second projecteur (certain) serait le bienvenu.
La réunion sera facilitée par Nutt.
Mimi produira un résumé de la réunion.
Il faut recontacter l’échevin Cums dans le cadre de l’affectation de la maison et lui demander un RDV (Action : Mimi)

II EVENEMENTS

Drink Nouvel An

Le CA accepte la proposition de Lyli de se charger de l’organisation. Le CA  remercie Lyli pour son aide.
Il aura lieu le samedi 21 janvier.
Les partenaires seraient invités vers 16h00, visite de la maison des jeux, démo d’un module d’initiation. La liste des invités a été faite par Lyli
Un drink aurait lieu à partir de 19h00 pour tous les membres, le CA offrirait par exemple le vin.
Comm. externe : Lyli – Comm. interne : Mimi
Nettoyage à organiser avant (lieu : plus que probablement salle ALPA)

Festival Fantastique de Jette

Feedback par Mimi : public peu nombreux, local et très jeune. Festival un peu « cheap » mais vu que nous sommes voisins et qu’il y a peu à préparer pour y aller, l’expérience se réitérée l’année prochaine.

Jeu t’aime

Lyli est en contact avec les orgas.
Mimi et JeudiMaster animeront le matin et Dany l'apm

25 ans/25 heures

Commande T-shirts supplémentaire 25 heures (à relancer; Action : Nutt)
Anne doit contacter Zertuiop et Serge

Repas de remerciement des helpers des 25 ans

Coordonné par TDB – aura lieu le 2/12.

Calendrier des activités

Réaliser un agenda annuel de l’événementiel – En cours (action Mimi)

Multi-MJ :

A planifier vers Mars – Avril (Action Lifo)

Convention :

Lyli se propose d’organiser une convention fin septembre, plus que probablement orientée vers les tests de jeux (action Lyli)

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

III.a FINANCES

Provisions/Ardoises

En cours
- Reconnaissance automatique des feuilles (Cinel)
- Fichier Encodage (Sethy)
Une réunion de présentation de sa solution a été organisée par Sethy à l’attention d’Anne et de Brett.
Le CA est plus qu’impressionné par la recherche et le travail réalisé par Sethy. Grand merci à lui.
Le CA a décidé d’accepter la solution proposée par Sethy
Sethy demande deux personnes de contact pour le modules encodages (Lyli, Anne) et deux pour le module gestion (Anne, Brett)
Jim est passé discuter de la partie comptable et le logiciel gratuit Noalyss a été retenu.
Les données seront sauvés (actions manuelles) sur le drive des SdC.
Jim developpera un sauvetage push button
Le CA remercie Jim pour ses recherches et son avis.

Subsides COCOF

Courrier reçu pour accord pour la première tranche qui a été reçue (2.000€ sur un total de €2.500)

Subsides Communes

Les documents, en ce inclus le budget ont été envoyé à l’Echevin Cums.
L’assistant de Cums a reçu les docs complémentaires : il présentera le dossier au conseil communal sous peu

Assurances

Courrier reçu d’Ethias :

Suite à votre demande, nous vous confirmons que nous serions en mesure d'étendre les garanties du contrat d'assurance susmentionné à une trentaine de personnes, au total, non-membres de votre asbl, qui participeraient à une ou à deux séances d'essais avant de s'affilier.
Cette extension serait accordée moyennant le paiement d'une surprime de 57,60.- eur, à majorer des taxes (9,25%), soit 62,93.- eur TTC.
En cas d'accord sur cette proposition, nous vous saurions gré de bien vouloir nous en informer par retour de mail, en indiquant la date de prise d'effet de l'avenant d'extension (pas d'effet rétroactif).

Le CA donne son accord

Action contacter Ethias + présenter une note sur les assurances aux membres via le forum (Actions : Brett ; la seconde ne sera pas réalisée dans l’immédiat car non prioritaire)

Compte en banque

Keytrade : l’accès aux comptes et les cartes a été reçu par les 4 membres du CA
Changement de banque : analyse en cours
o BO banque ne fait pas de personne morale,
o ING : fait
o Belfius : fait
o KBC : fait
o A faire : Fortis, DB
A suivre mais au ralenti, le sujet ayant perdu de son urgence (Action : Anne) :

III.b GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB – STOCKS/TRAVAUX /PROPRETE


Vidanges

Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin (Action Nutt)

Gestion des stocks

La gestion des stocks ne fonctionne pas de manière optimale. Un appel aux bonnes volontés a été fait mais cela ne tourne pas encore.
Le CA est OK pour le Collect & GO (initié par un membre du CA) – A vérifier si le service est accessible aux ASBL.
Envisager si Solucious peut livrer (Action Nutt)
Faire des copies de la carte de fidélité (Action Nutt)
OK pour que Emji fasse un stock régulier (A confirmer à Emji : Action Anne)
Maintenir une gestion du stock sur le forum (le faire tourner : Action TDB)

Comparaisons de 3 produits largement consommés au club :

- Coca Cola Zero 33cl : Prix Colruyt avant réduction : 0,61/pc | Prix Solucious : 0,538/pc
- Jupiler 33cl : Prix Colruyt avant réduction : 0,78/pc | Prix Solucious : 0,671
- Lipton Ice Tea Zero : Prix Colruyt avant réduction : 0,72/pc | Prix Solucious : 0,665/pc

Il faut évidement multiplier par 24 pour avoir une estimation juste et pour être encore plus précis, il faudrait voir si la réduction colruyt nous permet de descendre en dessous de Solucious.

Stock :

Donner copie carte à Emji (Action : Anne)
Envoyer la feuille de prix à Emji, en laisser copie au club (Action : Anne/Nutt)

Travaux

o Journée travaux & nettoyage en Novembre : le 25/11
o Envoi d’un mail de rappel (Action : Nutt)
o Achat de poison (Action : Anne)
o Demande à Alpa d’installer des poubelles fermées (Action : Anne)
o Achat de poubelles plus petites, fermées, avec des sacs blancs ad-hoc (Action : Nutt)
o Casiers à la cave : ils devront être très probablement et malheureusement supprimés (pas encore pour cette journée travaux). Michel, Draikara et Nutt ont actuellement des casiers.
o Sous réserve de commentaires des pompiers, le devis de PRISM pour les Porte Coupe-feux est approuvé par le CA
o Eclairage cave :  nouvelle lampe a été achetée -  à installer

Rappel : il faudra vider la cave à chaudière (mise aux normes de la maison)

Le CA décide de rencontrer (de nouveau) les Pompiers. Un premier contact a été pris par Brett.
Le but est de confirmer l’état des lieux et certains détails (à la suite de ce qui avait été initié par le précédent CA).
Des photos ont été prises et imprimées, les plans dispos (merci à Foulques).  
RDV sera pris par Lifo, pour les rencontrer avec Anne (le CA confirme donner mandat à Lifo de contacter les pompiers et de discuter en toute transparence de l’état des lieux de la maison avec eux)

Souris (complot souristique) :

Dans la foulée de la journée travaux du poison sera posé (Action : Anne)

Cave non-fumeurs

Afficher les vignettes dans les caves (Action: Nutt)

Dialogue avec la commune

Pour obtenir un parking à vélo, Mimi a un RDV le 22. (Action Mimi)

IV. Forum / Communication / Fonctionnement des groupes de travail


Personne de confiance

Groupe de travail sur Le sexisme et la place des femmes au club

Ce groupe sera géré par Anne
La première réunion sera réservée aux femmes.
Communication (Action : Anne)

Groupe de travail sur le fonctionnement du club initié par Lifo

RAS

Nouveau site

RAS

Texte de Présentation du club
Texte de présentation qui explique comment fonctionne l’ASBL, les catégories de membres, genre les SDC pour les nuls (en cours ; Action Mimi)

V POINTS DIVERS

Anne a assisté à un des CA d’Alpa. A faire :
• Alpa- bail Sous-location à Alpa : le bail doit être réécrit (action CA)
• Alpa - fusion des stocks? Il n’y a pas de proposition finale sur la table du côté Alpa. A rediscuter….
• Alpa Assurances : Anne mentionne « Apparemment la possibilité de fusionner les assurances (ex. : incendie) avait été envisagée. Il faudrait revenir vers eux avec ce qu'il en est. »
• Qu'ont-ils comme Assurance?
• Quelles assurances veulent-ils fusionner?
• Notre assurance incendie a un abandon de recours (= si la maison brûle à cause d'eux nous serons remboursé (Nico) et ils ne seront pas trainés en justice) En d'autres termes nous n’exigeons pas de notre sous-locataire une assurance incendie (qu'ils n'avaient d’ailleurs pas). Le savent-ils?

Action rencontrer Alpa (Action : Anne/Brett)

Dialogue Voisins

Un courrier a été déposé chez nos deux voisins, demandant à les rencontrer. En attente

Demande parties d'initiations pour ados via mail :

Une demande reçue, mais sans accompagnateur majeur. Nous avons dû décliner

Accueil des mineurs :

Appel aux MJs candidats fait par Lyli et 3 MJs se sont proposés (Pitche, Kami et Jeudimaster) – Le planning est donc ok jusqu’en mars.
Mulambo doit adapter la landing page (Action : Mul’)

Alcool aux réunions du CA

Mulambo pose la question de savoir s'il est permis de consommer de l'alcool lors des réunions du CA puisque l'alcool est interdit aux AG.
Le CA lui signale que le contrôle des "comportements alcoolisés problématiques" est plus facile au sein d'un groupe de 5 personnes qu'au sein d'un groupe de 40. S'il n'y a pas lieu d'interdire la consommation d'alcool lors des réunions du CA, le sujet doit cependant être surveillé

VI. CHANGEMENT DE STATUT DE MEMBRES

n/a

VII. SUJETS POSTPOSES

Certains sujets ont été abordés mais n’ont pas été discutés lors de ce CA vu leur faible urgence et leur complexité. Ils ont été « parqués » pour de plus longues discussion plus en détail

« Certification »/diplôme pour des MJs helpers :
qui sont ainsi « approuvés » pour représenter les SdC (cf. BGF) ? Eventuellement à discuter dans le groupe de travail évènementiel (quand/si créé)

Changement du lay-out des fiches de conso

Refaire bail Alpa

Offre de Firbolg pour aider le CA (pour la médiation lors des conflits entre personnes). Firbolg reviendra avec une proposition vers le CA

Des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)

Sujet pour l’AG

Limite d’engagement financier – Modif. Statutaire (action CA prochaine AG)


PROCHAIN CA : 18/12

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES


FERME

- Sortir les justificatifs COCOF + envoi
- contacter Nico pour le dossier du don de la maison
- Rembourser Lifo (Groupe de Sécurité + Robinet) Action : Anne
- Alby (nettoyage) Action : Anne
- Correction à faire pour l’ardoise de Dame Kalaa (Anne)
- Journée travaux & nettoyage en Novembre : le 25/11, (communication à faire Action : Anne)
- Hébergement du site : carte pr payée
- Grandes poubelles plastiques à mettre dans la cour du jardin
- Organiser réunion du 10 décembre 2017 : acceptation du don de la maison (mail & forum)
- Faire des copies de la carte de fidélité
- Suivi des travaux
- Il faut mettre des affichettes Non-fumeur aux murs des caves. Mul’ va en refaire. Nutt les plastifie et les affiche dans les caves
- Stock régulier Emji contacté - a reçu copie carte pro
- Personne de confiance – sexisme : Communication sur le forum (Fait) et par MP (Fait)
- Maintenir une gestion du stock sur le forum (lancé)
- Repas « helpers 25 ans » (lancé)
- Finaliser le dossier ‘accueil mineurs » (lancé)
- Recontacter l’échevin Cums si pas de réaction dans 10 jours. Réponse reçue de Cums
- Fichier Encodage (Sethy; réunion a eu lieu ; accord CA ; lancé)
- Assurances : suivre pour la couverture des membres à droit de table (CA a donné son accord)
- Boucher des trous de souris. Prévu lors de la prochaine journée travaux (prévu dans la journée travaux)
- Go donné  Sethy pour le developpement de fichiers d’encodage ardoise

OUVERT

- Recontacter l’échevin Cums dans le cadre de l’affectation de la maison (Mimi)
- Nouvel an : Communication (Lyli et Mimi)
- Sources de financement : ASBL EtEncore En Cours (En cours ; Action Brett via Bosk)
- Relancer et organiser les Rencontres « jeu t’aime » (Mimi)
- Multi MJs (Lifo)
- Convention septembre (Lyli)
- Revoir les feuilles de boissons. Quid d’un encodage automatique ? (En cours. Cinel)
- Banque : préparer le changement de banque (En cours ; Anne)
- Groupe de travail sur Le sexisme et la place des femmes au club – Communication (Action : Anne)
- Suivi du dialogue avec la commune pour obtenir un parking à vélo et des emplacements pour des vélos (Action Mimi)- Mimi a rdv le 22/11 avec la commune
- Affichage Numéros de téléphone utiles (En Cours, imprimé, A afficher ; action Nutt)
- Créer une team des « Eboueurs du Chaos » (En discussion ; Mimi)
- Rencontrer les Pompiers à organiser (En cours, photos imprimées, plans dispos (merci Foulques), prendre RDV : Anne/Lifo)
- Ecrire un texte de présentation du fonctionnement « légal » du club – SDC pour les nuls (Mimi)
- Calendrier 2018 des activités du club (action : rassembler des idées auprès des membres ; Mimi)
- Proposition Alpa fusion des stocks - Rencontrer Alpa (organiser réunion ; Anne/Brett)
- Commande T-shirts supplémentaire 25 heures (à relancer; Nutt)
- Journée Travaux : Envoi d’un mail de rappel (Nutt)
- Journée Travaux : Achat de poison (Anne)
- Demande à Alpa d’installer des poubelles fermées (Action : Anne)
- Achat de poubelles plus petites, fermées, avec des sacs bleus ad-hoc (Action : Nutt)
- Contacter Ethias + présenter une note sur les assurances aux membres via le forum (Brett)
- Affichage indiquant que les vidanges doivent se ranger dans le jardin (Action Nutt)
- Installer Noalyss en remote chez Anne et Brett (Anne/Brett)
- Stock : donner copie carte à Emji (Anne) & envoyer la feuille de prix à Emji, en laisser copies au club (Anne/Nutt)
- vignettes « non fumeur » dans les caves (Action: Nutt)
- Stock : Livraison pas Solucious (Nutt)
- Initiations pour Ados – adapter Landing page (action : Mul’ et Lyli)


ANNEXE II Situation financière


Au 31/10 les SdC avaient :

• Compte à vue : €1.832,73
• Compte épargne : €23.007,22
• Avoir net : €20.749,37

Les factures EtEncore (utilisation de nos locaux par l’ASBL) et Facture Bosk ont été payées pour un total de 284€
La première tranche des subsides de la COCOF (€2000 sur un total de €2500) a été formellement acceptée par la Communauté française