Procès Verbaux des Conseils d'Administration

Ici, le CA, encore jeune et plein de fougue va mettre, les uns après les autres, les PV des CA.
Moi j'dis que cette fois, il y a des chances que ça fonctionne plus de deux mois.

PV du CA des Saigneurs du Chaos
19/04/2016


Présents : Bugs, Kalimsshar, Wintershield, Greg
Absent : /
Invités : Lifo, Lyli, Mimi, Kosta

20h00, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent
Approuvé via le CAVP (CAVP = Conseil d'Administration Virtuel Permanent)

- Approbation PV de l’AG du 03/04/2016
Approuvé via le CAVP

- Point Administratif
Partage de l’encodage des fiches d’inscription entre Kalimsshar et Greg.
Nouveaux cotisants : Poly, Félondra
Clef : Acquisition par Timothée17

- Point Financier
Caisse = 358,29 €
Compte Epargne = 11.000,00 €
Compte Courant = 748,90 €
Ardoise à prévenir : Draikara, Krelock

- Répartition des taches diverses
Taches journalières
Administratif
• gestion des formulaires d'adhésion et liste des membres - Kalimsshar
• liaison avec les organismes officiels (fisc, tribunal, moniteur....) - Bugs
• créations des PV de CA, AG - Bugs
• gestion des prêts – Collégiale CA
• gestion des assurances - Collégiale CA
• gestion des archives - Collégiale CA
• gestion des baux et répartition de charge - Collégiale CA
• gestion du forum du CA - Bugs
Communication
• Gestion du forum et internet ( mails, site, galerie.....) - Mulambo
• prospection d'évènements ou de conventions – Bugs + Lyli
• création et gestion de support publicitaire (flyers, cartes, .....) – Collégiale CA + Mulambo
• communication avec l'ALE - Bugs
• communication avec les membres et autre club – Kalimsshar + Lyli
• gestion des mails – Collégiale CA
• gestion de la page Facebook - Kalimsshar
Logistique
• approvisionnement en boissons et snacks - Greg
• gestion des stocks de boissons et snacks - Greg
• gestion des stocks de consommable divers (produit vaisselle, papier cul, ......) - Greg
• gestion des problèmes de la maison (travaux, pannes, fuites, .....) - Wintershield
• Approvisionnement et gestion de stock de feuilles de boissons vierges - Bugs
• approvisionnement et gestion de stock de matériel de bureau (feutre tableau blanc, porte mine, .........) - Greg
• gestion des consommations énergétiques – Collégiale CA
• gestion d'évènements et d'activités – Bugs + Kalimsshar + Lyli
Financier
• gestion des feuilles de boissons ( encodage, archivage, ....) - Kalimsshar
• vérifications des comptes en banque et opérations – Kalimsshar + Greg
• gestion de l'ardoise - Kalimsshar
• créations des comptes du club (AG, moniteur, ....) – Bugs
• gestion des factures -Kalimsshar
• gestion des justificatifs d'achats - Kalimsshar
• communication avec la banque - Kalimsshar
• gestion de la caisse - Kalimsshar
• gestion de l'inventaire des biens – Collégiale CA

- Communication
Envoi de la première communication officielle du CA.
Kalimsshar va le rédiger et y joindre la nouvelle répartition des taches pour la communiquer par la même occasion.

- Ratification des décisions du CAVP
•Installation de potentiomètre : Abandonné suite aux discussions sur le CAVP
•Reconduire le nom de domaine http://www.saigneursduchaos.be : Fait via CAVP
•Plaques de plexi : Abandonné suite aux discussions sur le CAVP

- Suivi des taches en cours
- Partie accueil : l’appel par mail a porté ses fruits et plusieurs MJ se sont proposés pour en maitriser.
- Table de Wargame : Le projet est dormant pour l’instant, le matériel va être stocké proprement sur le grenier/mezzanine
- Wifi : Suite aux discussions sur le forum, le CA décide de suivre l’avis général des membres.
- Assurances : Bugs s’occupe de prendre contact avec Fred pour fournir les infos qu’il a besoin pour fournir une offre de prix.
- Keytrade : la modification de l’attribution des accès bancaire se fera après l’envoi du PV de l’AG à Keytrade afin qu’ils s’occupent de la suite des démarches.
- Mailing liste : Mise à jour de la mailing list.
Kalimsshar va essayer de trouver une solution pas trop compliquée pour le faire.
Si on est obligés de passer par la méthode manuelle, Bugs lui donnera un coup de main.
- Demande de clefs : il en reste 3 en réserve ;
Kalimsshar s’occupe de faire produire une nouvelle fournée de 30 clefs.

- Travaux
- Occultation et isolation temporaire des lucarnes du deuxième.
Wintershield va s’en charger avec des plaques de frigolite.
- Jardin : sera refait lors de la première journée travaux où la météo le permettra.
Prioritairement la consolidation du plancher.
- Mission locale d’Anderlecht (à suivre au prochain CA).
- Question de la chaudière : celle-ci est très vieille, et il faudra la changer d’ici 5 ans maximum.
Il faut se renseigner sur le cout que cela engendrera à ce moment-là.
- Don de matériel : Lyli et Mimi possède encore du matériel de construction disponible pour un don au club.
Il faut juste s’occuper du transport et de la main d’œuvre.
Wintershield va passer chez eux pour voir ce qui est utilisable pour le club, jeudi 21/04/2016 après-midi.
- Organisation de journée travaux/Repas : Lyli va s’occuper de les communiquer par mail.
Wintershield lui communique la liste des travaux à effectuer.
Le mail partira dès qu’on aura fixé les dates.
EDIT :*les dates sont Samedi 21/05, 18/06, 13/08*
Les travaux seront suivis d’un repas offert par le club.

- Evenement
Lyli demande des renseignements sur les activités dont on veut qu’elle se charge.
Parmi les activités prévues, il y a :
- BGF (A discuter sur CASDC)
- Murder (A discuter sur CASDC)
- Multi MJ (A discuter sur CASDC)
- BBQ de printemps (Beltain 30/04/2016) Lyli va s’en occuper via la boite mail du GTC.
- Journée Travaux (A discuter sur CASDC)

Chaosnews : Lyli va s’occuper d’envoyer un mail pour annoncer un appel d’article parmi les membres.
Une fois achevé, il sera envoyé sous format numérique, avec quelques exemplaires papiers à laisser au club.
Les PV et l’ardoise seront ajoutés, et d’autres chroniques seront peut-être à définir.
La première édition paraitra après l’envoi du mail de demande (1er mai).
Après une hésitation entre "Echo du Chaos" et "ChaosNews", le résultat du vote choisi "ChaosNews".

Lyli souhaite la mise en place d’un répertoire reprenant les coordonnées des personnes hors club susceptibles d’aider lors d’évènements (boutique, orga d’évènements,…)
Kalimsshar va s’en charger et la communiquer à Lyli et au CA

- Composition du stock
Suite à la demande sur le forum, Kalimsshar va essayer de trouver des produits tels que « Aiki Noodles ».

- ALE
Suite à la problématique de trouver les fournitures souhaitées par celle-ci, le CA lui proposera de lui rembourser l’achat de ses propres fournitures.

- Acquisition de la maison
Parmi les options sur lesquelles il faut se renseigner au niveau avantage, il y a la création d’une nouvelle asbl avec un autre nom qui achèterait la maison et sous louerait aux SdC et Alpa.
L’option du bail de rénovation, après discussion, n’a pas l’air super intéressant dans notre situation.
L’option du don de nue-propriété a aussi été rapidement abordée avec Nico.
La demande de subsides doit être relancée de manière plus active.
22h00, Nico arrive sous les acclamations du CA.
Le CA le tient au courant de la proposition du don de nue-propriété.
Nico nous précise le cadastre (+- 700 €), assurance (450€)
La solution du don de nue-propriété lui parait envisageable, et le CA a son accord pour fouiller plus en détail afin de rendre cela réalisable.
Le CA approuve la dépense (+ ou – 500 €) pour faire venir l’expert immobilier du notaire afin de faire une estimation.
Kalimsshar va le contacter pour prendre rendez-vous dès que possible.
Nico va prendre contact par mail avec un de ses amis qui est professionnel dans le domaine de la création d’asbl pour demander si il peut nous aider à créer une asbl pour se charger de l’acquisition de la maison.

23h09, fin de la séance.

Prochain CA : dès qu’on disposera des informations du notaire et de l’expert immobilier

PV du CA des Saigneurs du Chaos
19/05/2016

Présents : Bugs, Wintershield, Greg
Absent : Kalimsshar
Invités : Lifo, Lyli, Mimi

20h12, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé sur le CAVP

- Point Administratif

• Le dépôt au greffe du tribunal de commerce des modifications statutaires ainsi que le changement d’administrateurs a été fait. Il a fallu rentrer les données manquantes et les bilans financiers de ces trois dernières années. Le fichier a été rentré le 18 mai 2016, et sera disponible d’ici une dizaine de jours.

- Point Financier

Caisse = 270,63 €
Compte Epargne = 11.000,00 €
Compte Courant = 1.359,02 €

Ardoise à prévenir : A voir avec Kalimsshar

- Ratification des décisions du CAVP et suivi des tâches en cours

• Carte C : carte reçue
• Achats de casseroles : Lifo va aller les acheter et on créditera son ardoise.
• Achat d’un surgélateur : Greg et Bugs vont s’en charger lors de la journée travaux.
• Keytrade : 3 signatures sur 4, suite dès que toutes les signatures seront récoltées
• Expert immobilier : Bugs va contacter la notaire pour avoir les coordonnées de l’expert immobilier
• Répertoire de données : Lyli a fourni une bonne base, le CA va rajouter les données au fur et à mesure et mettre un lien pour le partage des infos.
• Fournée de clefs : En attente de Kalimsshar
• Assurances : Le détail de nos contrats a été demandé à Ethias. Ils sont arrivés par mail ce jeudi 19 mai 2016 et ont été transmis à Fred qui fera une étude comparative.
• Listes adresses mails des membres : A voir avec Kalimsshar

- ALE

De la vaisselle sale a encore été trouvée trainante.
Bugs va recontacter l’ALE pour vérifier si elle rassemble bien la vaisselle.

- Travaux

Liste pour samedi :
- Passage à la déchèterie
- achat du congélateur
- Traiter la terrasse et la porte du jardin
- Apporter des pinceaux
(Lyli ramène des pinceaux, et Lifo dit qu’il y en a encore en bas)
- Rangement du grenier
- Placage d’une grille en métal au-dessus du trou de drainage
- L’évacuation de la terrasse a été arrangée par Lifo
- Evacuation du lave-mains à vider des feuilles mortes
- d’autres divers petits travaux se présenteront sûrement le jour même

- BGF

Lyli va téléphoner à la personne de contact (Laetitia Severino), et poser les principales questions.
Liste non-exhaustive :
• Tarifs ?
• Horaire ?
• Taille des tables ?
• WC payant ou pas ?
• Nombre Min et Max d’animateur ?
• Superficie ?
• Emplacement intérieur ou extérieur ?
• Nourriture et boissons pour les animateurs ?
• Possibilité d’apporter son propre ravitaillement ?
• Possibilité de parking ?
Décoration du stand :
• Acquisition ou création de nouvelles nappes
• Bannières à prendre
• Affiches SdC
• Ne pas oublier le papier collant
D’autres réflexions suivront sur le CAVP

- Facebook

Le CA donne l’autorisation à Lyli de gérer la page Facebook, elle va contacter Mulambo pour les accès.

- Vérificateur aux comptes

Bugs va contacter Tonio pour voir ce dont il a besoin.

- BBQ
Date du BBQ samedi 25 juin 2016 à 13h
Il s’agit d’une activité extraordinaire du club.
La communication se fera par une invitation que Lyli va rédiger.
Chacun ramène sa viande et ses accompagnements.

22h13, fin de la séance.

Prochain CA : Jeudi 16 juin 2016 à 20h00.

Donc voila, encore désolé du retard mais voici le PV du mois de juin.
Pour celui de juillet, il est prêt mais il ne sera approuvé que lors du CA de ce soir, donc théoriquement vous l'aurez d'ici fin de semaine

PV du CA des Saigneurs du Chaos
16/06/2016

Présents : Bugs, Greg, Wintershield, Kalimsshar
Absent :
Invités : Lyli, Mimi, Audrey, DrazielLaura

20h10, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé sur le CAVP

- Point Administratif

Nouveau membre adhérent à droit de table : Falcondorf64

- Point Financier

Caisse =  231,83€
Compte Epargne =  11.000,00€
Compte Courant =  1.103,43€

Ardoise à prévenir : Flaille, MisterGreen
Flaille aura un job en septembre et il renflouera son l’ardoise

- Ratification des décisions du CAVP et suivi des tâches en cours

• Chaises : Miguel a donné au club 4 chaises, et 4 autres chaises identiques à celles que nous avons ont été achetées.
• Clef : Une trentaine d’exemplaires ont été reproduits.
Une clef donnée à Michel et Killian en juin, et Felondra en mai
• Gazon : il a été posé et arrosé abondamment.
• Terminal de paiement : Lifo va nous communiquer les infos dès qu’il aura reçu les renseignements demandés.
• Keytrade : les documents nécessaires sont enfin tous à notre disposition. Nous allons pouvoir faire la demande de 2 nouveaux accès aux comptes en banque.

- TrainHostel

Un mail de renseignements complémentaires va être rédigé et envoyé.
Veulent-ils des murders, jdr sur table, est ce payant ou pas, timing,…
Lyli va s’en occuper 

- Travaux

Liste pour samedi 18 juin 2016 :
- arrachage des travées en bois de la cour
- Mise du circuit électrique sous 16 Ampères.
- électricité dans le jardin pour mettre une prise (pour tondeuse à gazon) et un point lumineux (moins urgent)
- peinture et plafonnage dans la maison (priorité aux murs du deuxième étage)
- Tondre la pelouse

- GN « La Ville »

Ils viennent ce dimanche pour la première de leurs réunions (quatre de prévues actuellement).
Ils sont 25, et feraient des réunions de huit personnes.
Ils se mettraient en membres droit de table, et consommeraient uniquement les consos des Saigneurs.
Un membre du CA avec accès à l’ardoise doit être présent jusqu’à la fin de la réunion pour collecter le paiement et mettre ça sur son ardoise.

- Mail remplissage des frigos

Un mail va être envoyé aux membres afin de leurs rappeler de les remplir à la fin de chacune de leurs parties.
Lyli va établir un brouillon sur le forum du CA.

- BGF 2016

Il faut planifier une réunion d’explication des modules pour le BGF.
Elle se fera le 24 juin à 19h30.
Actuellement, nous avons 12 personnes.
Lyli va rédiger un mail à ces volontaires et aux autres se manifestant entre temps.
Lyli, Julian et Mimi seront présent lors du drink de présentation.
Julian représentera nos couleurs au tournoi de MJ.

- Appropriation de la maison

L’expert immobilier est passé et, d’après son rapport, la valeur de la maison est estimée à 165.000 €.
Une demande d’estimation des frais d’enregistrement d’un don de nue-propriété sera demandée à l’étude du notaire sur base de la valeur réelle de la maison afin de pouvoir anticiper au mieux les dépenses qui se présenteront sur la route vers l’acquisition.
Bourman est présent pour représenter Alpa et nous lui expliquons l’avancement du projet.
Alpa souhaite réfléchir à son implication et participation dans la maison.

- Location de pièce SdC à des tiers

Une proposition a été faite si on louerait les locaux durant la journée à des indépendant cherchant un local calme.
Parmi les points positifs :
- une rentrée financière (à estimer)
Parmi les points négatifs :
- L’accès aux boissons
- L’ajout de ces rentrées au niveau des impôts
- Le côté « inconnu » de la personne prenant éventuellement contrat
- la quasi nécessité de fournir l’accès internet à cette personne
3 pour et une abstention pour se renseigner via le bouche à oreilles afin de trouver un candidat pour un premier test.
Lyli va se charger de rédiger le mail qui lancera la rumeur auprès des membres.

- Recherche de fonds

Parmi les autres sources de levées de fonds envisagées, il y a la réflexion de chercher « en interne ».
Une levée de dons parmi les membres ou une augmentation des cotisations (de 6 à 10 euro par exemple).
Lyli va rédiger un mail à envoyer aux membres afin de demander leurs avis sur les diverses idées émises (levée en interne ou en externe).
Au mail sera joint toutes les données chiffrées qu’il sera nécessaires.
Un message sera aussi mis sur le forum pour prévenir de l’envoi du mail, et insister sur la nécessité d’y répondre.

- BBQ

5-6 personnes ont répondu présents.
Bugs sera là pour l’allumage du BBQ.
Une relance va être faite via Facebook et forum pour motiver plus de membres à venir à cet évènement.

- Divers

• Journée à thème des Forgeurs de Rêves
Audrey est présidente des FdR, et elle nous annonce la journée précitée qui se déroulera le dimanche 4 septembre à la Grande Place de Mons de 11h à 19h à peu près.
Le thème de l’année est « Mage et Chevalier »
• Journée sans voiture
Lyli demande si quelque chose sera organisé ce jour-là (activité SdC)
Cette année-ci, cela tombe le dimanche.
L’idée d’une activité inter Alpa-SdC est lancée.
Une date va être trouvée pour faire une réunion regroupant des membres des deux associations pour s’attaquer aux diverses idées faisables.
Ça pourrait être une solution d’entrée de fonds (vente de burger, etc…)


22h48, fin de la séance.

Prochain CA : le 15 juillet 2016 à 20h00.

PV du CA des Saigneurs du Chaos
15/07/2016

Présents : Bugs, Greg, Wintershield, Kalimsshar
Absent :
Invités : TDB, Lyli

20h35, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé

- Point Administratif

Passage à droit de table volontaire pour Rouskill, et mise en droit de table de Fortista.

- Point Financier

Caisse = 231,83 €
Compte Epargne = 13.000,00 €
Compte Courant = 828,06 €

Paiement fourniture ALE = 1,09 € + 0,99 € = 2,08 €

Ardoise à prévenir : MisterGreen a une ardoise négative de 165,20 €
Il faut le prévenir au plus tôt.

- Ratification des décisions du CAVP et suivi des tâches en cours

• Terminal de paiement : On a reçu les infos de Lifo. Pas assez intéressant pour notre usage.
• Keytrade: en attente de leur réponse
• TrainHostel : Le mail a été envoyé, et Lyli a pris contact au téléphone avec le type.
Ils n’ont pas répondu au mail, mais il semblerait que le JdR ne soit pas réellement ce qu’ils souhaitent, ou alors à un niveau beaucoup plus professionnel que le nôtre.

- Durcissement de l’ardoise

Greg voudrait diminuer le délai avant l’envoi du mail d’avertissement.
Actuellement, il est envoyé après 4 fois votre conso moyenne en négatif et la moyenne de consos est calculée sur 12 mois.
Pour avoir un visuel plus fidèle à la réalité, la moyenne devrait être calculée sur 3 mois.
Les mails seront envoyés dorénavant au seuil de « 0 », Les codes couleurs changeront au seuil de 2 fois la moyenne (en orange), à 1 fois la moyenne (en rouge), et lorsque le négatif est atteint, envoi du mail.
Thierry va s’occuper de rédiger un projet de mail sur le forum du CA.

- Travaux d’Isolation

A faire en priorité lors de la prochaine journée travaux le 13 aout 2016.
Lyli va le rappeler sur FB et sur le forum, Thierry va se charger de faire le mail de rappel.

- BGF 2016

Toutes les associations seront en indoor, nous sommes au nombre de quatre.
25 tables pour les quatre clubs à se départager.
Une réunion va être proposée aux trois autres associations dans nos locaux.
Lyli va contacter Laetitia pour avoir les plans, et elle contactera les autres clubs pour proposer une date durant la deuxième moitié d’août.
Un post « check liste» sera établi sur le forum.

- Appropriation de la maison

Thierry nous as préparé un dossier avec les infos qu’il a recueillies (voir annexes).
Il va reprendre contact avec son notaire pour une séance d’information sur les avantages éventuels d’une fondation.
Il faut téléphoner à Nico pour savoir si la garantie bancaire de l’immeuble est levée.
Tout compté ensemble, il faudrait une somme de 15.000 € pour notaire et autres petites démarches, 200€ pour le PEB, 200€ de certificat de conformité, 1000€ de garantie bancaire (à vérifier), sous total de 16.500€ à peu près.
Ensuite, on a 18 mois pour mettre l’électricité aux normes (prix à voir sur devis) TRES URGENT !!!
Il faudrait aussi se renseigner à la fédération roi Baudouin ou à la loterie nationale.
Thierry va se renseigner auprès de sa collègue et Lyli va prendre contact avec un « chasseur d’appart/maison » pour savoir s’ils savent gérer les primes à notre place contre rémunération.
Monsieur Scutari viendra le 29 juillet pour faire des devis, Lyli sera présente à 9h30.
Thierry a rendez-vous avec son entrepreneur le 22 juillet à 14h.
Blofeld a entendu la conversation, il se propose comme entrepreneur étant lui-même dans la profession, sa firme s’appelle Prisme sprl.
Rendez-vous est pris le mardi 19 juillet à 16h avec lui.
Thierry va téléphoner à Vince pour prendre rdv et avoir un devis de sa firme.

- Débriefing « boite à idée »
• Crowdfunding
• Prêt personnel vers le club
• Atelier GN
• Subside à la Région de BXL Capitale
• Emprunt bancaire
• Evènement style « Fancy Fair »
• Relais Kyala
• Calendrier les « Dieux du Roleplay »
• Plan financier par Brett (on le contactera au plus vite dès que nous aurons des devis)
Les idées intéressantes seront débattues lors du prochain CA

- Nettoyage des contacts mails

Lyli pose le souci des erreurs dans la liste des contacts.
On va lui donner l’accès consultatif au listing des membres pour qu’elle tienne ça à jour.

23h30, fin de la séance.

Prochain CA : le 22 aout 2016 à 20h00.

Voici déjà le PV du CA de ce lundi

PV du CA des Saigneurs du Chaos
22/08/2016

Présents :Bugs, Wintershield, Greg
Absents: Kalimsshar
Invités : Lyli, Audrey.

20h15, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé

- Point Administratif

Il faut faire un rappel aux membres de bien faire compléter la fiche d’inscription aux nouveaux lors de leur première venue.
De plus en plus souvent, des noms apparaissent sur la feuille de consos alors qu’ils ne sont pas repris sur le listing des membres.
Cette situation risque d’engendrer un souci de coulage.

- Point Financier

Caisse = 16,35 €
Compte Epargne = 13.000,00 €
Compte Courant =  433,16 €

Ardoise à prévenir : Mistergreen, Flaille (boulot bientôt normalement, à vérifier), Draikara.

- Pièce Lounge-canapé

Plusieurs membres ont émis la demande d’avoir à disposition un canapé ou une pièce pour le repos.
Les moyens financiers nécessaires seraient une dépense superflue pour le club, et la place viendrait à manquer.
La proposition est rejetée.
Mais par compréhension pour les membres ayant trop bu, ou habitant trop loin lors de partie « nuit blanche », le CA donne l’autorisation à ces membres de ramener un matelas pneumatique et sac de couchage.
La condition non négociable est qu’il ne doit rester aucune trace du camping sous peine d’annulation de cette autorisation.

- Travaux

Les travaux d’isolation ont été fait, une dizaine de volontaires étaient présents, ce qui est excellent pour une troisième journée-travaux en quatre mois.
Un petit souci s’est posé au niveau du manque de matériel présent ce qui a bloqué certains membres.
Pour éviter ceci, l’idée d’un inventaire du matériel de travail est proposée.
Wintershield et Lyli s’y attèleront ce jeudi.
Une fois cela réalisé, les achats de petits matériels pourront se faire les jours précédant ladite journée travaux.
Lors de la prochaine journée travaux (le 24 septembre 2016), il faudra s’attaquer aux finitions des travaux entamés cette fois-ci (plâtre et peinture). Un soin particulier sera apporté au niveau de l’organisation du matériel pour la prochaine fois.
Il faut acheter de la peinture pour mur (blanche), peinture pour bois (bleu impérial), colle pour tasso, tasso.
Foulques se propose pour mettre les linteaux vu qu’il en a les compétences.
Lyli offrira le repas post-travaux.
Le mail déjà utilisé pour faire appel aux membres sera renvoyé pour le 1er septembre (Bugs).
La publicité sera faite sur Facebook par Lyli.

- Ardoise / Secrétariat

L’ardoise a été envoyée le 18 aout, et certains membres ont trouvé cela fort tard.
Kalimsshar étant en vacances, la question est soulevée de savoir si un administrateur est prévu pour le remplacer en cas d’absence.
Le même souci s’est posé pour la publication du PV du CA.
Les compétences et la volonté pour avoir un « back up » parmi les administrateurs ne pose pas de soucis.
D’où la question du niveau de communication inter CA.

- PV du CA

Une demande a été faite de recevoir les PV’s du CA par mail.
Approuvé à deux voix contre une.
Pour éviter de surcharger le nombre de mail envoyé par le CA, les PV seront envoyés en pièces jointes au mail d’Ardoise/Chaosnews

- BGF 2016

A part les Forgeurs de Rêves, aucun des autres clubs de JdR n’a répondu à notre invitation pour une réunion de concertation.
Pour être prêt à bosser dès 10h, comme le demandent les organisateurs, il faut être prêt à démarrer du club pour 8h30 (arrivée au local à 8h pile).
Matériel à prendre :
• 3 modules d'initiation
• Les trois glacières (1 de Winter et 2 de Lifo + les pains de glace)
• La malle
• Les bannières
• Affiches plastifiées en A4
• Cartes de visite (je les ai déjà)
• Papier-collant à acheter (je m'en occupe)
• Feuilles de consommations
• Crayons + gommes

- Assurances

Il faut faire un dossier photo pour transmettre à Fred afin qu’il puisse faire la demande de prix à ERGO afin d’avoir une alternative aux primes que nous payons actuellement.
Bugs va lui envoyer le rapport de l’expert immobilier, et Kalimsshar va s’occuper de faire le dossier photo.


21h30, fin de la séance.

Prochain CA : le 5 octobre 2016 à 20h00.
Prochaine AG le dimanche 23 octobre 2016 à 18h00, CA pré-AG à 17h00.

PV du CA des Saigneurs du Chaos
05/10/2016

Présents : Bugs, Greg
Absents: Kalimsshar, Wintershield (procuration donnée à Bugs)
Invités : Lyli, Mimi.

20h15, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé sur le CAVP

- Point Administratif

Membres à sortir en droit de table : Ben, Fortista et Jérémie.

- Point Financier

Caisse = 16,40 €
Compte Epargne = 15.000,00 €
Compte Courant = 355,30 €

Ardoise à prévenir : Flaille (boulot bientôt normalement, à vérifier), Draikara, Julian.

- Subsides

Cums, échevin de la culture à Anderlecht.
Lyli et Greg ont été le voir pour des subsides.
Nous devons compléter un dossier au plus vite pour pouvoir obtenir des subsides encore cette année.
Pour l’année prochaine, il ne devrait pas y avoir de problème.
Rédaction d’une lettre de présentation de l’a.s.b.l.
Cums demande la possibilité de former des animateurs par le jeu de rôle (via initiation et soirée accueil) et de faire des activités dans les écoles.
Ses subsides seraient entre 1000 et 3000 euros par ans.

Cocof Ludothèques.
Nous répondons à tous les critères pour obtenir des subsides dès l’année prochaine.
Mais il faut que nous fassions une liste claire de notre bibliothèque (auteur, titre,…)
En contrepartie, nous devons nous engager à fournir chaque année une formation pour des ludothécaires.
Ces subsides seraient entre 1000 et 3000 euros par ans.
Ils vont nous envoyer un document à remplir en février 2017, il faudra le remplir avant le 30 avril 2017, et nous toucherions les subsides en fin d’année 2017.

Une autre piste est Amida Si M’Hammed, Cocof Culture, sous les conseils de Cums.
Lyli la contacte.

Lotto. (à approfondir)
Roi Baudoin (à approfondir)

- AG

Suite à de nouvelles demandes et le coté obligatoire d’être présent à l’AG, un vote a lieu pour passer l’AG non-fumeur dans ses modalités.
2 voix pour
1 voix contre.
Une pause cigarette sera permise chaque heure.

Une demande a été faite pour transformer cette AG ci en AG extraordinaire pour les points suivants :
- Démission du CA et réélection d’un nouveau CA
- Ajout d’un point à ajouter aux statuts concernant l’accueil des mineurs.

Date : 23 octobre 2016
Convocation :
OdJ : -Approbation du PV de l’AG précédente
- Election / Démission
- Rapport moral
- Rapport financier
- AG extraordinaire
- Election nouveau CA
- modification des statuts
- Divers

Modérateur : à déterminer


- Fumble Asylum

Ils ont été présents à la convention début octobre « retro made in Asia » et ont dirigé des joueurs vers les SdC en faisant notre promo.
Deux nouveaux joueurs nous ont déjà rejoints grâce à eux.
Il faut leur envoyer un mail de remerciement et les inviter à l’AG.
Lyli va rédiger une ébauche de mail.

- Made in Asia 2017

Pitche propose que le club participe à la made in Asia de Bruxelles en 2017 qui se déroulera le deuxième trimestre 2017.
Lyli va contacter la MIA pour savoir si notre présence les intéresserait.

- Devis

2 devis de fait, 3 en attente (dont deux en attente des plans).
Les travaux sont établis par postes :
Voir annexe fourni par Foulques
Foulques va établir les plans sur Autocat et les fournir à Lyli pour aller se renseigner au niveau des démarches chez les pompiers.

21h30, fin de la séance.

Prochaine AG le dimanche 23 octobre 2016 à 18h00, CA pré-AG à 17h00.

PV du CA des Saigneurs du Chaos
30/10/2016

Présents : Bugs, Greg, Kalimsshar, Wintershield.
Absents:

15h15, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

A approuver sur le CAVP

- Point Administratif

Membres à sortir en droit de table : Ben, Fortista, MisterGreen, Zertuiop, Rouskill et Jérémie.

- Point Financier

Caisse = 66,40 €
Compte Epargne = 15.000,00 €
Compte Courant = 554,15 €

Ardoise à prévenir : Vampyre, Malkin, Kilakato, Kasor, Gwetlung, Fred, Flaille, Draikara, Blackdragon, Azz.

- Modérateur AG

Kosta s’est proposé pour cette tâche.

15h30, fin de la séance.

Prochaine CA : A déterminer par le futur CA.

PV de l’AG des Saigneurs du Chaos
30/10/2016


Présents : Bugs, Greg, Kalimsshar, Wintershield, Lyli, Mulambo, Didier, Anne, TDB, DrazielLaura, Mimi, Nico, Jeudimaster, Emji, Malkin, Michel, Foulques, Bosk, Tonio, Moritz, LordIsaak, Lifo, Xtof, Kosta, Firbolg, Sagaris, Félondra, Audrey, Lyubina.

Représentés par procuration : Audrey, Bruno, Garlick, Julian, Léon, Miguel, Nico2, Pitche, Timothee17, KamiSeiTo.

Absents et non représenté : Laurent, Simorg.

16h09, le Quorum est atteint.
16h15, début de la séance.

31 voix représentées.

- Décharge des membres pour le non-respect par le CA des prescrits statutaires en termes de convocation à l’Assemblée Générale.

Pour x 30
Contre x 1
Abstention x 0

- Rectification statutaire

Suite à une erreur de compréhension lors des derniers changements statutaires, les mentions « majorité simple» peuvent-elles être rectifiées en « majorité absolue » ?
31 voix pour, 0 abstentions, 0 contre.

- Approbation PV de l’AG précédente

A modifier, le statut « Refusé » du point « 15 jours au plus tard pour remettre sa candidature » doit être mis en « Accepté »
4 abstention, 27 pour.

Les membres souhaitent que ce point des statuts soit retravaillé différemment par le futur CA.

- Admissions / Démissions de membres effectifs

Candidats :
- Draikara (18 pour/7 contre/6 abstention) Accepté
- Emji (26 pour/2 contre/3 abstention) Accepté
- Felondra (27 pour/1 contre/3 abstention) Accepté
- Foulques (28 pour/0 contre/3 abstention) Accepté
- Hyldan (16 pour/4 contre/11 abstention) Accepté
- KamiSeiTo (29 pour/1 contre/1 abstention) Accepté
- Xtof (28 pour/0 contre/3 abstention) Accepté


Fred nous rejoint, avec la procuration de Brett.
38 voix représentées.

- Rapport Moral

Greg présente son rapport moral.

27 voix pour, 11 abstentions.

- Rapport Financier

Bosk demande un détail des dépenses du club visible pour les membres effectifs.
Tonio, vérificateur aux comptes, signale qu’il a regardé les comptes avec Greg, et il ne voyait rien qui nécessiterait une vérification plus poussée.
Il va faire une présentation plus en détail lors de l’AG suivante, après écoulement d’une année complète.

- Rapport BGF 2016

Samedi :
L'accueil a été assuré par Lyli, Dany, Mimi, Timothee17, Didier et Bugs.
Les initiations ont été faites par Dany, Bugs, Lifo.
18 Initiations (utilisation des modules) qui ont accueillies 52 joueurs.

JDR en Journée
Pitche a mené au moins 8 tables réunissant un total de 22 joueurs (Scènes de 20/30 min dans Chroniques Oubliées et Contes Ensorcelés)
Spankangelo a fait jouer 2 tables et au total 9 joueurs au Donjon de Naheulbeuk.
KamiSeiTo a fait jouer 4 tables et un total de 9 joueurs à Lacuna et Lady Black Bird.
Mimi a fait jouer 1 table réunissant 3 joueurs à Achtung Cthulhu!
Wintershield a fait jouer 4 tables réunissant 14 personnes à Stargate Humanity

JDR de nuit :
Julian a fait jouer 2 tables réunissant 9 personnes pendant la nuit.
KamiSeiTo a fait jouer 2 tables réunissant 9 joueurs à Lacuna et Lady Black Bird, dont une table en anglais.
Greg, qui était venu en visiteur a finalement fait jouer 1 table de 6 joueurs.
Timothee17, qui n'avait pas prévu non plus de faire jouer a finalement réuni 4 joueurs autour d'1 table.
Iblitz nous a également rejoint pour faire jouer 2 tables réunissant 7 joueurs.

Total :
18 Initiations 52 Joueurs
19 Tables de JDR Jour 57 Joueurs
08 Tables de JDR Nuit 35 Joueurs
45 Tables et 145 joueurs !
Dimanche :
L'accueila été assuré par Lyli, Draikara, Timothee17, Didier et un petit clin d'oeil à Gesmas qui a assuré notre promotion lors de sa présence.
Les Initiations ont été faites par Kalimshar et Winter (principalement le matin) et un gros merci à Dany et Mimi qui les ont enchaînés l'après-midi sans s'arrêter.
Il y a eu 23 Initiations qui ont accueillies 77 joueurs.

JDR :
Nico2 a fait jouer 1 table de L5R à 3 joueurs.
Winter a fait jouer 2 tables de Stargate Humanity à 3 joueurs.
Spankangelo a fait jouer 2 tables du Donjon de Naheulbeuck à 10 joueurs.
TDB a fait jouer 2 Game Of Thrones à 9 joueurs.
Kalimshar a fait 1 table de Star Wars à 5 joueurs.
Julian a proposé 1 table open à 4 joueurs.

Total :
23 Initiations 77 joueurs
09 Tables de JDR 34 Joueurs.
32 Tables 111 Joueurs.

TOTAL DU W-E : 77 Tables et 256 joueurs.

- Point travaux

Wintershield fait un compte rendu des travaux effectués et à venir.
Draikara arrive, 39 votants.
Bosk signale que certaine travaux ne peuvent être fait tant que l’asbl ne sera pas propriétaire.
Michel et Lyli suggèrent une planification plus structurée des compétences des membres, et de l’apprentissage des tâches à effectuer.

Brett nous rejoint.

- Point Subsides

Présentation par Greg et Lyli des avancements des recherches de subsides.
Bosk connait quelqu’un au sein de l’organisation de la Cocof qui pourrait pousser le dossier si on a besoin de lever des fonds pour un évènement.

- Acquisition de la maison

Partage des différents points de vue des membres.

Faut-il que l’a.s.b.l. devienne propriétaire de la maison ?
- oui mais il faut laisser au CA le temps de présenter un dossier complet. 38
- non 0
- abstention 1

- Modification statutaire

Fred souligne l’importance de l’obtention d’un certificat de bonne vie et mœurs en règle concernant les personnes qui s’occuperont des activités avec mineurs.
Michel dit que cela peut varier selon le type d’encadrement, il faut se renseigner.

Art.6bis remplacer par « offrir » (37 pour/0 contre/2 abstention)

Art.6ter version 1 tel que proposé ( pour/ contre/ abstention)
Art.6ter version 2 tel que proposé ( pour/ contre/ abstention)
Suite à diverse opinion divergente, on va d’abord effectuer un vote de principe sur 3 niveaux important.
- Accès au plus de 12 ans (32 pour/4 contre/3 abstention)
- adulte légalement responsable présent /décharge via un mot vers un membre effectif ou adhérent présent
(27 adulte légalement responsable présent/9 mots de décharge/3 abstention)
- Modalités gérées par le CA/AG (21 CA/16 AG/2 Abstention)

- Election du CA

Suite à la demande de membres, le CA démissionne et procède à une élection pour finir le mandat en cours. (1 abstention/ 38 Pour)

Présentation des divers candidats

Candidats :
- Bugs (30 pour/6 contre/1 abstention)
- Foulques (33 pour/2 contre/2 abstention)
- Greg (31 pour/6 contre/0 abstention)
- LordIsaak (31 pour/2 contre/4 abstention)
- Lyli (26 pour/9 contre/2 abstention)
- Lyubina (5 pour/31 contre/1 abstention)
- Mulambo (36 pour/1 contre/0 abstention)
- Wintershield (15 pour/18 contre/4 abstention)

Le CA nouvellement élu se retire pour attribuer les divers postes en son sein.
- Bugs
- Foulques
- Greg (Président)
- LordIsaak
- Lyli
- Mulambo

- Divers

- Pétition (Lyli)

Lyli souligne son indignation pour la pétition anonyme dont elle a fait l’objet.
TDB rappelle que cela est totalement contraire à nos valeurs.

- Augmentation des cotisations (Michel)

Michel souhaite impliquer tous les membres, et pas seulement ceux qui savent passer du temps et/ou de l’argent pour le club.
Il propose d’augmenter les cotisations afin que les membres qui ne sont que « consommateurs » participent aussi.
Le CA en prend bonne note et en discutera en son sein.

- Clés (LordIsaak)

LordIsaak aborde le souci de la gestion des clés des locaux.
Trop de clés dans la nature, pas de liste,…
Bosk propose son aide pour l’acquisition d’une serrure « connectée » à bon prix
Le sujet est soumis à l’étude du CA.

- Anniversaire du Club (Collégiale)
Diverses idées sont évoquées :
• Convention propre des SdC.
• Chaosnews comémoratif.
• Manger.
• Recontacter les anciens.
• Murder ou autre animation.
• Gateau.

22h50, l'AG est clôturée.

Pour le CA,
Le Secrétaire, Bugs.[/u][/b]

PV du CA des Saigneurs du Chaos
23/11/2016

Présents : Bugs, Greg, Lyli, Mulambo, Foulques, LordIsaak
Absents:
Invités : Timothée17, Brett, Margot Meurisse et Sarah Meurisse.

19h30, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuver sur le CAVP

- Point Administratif

Membres à sortir en droit de table : Blackdragon

- Point Financier

Caisse = 66,40 €
Compte Epargne = 16.000,00 €
Compte Courant = 955,51 €

Ardoise à prévenir : Vampyre, Malkin, Kilakato, Kasor, Gwetlung, Fred, Flaille, Azz, Hyldan, Audrey, Nico, Plum.
Le statut de ces membres sera décidé au point ci-dessous.

- Répartition des tâches

Point travaux (Foulques, Backup Greg)
Web (Mulambo, Backup LordIsaak)
Stock et Fournitures (Greg, Backup Foulques et Lyli)
Evenementiel + Communication (Lyli, Backup Bugs et Mulambo)
Secrétariat (Bugs, Backup LordIsaak)
Comptabilité + fiche nouveau et autre (LordIsaak, Backup Greg et Lyli)

- Suivi des tâches
• Mail pour compléter le listing des membres. Après discussions, nous nous mettons d’accord sur le mail à envoyer, Lyli va finir de le rédiger et le passer à Greg pour l’envoyer.
• Subsides. En attente des statuts pour annoncer l’accueil aux mineurs, et rechasser les subsides avec ces nouveaux critères pris en compte
• Spirit SdC (reporté)
• M.I.A 2017 (reporté)
• Assurances Fred. En attente de news de Fred

- Rencontre « Jeu t’Aime »

Seulement 3 personnes y seront (Mimi, Lyli et Dany).
Plus de bras auraient été les bienvenus, mais nous allons faire au mieux avec les forces en présences.
On va faire le check de la malle après le CA.
Les animateurs recevront une « boules travaux » pour chaque demi-journée.


- Suivi documentaire Margot Meurisse

Margot Meurisse est étudiante en journalisme à Louvain La Neuve, elle souhaite faire un web reportage photo sur le Jeu de Rôle dans le milieu associatif, dans le cadre d'un travail d'étude qui sera à rendre en Mai 2017.

Son objectif est de nous suivre au club et dans les évènements où nous participerons afin de prendre des photos (pour cela elle fera signer des documents de droit à l'image à chaque personne, qui pourra refuser d'être pris en photo) et d'interviewer des joueurs.
Dans le cadre du documentaire elle aimerait rencontrer des MJs et des joueurs et évidemment être initiée au JDR qu'elle ne connaît pas du tout.
Sa période de blocus approcha et ses disponibilités sont restreintes jusqu'en février, elle reprendra contact avec le club, par l'intermédiaire de Lyli, dès que son emploi du temps le lui permettra. Cependant, Margot viendra aux Rencontres Jeu T'Aime.

Une fois rendu, son projet participera à un concours et si elle gagne, le documentaire sera rattaché à un magasine appelé 24h Une.

Brett demande si nous aurons un droit de regard sur le travail final car selon lui le jeu de rôle peut facilement être mal compris et surtout mal interprété, il est important de bien expliquer ce qu'est le JDR et que ce soit clair pour Margot également.

- Point travaux

Il y a deux styles de travaux, les travaux d’aménagement et confort, et ceux de structures profondes selon les normes de l’urbanisme.
• Et urgent pour l’instant, le CA donne son approbation à Foulques pour mettre en place une solution pour l’évacuation des eaux de pluie afin d’éviter les inondations. Seul Foulques et Wintershield seraient nécessaires pour une demi-journée. (budget estimé 200 €)
• Prochaine journée travaux : Cloison du deuxième, Murage porte de la cave, Aménagement de la cave arrière. A planifier pour le Samedi 18 février 2017.

- Problématique mauvais payeurs

Vu la croissance du nombre de membre, la question de critères plus clairs pour l’ardoise.
Mulambo va s’occuper de faire un WARNING sur le forum et un mail pour avertir les membres qu’en cas d’application immédiate des règles récemment votées et annoncées, 12 membres risquent de se retrouver rétrogradés en « droit de table » à la fin du mois.
Une fois ces annonces faites, et si des membres se trouvent dans ces conditions, ils seront rétrogradés comme prévu.
LordIsaak va rédiger un mail sur le forum du CA pour relecture.
Cela doit se faire au plus vite, et les rétrogradations seront d’application au 10 décembre 2017 mais l’ardoise sera envoyée malgré tout selon les délais habituels.

- Sondage pour prévision de dons des membres

La question de l’importance de l’anonymat est soulevée.
Il faut se renseigner si nous rentrons dans des critères d’abattement fiscal, Bugs va se renseigner au niveau juridique.
Apres relecture, nous décidons de retravailler le texte.

Le Crowdfunding est réabordé. Il faudrait passer par cette solution uniquement pour les dons hors-club. Foulques va se renseigner sur les coûts que ces sites demandent.

Ces démarches devraient idéalement se faire avant un changement de nom éventuel.
Le nom de l’asbl étant dans les statuts, cela ne pourra pas se faire avant la prochaine AG statutaire.

- Modérations forums

Un modérateur supplémentaire est nécessaire pour la charge de travail que représente la gestion du forum.
Vu la responsabilité de la tâche, la personne désignée devra récolter l’unanimité auprès des membres du CA.
Pour l’instant, LordIsaak va prêter main forte à Mulambo pour cela, si des modérateurs supplémentaires sont encore nécessaires après, nous aviserons.

- Brainstormings

Lord rappelle qu’il est dommage que les réunions n’aient pas été rendues publiques et il a peur que les membres lorsqu’il l’apprendront le prennent mal.
Brett souligne le soucis de la "représentativité" d'un échantillonnage, aussi large soit-il, par rapport aux grands nombres de membres que nous avons, et les frustrations que cela risque d'amener.
L’idée de soumettre au CA des idées par ce biais n’est pas rejetée, nous encourageons les membres à toujours trouver de nouvelles idées pour développer le club, mais cela n’a pas à avoir lieu dans le cadre du CA.

- Trombinoscope

Nous sommes pour l’idée mais il nous manque un volontaire pour s’occuper de la réalisation du projet. Si une personne se propose, le CA réexaminera la question.

- Drive partagé SdC

Si des membres souhaitent mettre cela sur pied, ils peuvent le faire dans leurs cercles privés, mais rien impliquant le nom du club.

- Dates de CA fixes

Une date fixe doit se trouver pour des questions de facilités.
Le premier mercredi du mois et le troisième lundi.

- Nouvelle serrure

Bosk a donné plus de précisions sur le modèle de serrure électronique qu’il pouvait nous avoir à prix réduit.
Le système fonctionnant sur Bluetooth, tous les membres ne disposant pas de gsm avec ce système seraient handicapés par cette serrure.
Si cette solution n’avait pas soulevé de soucis techniques, nous aurions pu l'envisager plus en détails.

- Anniversaire des 25 ans du club.

Lyli et Bugs continuent là-dessus.
LordIsaak va nous communiquer les coordonnées d’une personne
Désidérata du CA : aucun en particulier.
Ce sera un travail sur la longueur qui va se dérouler principalement sur le forum.

- Trolls et Légendes 2017

Vu les soucis d’organisation des éditions précédentes, nous ne serons pas présent à cette édition-ci.

- Téléphone SdC

On ne sait plus récupérer ce numéro chez BASE, mais il y aurait peut-être moyen via un autre opérateur, mais les efforts seraient superflus vu l’utilité que nous en avons.

- Livraison stock

Comme Lyli se propose au niveau des disponibilités, nous allons faire un test d’ici fin janvier afin d’estimer la pertinence de cette solution au niveau financier.

- Communication de l’accès au mineur

Avant de la faire, il faudrait se renseigner sur les autorisations au niveau de la vente d’alcool.
Le groupe de MJ à contacter en cas de demande d’initiation pour mineur devra être prêt avant d’en faire la publicité.
Un appel par mail et par forum sera fait pour dégager certains volontaires.
Modalité :
-Sur demande
-de préférence 7 jours à l’avance
-Samedi après-midi ou mercredi après-midi.
-13h à 18h30
-de 3 à 5 joueurs

- Copie de clé

2 copies de la clé de l’armoire du secrétariat sont nécessaires, Lyli va s’en occuper.

- Divers

• Doit-on modifier ou pas la page web http://www.saigneursduchaos.be?
Oui à l’unanimité.
Mulambo va présenter une maquette au CA.
• Mulambo a rencontré une jeune femme de chez LudoLab.
Ils (LudoLab) s’occupent de faire des formations d'aide à la création de jeux de plateaux.
Nous pourrons discuter avec eux lors des rencontres « Jeux t’Aime » d’une collaboration éventuelle entre nos organisations.

00h45, fin de la séance.

Prochain CA : Le 7 décembre 2017

PV du CA des Saigneurs du Chaos
07/12/2016

Présents : Bugs, Greg, Foulques, Mulambo, LordIsaak, Lyli,
Absents:
Invités : Xtof, Lifo, Brett, Timothee17, Joseph Gurhem.

19h00, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé sur le CAVP

- Point Financier

Caisse =  66,40 €
Compte Epargne = 17.000,00 €
Compte Courant =  1.310,86 €
Pour Draikara il doit réduire sa dette de moitié et être en ordre de cotisation + consommation sur l'ardoise de décembre, la même pour janvier et si manquement il repasse a droit de table.
==> infos transmises par Lordisaak par mail et tel a Draikara.
Parmi les 11 personnes concernées, nous avons eu des réponses mais pas de tous.
La liste des personnes passées à droit de table sera communiquée sur le forum du CA afin de procéder à la récupération de ces clés-là.

Bugs encodera les feuilles de consos de décembre et Greg enverra l’ardoise pour le 5 janvier.

- Suivi des tâches

• Relecture du PV du CA précédent.

- Surplus de cotisation volontaire  

Suite à une demande formulée en AG, nous allons rappeler aux membres la possibilité de payer plus de cotisation sur base volontaire en tant que don.
Cela devra se faire de manière anonyme.
L’annonce se fera par forum, mail et Chaosnews.
Lyli va s’occuper de la rédaction du mail dans la semaine, et sera envoyé en janvier.

- Clarification de la situation financière en vue de l’acquisition de la maison

Actuellement, le club va bien, nous dégageons 300 euros environ de bénéfices par mois.
Dans le projet d’achat de la maison, nos finances vont devoir supporter + ou - 50.000€ de travaux répartis sur les dix prochaines années (les chiffres précis seront présentés sous peu).
S’il n’y a pas de complication au niveau du planning des divers chantiers, cela serait réalisable.
Nous devons malgré tout continuer à essayer de soulever des fonds, autant en interne qu'en externe, afin de pouvoir au mieux diminuer les délais des travaux.
Cela permettrait aussi de constituer une réserve, un trésor de guerre, au cas où certains chantiers seraient imposés plus vite suite à la dégradation naturelle de la maison.
En cas d’incident indépendant de notre volonté, notre réserve actuelle nous placerait directement dans un état d’urgence.

- Modération du forum

Une charte de modération est en cours de redaction sur le forum, de même qu’une ligne de conduite pour les modérateurs va être établie.
KST nous a envoyé des liens vers diverses chartes de modération provenant d’autres forums.
Moyens à disposition des modérateurs dans l'accomplissement de leur tâche (Pouvant tous varier du temporaire à l’illimité):
- PM
- Rappel à l’ordre public
- Edition des messages
- Déplacement des messages
- Ban du forum
- Suppression des messages
*Toute mention sur les messages concerne aussi les sujets (sujets ou messages)

Une fois la rédaction achevée, ces chartes et lignes de conduites seront envoyées aux relecteurs volontaires pour relecture.
Après discussion, le CA décide qu'il n'y aura pas d'appel public afin d’éviter un raz-de-marée de candidatures, et par conséquent beaucoup de déception.
Mulambo et LordIsaak vont donc démarcher les utilisateurs du forum pour voir si des bonnes volontés sont tentées par la tâche.

- Réveillon de la Saint-Sylvestre 2017

Lifo souhaite organiser un événement exceptionnel pour le nouvel an au club et se propose comme volontaire responsable pour cette soirée.
Le CA donne son accord et déclare donc cet événement comme une activité exceptionnelle.

- Point travaux

Compte rendu des devis et organisation par degré d’urgence :
• Electricité (12.000)
Lifo propose de déjà faire venir AIB Vincotte (162€) pour vérifier si une partie du circuit électrique ne serait pas déjà aux normes.
Foulques va contacter AIB.
Greg, Foulques et Wintershield vont s’occuper d’établir le plan filaire
• Cuisine et terrasse (33.000)
• Gouttière (en attente de l’acquisition de la propriété de la maison)
• Châssis (13.000)


Problème d’électricité chez Alpa
Le CA autorise Foulques à régler le problème électrique sous le plancher.

Évacuation de l’eau de pluie
Foulques va poser une gouttière le long du mur gauche du jardin pour amener l’eau de pluie dans le puit d’évacuation.

Journée travaux 2017
Nous en ferons autant qu'il faudra et autant qu'il y a des motivés pour les faire.
A faire : Cloison du grenier, cave, portes coupe-feu, cloison de la cage d’escalier de la cave, norme d’urbanisme, peinture.

Collecte d’information pour isolation des fenêtres.
Greg et Foulques.

- AG mars/avril 2017

Date : dimanche 12 mars 2017 à 15h, CA pré AG à 14h
Le CA va deja se mettre à la recherche d'un modérateur pour cette AG.

- Condition d’octroi des clés et nouvelle serrure

Dans l’état actuel, changer la règles d’octroi de clé serait inutile vu le changement de serrure prévu à court/moyen terme.
Au vu de nouvelles informations concernant une serrure de type « connectée », le débat est réabordé.
Après un tour de table, la proposition est rejetée.
Petit rappel des conditions d'octroi des clés:
- être membre effectif
ou
- être membre adhérent et MJ
Si ces conditions ne sont plus remplies, les clés devront être restituées.

- Modification de la page web

Il faudrait retirer le numéro de téléphone du CA qui n’est plus d’actualité, de même changer la phrase « réservé aux adultes » .
Julian n’étant pas en Belgique, Lyli va poursuivre Julian à partir de janvier.

- Partenariat d’entreprise

Certains membres ont demandé dans quelles circonstances ils pourraient faire des dons au club via leur entreprise.
Il faut rajouter une ligne pas trop évasive dans le mail pour le financement participatif.
Bugs et Lyli vont se renseigner au ministère des finances sur les conditions d’abattement fiscal en cas de don à une a.s.b.l.

- Changement de dénomination de l’ « Ardoise »

Dorénavant, l’Ardoise s’appellera « Provisions ».

- Demande de sondage des membres quant à la possibilité de faire des dons

Nous allons envoyer un mail aux membres qui reprendra d’abord l’état des divers devis chiffrés et une clarification de notre situation financière et des étapes pour atteindre l’acquisition de la maison.
L’anonymat des réponses sera garanti.
Dans ce même mail se trouvera un lien vers un "google form" pour sonder leurs possibilité de dons.
Lyli va retravailler le mail déjà ébauché sur le forum, avec le rajout des chiffres de Foulques, et sera soumis aux membres qui se sont proposé pour leurs compétences de relecture et en finance.
Ce mail devra annoncer la possibilité pour le club d'avoir recours à du crowdfunding dans un but publicitaire.

- Anniversaire des 25 ans du club.

Venue de Joseph Gurhem, organisateur du premier festival fantastique de Jette, pour nous faire part de son expérience dans l’organisation de gros événements.
D'après lui il est très important de bien choisir ses collaborateurs et de faire des réunions régulières avec eux.
Bien définir les termes de l’événement (s'assurer que tous comprennent bien la même chose)
Soigner les intervenants, animateurs, bénévoles (Nourriture, boisson, confort...)
Le matin est une mauvaise tranche horaire pour les festivals en règle générale.
Son festival a accueilli environ 350 personnes sur deux jours et a demandé 6 mois d'organisation en amont, l’événement a été soutenu par la commune de Jette qui a, entre autre, payé les affiches, ainsi que la nourriture et les boissons aux bénévoles.
Au niveau de la publicité en plus des affiches A3 il y a eu des flyers et l'utilisation des réseaux sociaux.
Selon Joseph, ce sont ces derniers qui ont été les plus rentables.

Au terme de la conversation Lyli annonce qu'elle ne s'occupera pas de l'organisation de 6 événements pour fêter les 25 ans du club.
La question de la convention est soulevée et nous nous posons la question quant à son organisation dans nos locaux ou à l'extérieur, Lord rappelle qu'aucune commune sur Bruxelles ne nous prêtera une école pendant la nuit.
Xtof intervient pour signaler qu'il a la possibilité de faire imprimer des affiches A3 dans le cadre de son travail.

- Divers

Margot Meurisse souhaiterait interviewer des créateurs de jeux dans le cadre du documentaire qu’elle réalise sur les Saigneurs du Chaos.(Iblitz, Pitche, Spankangelo, Lifo, Julian)


00h50, fin de la séance.

Prochain CA : Le lundi 19 décembre 2016, 19h30.

PV du CA des Saigneurs du Chaos
19/12/2016

Présents : Bugs, Mulambo, Foulques.
Absents (représentés par procuration): Greg, Lyli, LordIsaak
Invités :  

19h45, début de la séance.

- Approbation PV du CA précédent

Approuvé sur le CAVP

- Point Financier

Caisse =   €
Compte Epargne =  €
Compte Courant =   €

- Suivi des tâches

• Relecture du PV du CA précédent.

- Trousse de secours  

Les membres demandent la remise en place de la trousse de secours.
Les diverses proposition (trousse, produits, médicaments, défibrillateur,…) sont étudiée par le CA.
Une trousse de soin va être achetée et installée au palier du premier étage.
Tous produit de type médicaments sont rejeté, mais les produits désinfectants sont approuvés.
Le défibrillateur est une option importante, nous nous renseignons sur les types d’appareil mis en vente.
Ils seront probablement installés à la fin de la mise aux normes du bâtiment.

- Point travaux
Plan filaire
Les relevés ont été effectués avec Greg, Wintershield et Foulques.
Certaines surprises ont été découvertes.
Ces relevés vont être implantés sur les plans existant avant de pouvoir faire venir AIB.
Film de survitrage thermo
Le CA ne trouve pas la proposition pertinente.
Tableau répartition des gros travaux
Foulques y travaille.
Celui-ci sera prêt fin janvier, après le passage d’AIB.

- Greffe du tribunal/ Moniteur belge

Les documents ont été rentrés au greffe du tribunal de commerce de Bruxelles.
Ils seront consultable online d’ici un mois.

- Proposition de Chouchou

Kosta a croisé Jacques Ramacle, qui lui a parlé d’un projet intéressant.
L’idée serait de faire le rapprochement entre « les Justes » de Camus et l’actualité du moment.
Foulques et Kosta vont rencontrer Jacques le 5 janvier 2017 pour avoir plus de détails.

- Agrément pour abattement fiscal

Suite à une prise de renseignement sur le sujet, il serait envisageable que nous couvrions tous les critères.
Nous allons les contacter par téléphone pour confirmation et éventuellement obtenir les formulaires.

- Modification de la page web

Lyli a déjà contacté Julian pour effacer le numéro de gsm, et elle reviendra vers lui en janvier pour modifier le passage concernant l’accueil des mineurs.
Le texte («  organisation de parties pour les 12 ans et + »)  sera à rajouter en dessous de la phrase « réservé aux adultes ».

- Classement de notre bibliothèque

Lyli va s’en occuper avec Mimi durant le mois de février

- Documentaire Margot Meurisse

Un mail doit être envoyé aux saigneurs « créateurs de jeux/système » pour leur demander si ils veulent bien se faire interviewer dans le cadre du documentaire de Margot Meurisse.
Le mail devra être envoyé au plus tard pour mi-janvier.
Celui-ci sera rédigé sur le forum du CA.

- Plan budgétaire

Une fois le plan financier des travaux établis par Foulques, nous contacterons Brett pour le convier à un CA afin de mettre au point l’échelonnage des travaux et une projection financière sur plusieurs années, et selon diverse visions (optimiste, pessimistes,…)

- Election modérateur forum

Candidats :
-Draikara
-Gesmas
-Xtof
-TDB
-KST
-Simorg

Sont choisis : KamiSeiTo et Xtof. Mulambo va les contacter et les nommer modérateurs s'ils confirment leur proposition.
Le CA remercie tous les membres qui se sont portés volontaires.

- Divers
Rideau d’entrée
Wintershield propose la mise en place d’un rideau au niveau de l’entrée pour limiter la déperdition de chaleur en cas d’ouverture de la porte d’entrée.
Le CA ne trouve pas la proposition pertinente.

22h07, fin de la séance.

Prochain CA : Le lundi 16 janvier 2017, 19h30.

PV CA des Saigneurs du Chaos 16/01/2017

Présents : Bugs, Mulambo, Greg, Foulques et Lyli
Absents : /
Invités : Buraisu

19h10 : début de la séance.
Approbation PV du CA précédent
==> Approuvé sur le CAVP (Conseil d'Administration Virtuel Permanent)

Point financier :
Caisse : 105,96 euros


Les PVs du CA
Les PVs du CA seront désormais approuvés le soir même et postés le lendemain ou dans les deux jours sur le forum.
==> 2 abstentions, 2 pour, 1 contre.

Démission de Lordisaak
Pour des raisons personnelles LordIsaak démissionne de son poste au CA. Lyli va reprendre la comptabilité et Greg sera son aidant à ce poste.
Bugs demande à prendre le stock avec Greg en aidant. Lyli reprend le secrétariat.
==> Approuvé à l'unanimité.

Rencontre Foulques, Kosta et Jacques Remacle ( président de Arts & Publics)
Jacques a un projet autour des Justes de Camus, il propose que les SDC interviennent (avec du Jeu de Rôle) en milieu scolaire sur le thème du terrorisme.
Le projet verrait le jour en septembre mais ce n'est pas certain, Jacques attend confirmation pour dans un mois.
Nous n'avons aucune info sur la manière dont cela serait organisé.
Nous sommes plutôt inquiets quand au thème et ne sommes pas certains qu'impliquer les Saigneurs dans un tel projet, aussi intéressant soit il, soit judicieux.

Nous sommes éventuellement prêts à former des professeurs à la maîtrise et les laisser prendre la responsabilité de parler de sujets touchys tels que le terrorisme, à des enfants.
==> Approuvé à l'unanimité.

Les Portes de Salem
Actuellement les Portes de Salem occupent des salles de réunion tous les vendredis soirs à partir de 20h mais ils sont en manque de joueurs réguliers et aimeraient avoir la possibilité de faire de la publicité sur notre forum (via le calendrier) afin de recruter des joueurs pour leurs tables.
Ils ont une AG dans peu de temps où il sera question de nous faire un don financier contre la possibilité de faire de la publicité chez nous pour leurs tables.

Nous sommes prêts à écouter leur offre.
==> Approuvé à l'unanimité.

Kickstarter + projet d'Iblitz
Nous avons déjà un compte Ulule (plateforme française) et Mulambo propose de créer un compte Kickstarter.
==> Approuvé à l'unanimité

Nous décidons de soutenir le projet d'Iblitz "Love Seasons" sur Kickstarter, à raison de 16 euros et de demander une livraison en mains propres.
Nous lui souhaitons beaucoup de succès avec son jeu.
==> Approuvé à l'unanimité.

Point Travaux
Nous remercions Foulques et Wintershield qui ont changé l'interrupteur du couloir RDC ainsi que le tuyau de gaz de la gazinière pour plus de sécurité et de confort.
L'égouttage des toits se fait maintenant vers l'arrière du jardin, c'est provisoire mais cela évite les inondations à répétition. Un grand merci !
Les plans filaires sont toujours en cours, Foulques reçoit des estimations, il en attend encore d'autres. Pour des estimations précises il faut prendre son temps, merci d'être patient.

Nous nous interrogeons sur les primes à la rénovation, TDB avait commencé à regarder, nous allons donc le contacter afin de voir avec lui s'il peut continuer ses recherches.

Le rapport de Vincotte est plutôt positif, car les travaux qu'ils demandent sont relativement légers.

Pour la journée travaux du 18 février, nous vous rappelons de bien vouloir vous inscrire sur le forum pour le repas du soir (afin qu'il y ait des quantités suffisantes)
L'achat du matériel se fera avant la journée travaux (le 11/02) par Foulques et Bugs.
Lyli se charge de contacter Alpa pour voir avec eux si la commode, les deux étagères, la télé et le broll actuellement dans la cave, leur appartiennent. Si oui, il faut débarrasser tout cela avant le 18/02.
Foulques et Lyli vont trier et ranger l'autre cave le 30/01 à 16h30.
Foulques va s'occuper d'agrafer le lino sur l'escalier, car il se détache et c'est dangereux.
Foulques propose de poser du placo sur le mur de la cave qui donne sur la cour afin que la cave soit plus jolie, seul point négatif nous n'aurons plus de lumière naturelle.
==> C'est accepté 4 pour 1 abstention.

L'administration du forum
Le compte de Firbolg, le créateur du forum, est le compte du fondateur ou superadmin, il a donc les mêmes droits que Mulambo, sauf que Firbolg peut virer Mul et pas l'inverse. Firbolg peut donc voir tout ce qui se passe sur le forum.
La possible omniscience de Firbolg ne dérange en aucun cas le CA tant que Firbolg joue le jeu et n'abuse pas de la situation. Toutefois, Firbolg va quand même regarder quelle est la procédure pour récupérer le MDP lié au compte du fondateur, il nous tient au courant.
==> Approuvé à l'unanimité.

Modération du forum
Lordisaak démissionne de son poste de modérateur pour raisons personnelles.
==> Draikara qui s'était proposé est élu à l'unanimité des membres du CA.

Foire du livre
Nous avons été contacté par Tanju Goban, un des organisateurs du BGF pour animer un espace JDR à la nocturne de la foire du livre le vendredi 10 mars 2017 de 17h (ou 18h nous n'avons pas encore confirmation de l'horaire exact) à 22h30. L'événement aura lieu à Tour & Taxis.
Cette participation sera une collégiale puisque nous avons été contactés avec le Fumble de Liège, les Forgeurs de Mons et la GON de Charleroi, pour l'instant il y a confirmation du Fumble et des Forgeurs.
==> Nous décidons de participer à l'événement. Approuvé à l'unanimité.
Lyli doit rédiger un mail à l'attention des membres + post sur le forum.
Mulambo s'occupe de la publicité sur FB.

Informatisation des feuilles de consommation
Shazz porte un projet d'informatisation des feuilles de consommation avec responsable. Nous le remercions pour son temps et son énergie, nous suivrons de près l'évolution du projet et le CA reste à son entière disposition.
==> Approuvé à l'unanimité.

Livraison du stock
Suite aux recherches faites quand à la possibilité d'une livraison du stock Colruyt, nous allons tester cette option le mardi 24 janvier.
Bugs, chargé du stock, va s'occuper de la commande et Lyli, qui s'était proposée, réceptionnera cette dernière au club.

Cartes de visites + Affiches sur les règles de vie au club
Mulambo s'occupe d'imprimer 1000 cartes de visites avant la Foire du Livre.
Nous allons faire imprimer des affiches qui seront plastifiées pour rappeler les règles de vie au club (les cartons de pizzas sales dans la poubelle blanche...)
==> Approuvé à l'unanimité.

Sondage pour le financement participatif
Il faut terminer la correction, faire relire le texte par nos réflecteurs bénévoles (merci à vous)
Une fois que Mulambo aura playtester la plateforme googleform et le texte relu, nous enverrons le sondage, à la mi février maximum.
==> Approuvé à l'unanimité.

Parties d'accueil pour les mineurs
Greg se charge d'envoyer le mail précédemment approuvé sur le CAVP aux membres.

Date du prochain CA : Mardi 31 janvier 2017 à 19h au club.


To Do List

- Création du compte Kickstarter pour les SDC
==> Greg

- Soutien du projet d'Iblitz sur Kickstarter
==> Greg

- Contacter TDB pour les primes à la rénovation
==> Foulques

- Se renseigner sur l'appartenance des meubles + jeux dans la cave auprès d'Alpa
==> Lyli

- Trier et ranger la cave
==> Foulques et Lyli prévu le 30/01 à 16h30.

- Rédiger et envoyer un mail aux membres pour la participation à la nocturne de la Foire du Livre + Ouvrir un poste sur le forum
==> Lyli

- Faire la publicité pour notre participation à la Foire du Livre sur FB
==> Mulambo

- Faire la commande du stock via le service de livraison de Colruyt et la réceptionner
==> Bugs

- Faire imprimer 1000 cartes de visites sans le numéro de téléphone via Vista Print avant le 10 Mars.
==> Mulambo

- Corriger le texte du sondage et le faire parvenir à l'équipe relecture.
==> Lyli

- Playtester la plateforme Googleform
==> Mulambo

- Envoyer le mail recrutement de MJ pour mineurs à nos membres.
==> Greg

- Planifier les CA sur le calendrier du forum
==> Lyli

Au fur et à mesure que les tâches seront effectuées elles seront mises en couleur.

PV du CA du 31 janvier 2017

Présents : Greg, Lyli, Bugs.
Représentés : Foulques a donné procuration à Bugs et Mulambo à Lyli.

1 – Suivi des Tâches

- Envoi du mail aux membres pour la Foire du Livre (Lyli)
L’annonce a été faite sur le forum et vu le nombre de réponses nous n’avons pas jugé nécessaire d’envoyer un mail qui aurait été une redite.


2 – Point Compta

- Finances du club :
• Caisse : 105,96 euros
• 19 000 euros sur le compte épargne
• 1 293,92 euros sur le compte courant
• 12 773,13 euros en fonds propres (moins les avances)

- Vérification des Comptes

Tonio, le vérificateur aux comptes attend de nous qu'on puisse lui donner toutes les factures de l'année écoulée (2016) ainsi que les extraits de compte pour vérifier que les comptes sont corrects.
Il devrait également, pouvoir valider un budget prévisionnel que le CA aurait préalablement établi. Budget prévisionnel qui répondrait à trois scénarios un pessimiste, un normal et un optimiste.
Les demandes de Tonio demandent beaucoup de travail du CA qui est constitué de bénévoles amateurs, nous pensions que c'était au vérificateur aux comptes d'établir le budget prévisionnel.

==> Une réunion pour parler du budget est prévue le Mardi 14 Février avec Brett & Tonio.

- « Nouvelles Règles de la Compta »
Ranger les factures dans l’armoire secrétariat
==> Acheter du matériel de rangement de bureau.
Noter toutes les dépenses dans le cahier de compta en cash
Récupérer les factures informatisées (Electrabel…)
Bugs veut bien donner un coup de main pour utiliser Excel.

- Chasse aux subsides
Greg voudrait que nous nous motivions pour chercher des subsides.
• Fond Roi Baudouin : il faut un salarié mais Greg pense qu’il faut tout de même aller les voir.
==> Reprendre contact

• L’education permanente (voir site de la Communauté Française) : pour « éduquer » les personnes de plus de 25/30 ans. Il faut un salarié, remplir un dossier, produire une feuille de route pour atteindre un objectif. Remplir un plan quinquennal. Le permanent est payé par l’organisme. Il y a différents niveaux de subsides. Pour 2017 il n’y a plus rien à donner.
Si la demande est faite maintenant nous n’aurons pas de subsides pas avant 2019.
On peut aussi demander des subsides ponctuels pour l’organisation d’évènements. Infos récupérées grâce à Gwetlung, merci à toi Smile
==> Se renseigner sur cet organisme

• COCOF : Nous avons reçu une invitation de la COCOF pour participer à la journée des Ludothécaires le mardi 7 mars.
==> Nous y allons : Lyli + Greg éventuellement Bugs
Le dossier pour les subsides sera envoyé bientôt mais plus tard que d’habitude car il y a des changements dans la structure même du dossier à remplir.
==> A suivre

• Mécénat d’entreprise
==> Demander à Tonio

• Nous avons demandé à Bosk s'il connaissait d'autres moyens de se faire subsidier.
==> A suivre

• Essayer de trouver d’autres sources (Jeunesse)
==> A suivre


3 – Point Travaux

- Déco de la cave
Simorg a proposé sur le forum de ranger les bouquins et jeux à différents endroits dans le club
• Jeux au second + JDR
• Magazines au premier
• JDR Cave
Lyli propose de mettre des bibliothèques Billy (Ikea), elles sont moins larges et portent tout autant. A l’intérieur on y rangerait les jeux de plateau, les magazines et les bouquins de JDR. Dans l’idéal on en achèterait 3, une dans chaque salle de jeux.
Cela ne doit pas devenir des armoires à brolls.

==> Ok pour l'achat de 3 Billy, avant la prochaine journée travaux.

Dans la cave on va mettre des rideaux contre les murs pour mettre de la couleur, isoler du froid et cacher la misère (les murs sont en mauvais état et les repeindre demande beaucoup de travail car il faut tout gratter)

==> Prendre les mesures puis acheter et faire des rideaux. On espère que les rideaux seront prêts pour la journée travaux.

La vanne thermostatique du radiateur de la cave ne fonctionne pas.
==> Voir avec Lifo car la vanne est bizarre

- Fuite d’eau dans le tuyau d’alimentation du circuit de chauffage : quand on ouvre le robinet pour remettre de la pression dans le circuit du radiateur ça pisse de l'eau.
==> Contacter Lifo pour voir ce qu’il en est.


4 – L’évènementiel

- Organisation d’un Killer
On pense que le contexte actuel n’est pas favorable à l’organisation d’un Killer surtout à l’extérieur de nos locaux.
Ou alors planifier l’organisation un jour dans un lieu bien particulier, genre Killer dans le Parc du Cinquantenaire à une date précise.

==> L’idée n’est pas mauvaise pour le lieu donné à une date donnée, mais pour l’instant pas vraiment le temps de se pencher là-dessus.

- Organisation d’une convention pour les 25 ans du club :
Un 24h au club avec 4 parties de 6 heures qui tournent entrecoupées de pauses d'1 heure. Début 17h, fin le lendemain à 20h.
Date Samedi 9 Septembre et Dimanche 10 Septembre 2017.
2 Tables chez Alpa
2 tables au premier
2 tables au grenier
1 table à la cave.
Pour la nourriture :
• Croques-monsieur
• Sandwichs salades variées
• Pains saucisses
• Soupe à l’oignon
• Prévoir du café et du thé.
• Prévoir un petit déjeuner (Evaluer le prix)

==> Ecrire une communication forum, mail et FB
==> Inviter les autres clubs de Belgique
==> Demander des lots auprès de Dédale, Angelo des Chroniques Ludiques, Case Départ et Marcus
==> Faire une affiche Greg & Mulambo
==> Contacter Cums, Christine Baele, Nicolas Ovigneur et Tanju Goban pour les inviter

- Quid du Multi MJ ?
Lifo n’est pas là mais aux dernières nouvelles, le projet avait un peu de mal à se relancer suite aux fêtes de fin d'années. Lifo est en contact avec Lyli.
==> A Suivre

- Quid du projet de Jacques Remacle ?
Aucune nouvelle, une réunion est organisée au club le vendredi 3 février 2017 pour que les membres puissent s’exprimer sur ce projet.
==> A suivre


5 – Point Secrétariat

- Mise à jour de la mailing liste
==> Toujours en cours

- Archivage bibliothèque et ludothèque des SDC
Christian, Firbolg, Sagaris et Lyli ont encodés l’intégralité des Livres de JDR et des JDP.
Shazz travaille en collaboration avec Lyli pour informatiser tout cela.
==> Il reste encore à encoder tous les magazines, cela va être fait sous peu

- Gestion du prêt
L’idéal pour la gestion du prêt actuellement est de passer par le forum, mais pour l’instant nous préférons ne pas prendre de décision définitive.
==> Post poser cette décision une fois que l’encodage sera terminé.

- Tableau d’affichage dans la grande salle du 1er étage.
On aimerait avoir un espace dédié à l'information dans la salle du 1er étage. L’idéal serait un Veleda pour pouvoir écrire dessus.
==> Se renseigner sur les différentes tailles et prix

- Sondage Financement Participatif
La version corrigée de Xtof avec les aménagements proposés par Nico2 est acceptée.
Le texte sera donc envoyé dans les prochains jours une fois que les chiffres auront été approuvés par Foulques.
==> Approuvé 2 Pour 1 Abstention 2 Contre.

- Cartes de visite autour de nos activités avec les mineurs
Les cartes de visite reçues sont très bien et nous satisfont pleinement.
Il serait sympa d’avoir des cartes de visite pour la promotion de nos activités avec les mineurs pour le BGF et les Rencontres Jeu T’Aime. Voici ce que nous voudrions qu'il figure dessus :
* Illustration plus enfantine (Style Narnia, Naheulbeuck par ex)
* Organisation de parties à la demande
* Réservées aux 12 ans et +
* Adresse mail pour contact
* Lien vers le site où tout est expliqué.
* Pas Saigneurs du Chaos mais SDC
==> Approuvé par tous.

Profiter du travail des cartes de visites pour faire un flyer dédicacé à l’accueil des mineurs que nous pourrions mettre sur le site et sur la page FB.
==> Approuvé par tous.


6 – Point Stock

- Livraison Colruyt (Débriefing)
La livraison n’aura lieu que le 2 février 2017, nous ferons donc le débriefing lors du prochain CA.
Ceci étant dit nous trouvons que le délai entre la commande et la livraison est trop long.
Lyli ne pourra pas être là pour la livraison, Bugs s’en occupe.
Un stock en magasin va être fait car la commande est trop petite par rapport à ce qu’il reste au club.


7 – Divers

- La propreté au club
Il faut faire des affiches plastifiées pour rappeler les jours de sorties des poubelles.
Lundi Blanches et Bleues
Jeudi Blanches et Jaunes
Egalement une affiche pour que les gens pensent à mettre les poubelles pleines, hors jours de sortie, dans la douche du RDC
Les illustrations trouvées pour l’instant ne conviennent pas.
==> Dessiner des illustrations

- Les Souris
Il y a plein de souris dans le fond de la douche en dessous des poubelles.
Mettre du poison dans le trou puis clouer un morceau de bois devant le trou pendant la Journée Travaux
==> Acheter du poison à souris au Colruyt

- Chaises
Il faut racheter des chaises, TDB souhaite une nouvelle chaise comme la sienne (rouge ou bordeaux) avec des accoudoirs et est prêt à payer sa chaise jusqu’à 100 euros.
==> Prospection à faire sur internet

- Alpa
Nous aimerions discuter avec Bernard.
==> Prendre contact avec Bernard

TO DO LISTE :

Prendre contact avec Bernard de chez Alpa
==> Lyli & Greg

Prospecter pour les chaises sur internet
==> Bugs & Collégiale CA

Acheter du poisson à souris chez Colruyt
==> Bugs

Illustrer la sortie des poubelles
==> Mulambo

Imprimer, plastifier & accrocher les illustrations de Mul
==> Bugs

Cartes de visites + Flyer pour promotion activités mineurs
==> Mulambo + Greg

Mise en place du Google Form puis envoi du sondage aux membres
==> Lyli + Greg

Se renseigner sur les tailles et prix pour un tableau d'affichage dans la salle du 1er.
==> Bugs

Terminer l'encodage des magasines
==> Lyli

Terminer la MAJ de la Mailing Liste
==> Lyli

Suivre projet Jacques Remacle
==> Foulques

Suivre Multi MJ
==> Lyli

Organisation d'un 24h au club
==> Lyli
==> Faire l'affiche Mulambo + Greg
==> Pub FB Mulambo
==> Lots chez Case Départ Greg

Contacter Lifo pour les soucis liés à la vanne thermostatique + Fuite d'eau
==> Greg

Rideaux dans la cave
==> Prendre les mesures Foulques
==> Achat du tissu puis confection Lyli

Acheter 3 Billys chez Ikea
==> Greg + Bugs ou Lyli

Subsides, continuer nos recherches et les étendre
==> Greg & Lyli
==> Suivi Bosk Greg
==> Invitation Cocof Greg & Lyli (peut-être Bugs)
==> Suivi Tonio Lyli

Matériel rangement de bureau
==> Lyli

Budget prévisionnel, suivi de La Réunion Tonio & Brett
==> Foulques & Lyli

Présents : Timothee17, Lyli, Mulambo, Greg, Xtof
Représentés : Foulques donne procuration à Lyli
Absents : Foulques
Invités : Bugs, Tonio, Brett

Ordre du Jour :



- Répartition des tâches
Communication - Evènementiel : Lyli secondée par Tim et Mul pour la partie graphique.
Forum - Gestion du site - Réseaux sociaux : Mulambo secondé par Xtof
Comptabilité : Xtof secondé par Greg et Lyli pour l'encodage
Secrétariat : Tim secondé par Lyli
Stock : Greg & Lyli
Travaux : Foulques secondé par Greg
La présidence est toujours assurée par Greg


- Finances du club :
• En caisse : 105,96 euros
• Compte Epargne : 19 000 euros
• Compte Courant : 1 176,62 euros
• Fonds Propres : 12 302,64 euros

- Recommandations de Tonio suite à la vérification des comptes de l’exercice 2016 :
• Demander une domiciliation chez Ethias pour le paiement des assurances.
• Repenser les différentes catégories de classement des factures dans la comptabilité
• Demander des factures par mail à Electrabel
• Dans le budget prévisionnel prévoir l’inflation de l’électricité et du gaz.
• Possibilité de réconcilier les chiffres de ce que l’on a et de ce l’on possède réellement (moins les avances des membres)
• Réussir à dissocier la provision des revenus et des charges.

- Discussion sur le budget avec Brett, Bugs & Tonio

• Par rapport aux subsides, tant qu’on a rien reçu on préfère ne pas en tenir compte, dans un budget conservateur.
==> Unanimité

• Au niveau de la croissance
==> Nous allons faire une courbe de croissance du club.
On se met d’accord sur 25% de croissance (volume & prix) sur 2 ans puis 0 sur les années futures.
     
• Au niveau des dons des membres
Pour les prêts il faut prendre un avis juridique sur le risque à prendre.
==> On table sur un chiffre de 10 000 euros. L' appel aux dons devra se faire au moment d'acheter la maison.

• Au niveau des emprunts
Le CREDAL propose des prêts à 0%. Nous devons nous renseigner sur les modalités, des prêts.
==> N’ayant pas d’informations là-dessus nous décidons de tabler sur un chiffre de 0 en attente d’informations complémentaires. (Nous allons prendre contact avec ING, le CREDAL et la CBC)

• Combien garder de fond de roulement ?
==> Nous décidons de garder un matelas de 5 000 euros pour pouvoir se rendre propriétaire de la maison le plus vite possible afin de ne pas devoir précipiter l’achat de la maison face à des travaux sur lesquels nous n’aurions aucun "pouvoir"

A l’achat de la maison les budgets à prévoir sont :
21 000 euros sur 1 an et demi + 5 000 euros de matelas. Donc 26 000 euros.

• En cas de faillite qu’est-ce qu’on fait ? Se renseigner sur l’éventuelle vente d’une maison en viager.

==> Brett va peaufiner le doc, puis en reparler avec Xtof et Foulques.

- Modalités des dons et/ou prêts
==> Nous allons nous renseigner auprès d'un notaire, au niveau des modalités et nous reviendrons vers les membres pour les leur communiquer une fois que la question légale sera éclaircie. Il est probable que la communication à ce niveau là soit faite lors de l'AG extraordinaire spéciale budget.

- Règle sur la provision
==> Nous décidons d’appliquer les règles des nouveaux statuts : si un membre est en négatif deux mois de suite, il passe en droit de table et devra donc payer son droit de table et ses consommations à la fin de ses parties mais conservera son statut de membre effectif et sa clé.  

- Déclaration d’impôt
La déclaration d’impôt n’est pas passée, il faut donc la refaire.
==> Xtof s'en charge avec l'aide de Bugs

- Assurances
Demander à Alpa qu’est-ce qu’ils ont comme assurance et si c’est possible d’avoir une copie
Brett continue ses recherches au niveau des assurances, mais concernant la RC, à priori Ethias est très bien et nous trouverons difficilement mieux.

- Subsides
• Commune d’Anderlecht
==> Refaire une demande auprès de la commune
• Suivi réunion COCOF
==> Formation en JDR via VLG pour obtenir une rémunération via les cours que nous pourrions donner. Quelle est la structure ? Des formations sur une après-midi à plus long terme ? Séminaire ?
==> Initiation au JDR (Contacter Christine Baele pour voir les dates proposées)
• Mécénat d’entreprise
==> Nous allons chercher le mail de Tonio
• Suivi subsides Bosk
==> Reprendre contact


- Relève des compteurs d’eau + envoi à Hydrobru
==> On a retrouvé la facture nous avons payé Hydrobru en décembre 2016

- Entretien de la chaudière
==> Il faut enlever le ballon et créer une cheminée extérieure pour obtenir l’homologation de la chaudière, prochaine journée travaux?

- Prochaine journée « travaux » ?
==> A priori en mai, nous allons trouver une date qui sera communiquée aux membres au plus vite.


- Débrief de la nocturne de la Foire du Livre
==> Promotion du club OK / promotion du JDR NOK. Emplacement près de la sortie et dans la zone nourriture pas terrible. Nous pensons avoir notre place auprès des éditeurs. Excellent contact avec Tanju Goban (l'orga) et les autres clubs. Nous avons communiqué notre retour à Tanju en expliquant que nous étions prêts à revenir l'année prochaine. A suivre donc.

- Prévoir la MIA l’année prochaine
==> OK pour tout le monde

- 25h de JDR pour les 25 ans de l’ASBL
==> Affiche pour recrutement des MJS OK

- Communiquer avec dédale (Dépôt de cartes de visite…)
==> Dépôt de cartes de visite du club + Comm autour des 25 ans du club.

- Dresser une liste des jeux proposés par les MJs du club
==> Nous suivons la discussion sur le forum et allons réfléchir à comment mettre en place tout cela.

- Etude sur la créativité Charlotte Martial
==> Des rôlistes à la lecture du questionnaire "pourraient" se sentir insultés. Nous allons la contacter pour connaitre ses buts et avoir de gros éclaircissements.

- Rencontre Margot Meurisse
Jeudi soir Foulques, Greg et Lyli seront interviewés par Margot, ainsi que Quentin et Steve.

- ALE
Surveiller l’évolution des titres services en recommander quand il n’y en a quasi plus.
3 Chèques toutes les semaines, à remplir et à mettre dans une enveloppe dans l’armoire vestiaire.
Les tickets de l’ALE sont épinglés sur le vestiaire, Greg doit être prévenu pour faire virer l’argent sur son compte.
Sur l’enveloppe noter AYCE (c’est son nom) le numéro de tél c’est celui de Fatma qui est sa fille.


- Mailing Liste
==> La mailing liste a été mise à jour mais seulement pour les membres adhérents et les membres effectifs.

- Archivage Magasines ?
==> Nous allons réfléchir à la meilleure façon de les archiver.

- Amélioration de la communication (Ateliers Gesmas)
==> Miguel propose au CA de travailler sur la manière de communiquer les décisions importantes, les suivis de projet...du CA vers les membres. Le CA est d'accord pour travailler avec Miguel là-dessus, nous allons donc le contacter pour trouver des dates.

- Rangement de la mail box
==> Il n'est pas question d'effacer des mails, mais de créer des catégories, afin de faciliter la recherche.

- Relecture des statuts par l’atelier relecture
==> Suite à l'AG, le PV est à rédiger, mais les statuts votés en Ag seront préalablement soumis à l'équipe relecture pour corriger les coquilles...sans changer le sens des amendements votés lors de l'AG.

- Poster les ODJ du CA sur le forum orange à l’avance quitte à le compléter au fur et à mesure.
==> Afin que les membres sachent quels sont les points qui seront abordés lors des CA, nous allons publier anticipativement les ODJ, cela permettra aux membres de nous contacter si ils ont des choses à dire sur tel ou tel point, et/ou de venir à nos réunions.

- Local à l’extérieur pour nos AG
==> Nos locaux commencent à montrer leurs limites lorsqu'il y a des AG. Nous allons réfléchir à la possibilité de déplacer les AG ailleurs. Pour l'instant nous avons eu deux propositions, que nous allons étudier et discuter.

- Clé de la boîte aux lettres
==> Faire faire 5 doubles de la clé de la boite aux lettres.


- Suivi du travail de Shazz
==> Nous aimerions inviter Shazz au prochain CA afin de discuter avec lui de l'évolution du "nouveau site"

- Ajout d’un modérateur sur le forum
==> Le choix des modérateurs ne se fera plus à l'unanimité mais à la majorité (3 Abstentions, 1 Contre, 2 Pour)
==> La modération se passe très bien, et il n'y a pas de réel besoin de remplacer Xtof. Cependant le CA juge pertinent d'avoir trois modérateurs pour représenter un panel plus important des membres.
==> Simorg est élu pour compléter l'équipe modération (4 Pour, 1 Contre, 1 Abstention)


- Fusion des stocks avec Alpa
==> Nous avons proposé à Alpa de fusionner nos stocks. Les SDC ferait le stock pour les 2 ASBL et il n'y aurait plus de distinction entre les frigos. Nous allons discuter des conditions avec Alpa ce mercredi lors de leur CA.

Présents : Greg, Mulambo, Foulques, Timothee, Lyli & Xtof

         

En Caisse : 105,96 euros
Compte Courant : 2 236,79 euros
Compte Epargne : 19 000 euros
Fonds Propres : 14 252,35 euros

- Assurances
* RC : actuellement la RC assure 100 personnes, nous sommes 93 membres (adhérents & effectifs. La question est donc de savoir à quel chiffre on passe la RC sachant que le montant va augmenter en fonction.
==> Faire une simulation sur 120, 150 et 200 personnes c’est urgent
* Nous allons également nous renseigner auprès d’un autre assureur pour une simulation par rapport à nos droits de table.
* Nous pourrions fusionner les assurances entre Alpa et les SDC et proposer à Alpa que dans le bail les SDC assurent au niveau RC et incendie la totalité des locaux et des personnes (SDC + Alpa)
* Incendie : L’assurance actuelle nous reprend en tant que locataire partiel, si on passe en locataire plein on devra payer 25% en plus (environ 70 euros)
==> On passe en locataire plein pour l’assurance incendie OK à l’unanimité

- Renseignements CREDAL, ING.
* Au Credal, on peut emprunter de l’argent jusqu’à 200 000 euros sous garanties. Notre maximum à l’emprunt est de 25 000 euros, là il n’y a pas besoin de garanties.
Les taux d’intérêt sont entre 3 et 3,5%
Deux hypothèses approximatives :  
• 5 000 euros sur 5 ans
• 15 000 euros sur 20 ans
Les mensualités pour le remboursement seraient de 200 euros, c’est une approximation.
Le prêt est donc envisageable
Il faut compter 3 mois maximum entre la demande et l’arrivée de l’argent.
==> Nous allons demander une simulation ferme

* Par rapport aux autres banques : le fait qu’au Credal ils ne demandent pas de garantie, aucune banque ne nous offrira la même chose. Nous décidons d’attendre la simulation du Credal pour aller voir les autres banques.

- RDV Notaire ?
• A priori il n’y aura pas possibilité pour les SDC d’hypothéquer la maison après le don, pour protéger le donateur et faire en sorte qu’il reçoive son loyer.
• Pour les modalités des dons il n’y a pas de soucis, un simple papier qui explique le don entre telle personne et l’ASBL. Il serait bien d’obtenir l’agrément pour la déduction fiscale mais il faut être subsidié pour le demander et d’après le notaire le nom de l’ASBL risque d’être un frein.
• Pour les modalités des prêts, il faut un papier à entête, et préciser quand à lieu le remboursement, comment il est fait. S’il y a un taux d’intérêt ou pas, si taux d’intérêt est-il soumis à l’indexation. Y - a- t-il des pénalités et si oui quelles sont-elles.

- Déclaration d’impôt ?
Postposer au prochain CA

- Réécriture message provision négatif
Revoir le texte par rapport aux nouveaux statuts

- Subsides
• ASBL Et encore
Le site internet de l’ASBL n’a pas été renouvelé nous n’avons donc pas leurs coordonnées.
==> Nous décidons de ne pas creuser plus avant. Unanimité

• Commune Anderlecht
Peaufiner la demande de subsides auprès de la commune d’Anderlecht. Cette demande de subsides pourrait se faire via un dossier de presse avec des images pour expliquer nos activités…
Expliquer l’état de la maison et qu’on accumule l’argent pour faire face à de lourds travaux…
==> Dossier de presse à développer.

• ONA
Postposer lorsque le dossier de presse sera prêt.

- Acheter des mini chaînes bluetooth
==>Pour l’instant nous préférons économiser.

- ALE
Xtof va reprendre l’ALE à voir avec Lyli

- Keytrade
Toujours aucune réponse par rapport aux demandes pour obtenir la procuration sur le compte, une carte et une calculatrice.
==> Reprendre contact avec eux pour savoir ce qu’il en est et insister

       

- Prochaine journée « travaux » Le 20 Mai
==> Pub FB
Postes Haute priorité
• Occlusion porte de la grande salle du premier
• Voyage déchetterie avant 16h
• Etagères Ikea à installer
• Etagères cave sous ventilation + dans la porte murée.
• Joints et placo dans la cave
• Coller & agrafer l’isolation en haut

Postes priorité moyenne
• Peinture murs du premier étage prévoir des bâches. Apporter les ponceuses
• Préparer les espaces pour les portes coupe-feu

Priorité basse
• Chauffage au deuxième et dans la cave
• Encadrement porte Alpa (fine couche de plexi) Foulques va donner un croquis à proposer à Alpa.

==> Pour la journée travaux on prévoit 235 euros de matériel. OK à l’unanimité

- Ouvre porte
• Se renseigner sur le fait de mettre des sonnettes à tous les étages
• Se renseigner et faire faire des devis pour changer le bloc serrure de la porte pour qu’elles s’ouvrent via un parlophone + ouverture à distance aux étages.
• Mettre une porte avec une poignée extérieure et laisser ouvert de cette façon n’importe qui peut rentrer jusqu’à ce que la porte soit fermée à clef
==> 5 Contre 1 Abstention

- Casiers à disposition des membres du club
• Mettre en place des casiers qui se ferment avec des cadenas (environ 500 euros pour 10)
==> L'idée est séduisante et le CA approuve, mais cela va dépendre du pris 500 euros c'est trop. Le CA va donc se renseigner pour voir si on peut en trouver des pas chers voir gratuits.

         

- Initiation JDR COCOF
La COCOF nous a contacté pour que nous proposions aux ludothécaires une initiation au JDR dans nos locaux. Il y a 17 personnes intéressées. Le CA a contacté 4 MJS pour assurer les initiations qui se feront :
* le mardi 23 mai de 14 à 17h avec 8 participants (Saymu et Pitche)
* le mardi 30 mai à partir de 20h (Julian et Kamiseito)
Un grand merci aux 4 MJS !

- Formation JDR via VLG, Greg
==> Postposer au prochain CA

- Cartes de visites pour mineurs + landing page dédiée aux mineurs
Le proto de Mul’ est parfait. Remplacer l’adresse mail par un lien vers la landing page, une fois qu'elle sera créée.
==> OK à l’unanimité
Mul’ va se renseigner sur un devis du print de 50 cartes de visites et en fonction on verra combien en imprimer.
Faire une affiche qu’on peut balancer sur internet

- 25h pour 25 ans
Le projet : Envoyer un googleform avec les différentes propositions de créneaux possibles
• Pub pour recruter MJ forum clubs Belgique
• Pub FB
• Création d’un évènement FB
• Relancer le sujet sur le forum
• Voir avec Bernard pour le HamburCoeur

- Animation JDR aux Halles Saint-Géry
Nicolas Ovigneur nous a contacté afin que les SDC animent des soirées de 18h à 22h aux Halles Saint-Géry. Il faudrait 4 ou 5 animateurs pour les modules d’initiation et 1 ou 2 MJS pour animer des séances courtes.
Le club serait rémunéré pour ce service.
Nous continuerons de défrayer les animateurs comme ce qui est fait jusqu’à présent.
==> 4 pour, 1 Contre, 1 Abstention
Les animateurs seront choisis par le CA
==> Unanimité
Il y a une réunion d’information le Mardi 18 Avril aux Halles Saint-Géry à 14h, Lyli y va, à suivre donc.

       

- Archivage magasines
Il s’agit de trouver une solution pour archiver tous les magazines que nous avons au club. Ragnar a proposé son aide, merci à lui.

- Bail Alpa
Le bail d’alpa n’est plus correct par rapport aux pièces louées et au loyer qu’ils nous donnent, il faut donc rédiger un nouveau bail en accord avec la réalité, nous allons en discuter avec Alpa.

- Rangement de la mail box
Travail terminé

- Rangement du Drive
Faire du classement et jeter ce qui n’est plus utile.

- Classeur des procédures
Il s’agit ici, de rédiger un document dans lequel chaque administrateur explique les procédures liées à son « job » afin que ce soit plus facile pour les suivants mais également au cas où l’administrateur s’absente et que son « job » doive être assumé par quelqu’un d’autre.
==> 1 Contre, 4 Pour, 1 Abstention

- Correction des statuts
Les statuts ont été soumis à l’équipe relecture, nous devons reprendre leurs remarques afin de proposer une version définitive. Le CA s'en charge rapidement.

       

- Shazz devrait venir au prochain CA, nous décidons donc d'attendre le prochain CA pour discuter avec lui.
Au jour d'aujourd'hui le travail avance bien et les propositions de Shazz sont vraiment sympa. Le CA suit son travail.

       

- Livraison via grossiste
Le stock devient difficilement gérable, nous devons d’office être deux pour le faire, et ce tous les 10/15 jours. Nous en sommes à +/- 700 euros. Une première recherche nous a permis de nous rendre compte que les grossistes étaient vraiment plus chers que le Colruyt, et les offres ne sont pas à la hauteur par rapport aux produits qu’on achète déjà chez Colruyt.
On va continuer les recherches mais les offres proposées jusqu’ici ne sont pas envisageables
==> Unanimité.

- Stock SDC Cuisine
* Mettre un bar SDC dans la cuisine
==> Unanimité
* Mettre un frigo/surgelo et un présentoir à bouffe SDC dans la cuisine
==> Unanimité
* Mettre un maximum du stock SDC dans la cuisine sans gêner Alpa
==> Unanimité
Discuter avec Alpa de l’agencement de la cuisine
Se renseigner sur l'achat d'une cuisinière 6 Becs avec four pour 100 euros max
==> Unanimité

       

- Caution pour les clés
Faire payer une caution pour les clés à partir de demain pour ceux qui demandent une clef.
==> 2 Contre, 2 Pour, 1 Abstention
On rediscute de cette proposition le jour où nous changerons la serrure.
==> Unanimité.

Le prochain CA aura lieu le lundi 22 Mai à 19h et ceux qui le souhaitent peuvent se joindre à nous avec plaisir

Présent.e.s : Greg, Timothee17
Excusé.e.s : Xtof
Invité.e.s : Lifo, Mulambo, Jeudimaster, Firbolg, Nutt, Cinel, Draikara

1 Comptabilité
En Caisse : 12,69€
Compte Courant : 1246,14€
Compte Epargne : 22000€
Fonds Propres : 15800€ (estimation)

1.1 Subsides CUMS
Dossier envoyé. Il y a eu une réponse de CUMS.
L’année passée nous n’avons pas reçu de subsides car nous avions trop d’argent.
Il faudrait faire un budget prévisionnel pour assurer que des grosses dépenses vont arriver.

Demande de la part de Cums : Chiffres annualisés (présentation comptable) avec un calcul prévisionnel des dépenses et recettes sur toute l’année.

Organisation d’un CA extraordinaire « réunion du budget » avec toutes les personnes étant impliquées dans le projet.

1.2 Subsides Ludothèques COCOF
Nutt a terminé la composition du dossier (avec l’aide de Foulques et d’Xtof) et envoie les documents mercredi 5 juillet.

1.3 Proposition d'Alpa pour la fusion des stocks et modification de la fiche de consommation pour pouvoir vendre des softs à moins d'1€
Le CA a rentré une demande auprès d’ALPA pour fusionner les stocks. Ils étaient mitigés concernant le partage des bénéfices du bar.
Ils souhaitent désormais revenir sur leur position mais veulent vendre l’eau et le café à 50 centimes.

Le manque à gagner se situe au niveau de l’eau. Notre marge est très variable d’un produit à l’autre. L’eau et le café sont des denrées permettant une grosse marge bénéficiaire et de ce fait, cela rend possible la vente à bas prix de certains produits.
Nous n’avons pas d’estimations ou de chiffres précis concernant la consommation d’ALPA.

L’idée est de fusionner les deux bars en donnant le contrôle in/out aux Saigneurs.
ALPA propose de nous donner 55% des recettes pour tous les produits confondus.
Cela pose un problème car certaines denrées (par exemple l’Ice Tea) seraient vendues à perte à ALPA.

Concernant la demande de fusion des deux stocks : Le CA (Greg) va relancer une proposition à 65% des recettes.
Concernant la demande pour l’eau et le café à 60 centimes.
L’eau : 2 votes non
Le café : 2 votes pour
1.4 Petits achats pour la maison (chaine bluetooth / ventilateurs / cadres et décorations diverses)
Les ventilateurs sont en fin de vie, il faudrait les remplacer.
Acheter 4 ventilateurs : 2 votes pour

Faut-il une chaîne chez ALPA ? Tous les gens présents semblent unanimes pour dire que non.
Budget par chaînes : 100€
Acheter 2 chaînes (cave et petite salle au grenier) : 2 votes pour

La machine à café actuelle rend l’âme. L’idée est d’acheter une nouvelle machine et d’en placer une des deux au premier.
Acheter une machine à café SENSEO : 2 votes pour
Nutt propose de donner des tasses à café au club. Accepté.

Idée des salles à thème et donc avec une déco particulière pour chaque salle : Pas prioritaire. Repousser l’idée pour après l’achat de la maison.

Plateau pour micro-ondes : Acheter un plateau à 40€ pour les pizzas : 2 votes pour

1.4 Réarranger nos comptes pour répondre aux demandes de Cums
Sera traité au prochain CA dédié à cette question

1.5 Passage de l'ALE deux fois par semaine et clarifier la situation actuelle (fait-elle 3h ou 4h par semaine ?)
On ne sait pas. La femme de ménage est censée tenir une fiche de présence à jour et elle ne le fait pas.
Greg doit la voir mercredi 5 juillet à 10h pour lui demander combien d’heure elle totalise.

Le débat sur l’augmentation de fréquence de nettoyage (qui suppose 70€ de frais en plus par mois) est postposé à l’année prochaine.

1.6 Soft non sucrés
Il y a eu une demande sur le forum pour que le club propose autre chose que des snacks gras et sucrés.
Lifo a réalisé une petite étude de marché et propose :

Un paquet de 3 galettes de riz au chocolat : Catégorie grand snack
Une boite de Cocktail de fruits : Nouvelle catégorie
Compote : Nouvelle catégorie
Pasta snack (bolognaise) et Rice snack (indian curry) : Catégorie Pizza
Uncle bens riz précuit : Catégorie pizza

Il faudrait créer une catégorie de prix supplémentaire pour la compote et le cocktail de fruits : Proposer cette catégorie à 1€20

Vote du CA pour le tout : 2 votes pour tester pendant 3 mois.

2 Secrétariat
2.1 Recherche archives anciens Membres à droit de table
Sophie a demandé à Timothée de retrouver le pseudonyme d’une amie qui est venue il y a quelques temps.
Greg va expliquer à Timothée comment utiliser le listing de membres pour trouver la bonne information.

2.2 Préparation de l'Assemblée Générale pour le point Achat de la Maison (Finalisation du Budget prévisionnel)
Prochain CA uniquement dédié à cette question et aux subsides de Cums.

3 Communication
3.1 Communication avec les autres Club de jeu de rôle pour les 25 ans
Audrey a demandé de savoir qui serait la personne qui s'occuperait de communiquer et de prendre contact avec les autres Club pour l'organisation des 25 ans.
Que faisons-nous ?

Étant donné que les membres du CA ne sont plus que 3, Draikara propose de s’en charger.

Accepté à l’unanimité par le CA.

3.2 Problème concernant l'extinction du congélateur le 12 Juin 2017
Lors de sa partie du 13 Juin, Kosta a demandé à Timothée de lui parler concernant un problème concernant le congélateur du grenier, quelqu'un l'aurait éteint. Timothée tient également à préciser que la personne responsable de la fiche de consommation (en l’occurrence Didier) demande que l’on ne lui facture pas la perte.
Nous devrons envoyer un mail à tout les participants concernant ce problème.
Nous devons prendre une décision sur ce que nous ferons concernant la perte.

Le problème est réglé. Suite à une intervention logistique de Greg, lorsque l’on éteindra la multiprise en haut, le frigo ne s’arrêtera plus.
Les pertes ne seront pas facturées : Accepté à l’unanimité par le CA.

3.3 Convocation de Simorg et Mulambo
3.3.1 Simorg
Simorg ne s’est pas présenté.
En sa qualité de membre du CA, Greg demande que Simorg perde son statut de modérateur suite aux différents posts assimilés à des attaques personnelles qui ont été publiés par ce membre sur le forum orange. Selon le CA, les modérateurs lorsqu’ils s’expriment doivent faire preuve d’une certaine retenue.

Firbolg se demande si l’attaque n’avait pas visé un membre du CA, est-ce que ce débat aurait lieu.
Greg répond qu’il s’agit d’une question de contexte. Le CA actuel a du faire face a beaucoup de pression et une charte et une équipe de modérateurs ont été mis en place pour garantir la sérénité des débats et la bonne ambiance. De plus, aucun modérateur n’a jamais fait preuve d’autant de véhémence à l’encontre d’un membre, fusse-t-il du CA.

À l’époque où Simorg a été nommé modérateur, Greg et Lyli ont jugé bon de lui donner cette charge pour lui permettre d’avoir une place prépondérante dans la vie du club et pour qu’il fasse lui-même preuve d’une certaine retenue dans ses propos.
À l’époque, Mulambo avait jugé inutile qu’il y ait un modérateur de plus (c’était également l’avis du reste de la team modération).

Mulambo propose de lancer un avertissement à Simorg.
Greg n’est pas d’accord car il estime avoir été attaqué personnellement.
Firbolg insiste sur le fait que cette situation peut être considérée comme une prise de position partisane de la part de Greg.
Firblog dit également à Greg que cette décision va avoir une répercussion négative sur tout le club et rappelle qu’il faut rester pragmatique et ne pas entrer dans l’émotionnel.
Il propose de donner une sanction temporaire de 3 mois à Simorg (une sorte de période de probation).
Greg dit qu’au CA précédent, il avait déjà demandé la destitution de Simorg et à l’époque, suite à un long débat constructif, le CA à l’unanimité a pris la décision d’inviter Simorg à s’exprimer sur la question ce 3 juillet. Il rappelle également que le CA en est à bout de toute la pression qui est exercée actuellement.

L’idée générale dégagée est que lorsque l’on est membre du CA ou modérateur, on doit faire preuve de retenue.

Après avoir entendu l’avis des modérateurs et de Firblog, le CA passe au vote afin de savoir si Simorg est temporairement démis de ses fonctions : Le CA vote non à 1,5 voix contre une.

Le CA vote la destitution définitive de Simorg dans son rôle de modérateur : Le CA vote oui à 1,5 voix contre une.

3.3.2 Mulambo
Greg reproche à Mulambo d’avoir créé un forum alternatif sans prévenir le CA, ce forum ressemblant très fortement au forum principal. Le forum « Le Peuple du Forum » reprend le même thème graphique.
Greg rappelle que la création de ce forum a été la goutte d’eau qui a mené à la démission de Foulques.

Mulambo confirme que la ressemblance est voulue parce que c’est amusant et parce que le forum « Le Peuple du Chaos » est la continuité du forum officiel. Il s’agit d’un espace de discussion libre entre membres effectifs.

Greg précise qu’en tant que membre du CA, il n’est pas intéressant pour lui de savoir ce qui se dit sur un forum privé. Il trouve dangereux qu’un espace de discussion soit détaché du forum et puisse mener à une marginalisation d’un groupe au sein du club.
Il ajoute également que Mulambo a outrepassé ses droits de membre en allant contre une décision du CA en ouvrant une sorte de table des membres effectifs « bis » alors que le CA avait voté sa fermeture.

Lifo ne comprend pas la démarche de Greg car ce forum est créé pour discuter de sujets que le CA ne veut plus voir (à cause de la pression qu’il dénonce).

Draikara dit que le forum « Le Peuple du Chaos » a été créé sans l’avis des autres membres effectifs. Les membres qui sont sur le forum actuel ont été mis sur le fait accompli et ne pas se trouver sur le forum « Le Peuple du Chaos », c’est s’exclure soi-même des débats et donc être lésé.

Mulambo est d’accord avec le fait que le lancement du « Peuple du Chaos » n’a pas été fait dans les règles et dit que la charte graphique du forum l’appartient parce que c’est lui qui l’a fait.

Greg répond que la charte graphique est un travail collectif et n’appartient à personne à part au club.

Firbolg demande de vérifier l’aspect légal. Il dit également qu’actuellement, il y a beaucoup de situations clivantes de par la formidable progression du club (due essentiellement au travail du CA actuel). Les sujets « qui fâchent » se multipliant, il n’est pas toujours facile pour un CA bénévole de lire tout cela.
Il part du principe qu’il est impossible d’empêcher les gens de dialoguer de ce genre de sujets. Leur donner un espace de discussion tel que « Le Peuple du Chaos » a donc du sens, il rappelle toutefois que la manière dont cela a été fait est très négative. Il dit que si ce forum permet de filtrer les messages négatifs et d’apporter des propositions constructives au CA, c’est une bonne chose.
Firbolg propose au CA de valider ce forum comme un espace de discussion officiel. Il précise également que la plainte du CA a été accompagnée d’un extrait des statuts concernant l’exclusion des membres ce qui peut être vécu comme une autre attaque.
Le CA exprime le souhait de se prononcer sur ce point ultérieurement.

Draikara, Firbolg et Nutt souhaitent aller vers un apaisement de la situation.

Greg estime que l’attitude de Mulambo est hostile envers lui et ne souhaite plus qu’il ait un rôle prépondérant dans la vie du club car il n’a plus confiance en lui.

Firbolg rappelle que le CA a été élu par les membres effectifs. Si ces membres sont déçus quelques mois plus tard par le CA, quelle légitimité ont-ils pour contester un vote majoritaire ?
Il dit ensuite qu’il faut distinguer les critiques constructives et les critiques malveillantes. Il a déjà été dit que la création du forum « Le Peuple du Chaos » a pu être vécue comme malveillante mais que ce forum semble être constructif.

Mulambo demande que la hache de guerre soit enterrée et que les rapports entre Greg et lui se limitent à du travail.
Cinel, Nutt et Firbolg demandent si le CA a quelque chose à reprocher à Mulambo concernant son travail en tant qu’administrateur du forum. La réponse est non.

Nutt comprend la position de Greg qui affirme que travailler avec quelqu’un en qui l’on n’a pas confiance est très compliqué mais demande de se rappeler que tout le monde (Greg y compris) a salué le travail de Mulambo dans son rôle d’administrateur.

Firbolg insiste sur le fait que l’éviction de Mulambo va avoir de très grosses conséquences.

Nutt demande officiellement au CA de postposer la décision concernant Mulambo.

La décision du CA :

Timothée demande que la décision soit postposée.
Greg demande à Mulambo s’il est prêt à attendre la décision.
Mulambo demande une concertation rapide du CA et demande à avoir une réelle discussion avec ses trois membres.

Le CA est d’accord pour postposer la décision à l’unanimité.

4 Travaux
4.1 Organisation de la prochaine Journée Travaux
Foulques ne sera pas présent à la prochaine journée travaux du 19/08/17.
Il a cependant proposé de terminer la cloison entre les deux salles ALPA avant cette journée. Greg va l’aider et se chargera de l’organisation de la journée travaux en collaboration avec Lifo.
En vrac lors de cette journée : Rafraichissement de la peinture du bâtiment, installation du chauffage dans le grenier arrière, ourlet des tentures (Greg va apporter sa machine à coudre), refaire les plaques de palco sur le mur, faire une charpente dans le grenier afin de travailler l’isolation dans la salle arrière.

Il faut s’occuper de la question des souris et des rats.
Lors de la journée travaux, on bouchera également un trou dans la salle de bain par lequel les rongeurs passent faire leurs emplettes dans la maison.

5 Évènementiel
5.1 BGF 2017
Débriefing réunion du samedi 10 Juin
Demande à ce que l'eau soit gratuite pour les participants aux bénévoles (petite bouteille, 50cl)
Qu'en pense le CA ?
Accordé, le CA va acheter des bouteilles de 2L pour l’événement.

Draikara propose de se renseigner auprès sa mère qui travaille dans l’organisation d’événements pour que le club puisse disposer de badges nominatifs pour le BGF.
Le CA est d’accord à l’unanimité pour que Draikara fasse une petite étude de marché pour que l’on ait des badges à porter à l’événement.

5.2 T-Shirt SDC
Le groupe s'occupant de l'organisation du BGF 2017 (Bugs, Pitche et Timothée) pense qu'il serait plus marquant que tous les bénévoles puissent avoir des t-shirt du club.
Les t-shirt (classiques) seront prêtés et non donnés, toutefois ceux qui souhaitent les garder pourront les acheter, comme habituellement.
Le CA est d'accord ?
Greg propose de disposer d’une réserve de 20 t-shirts « à prêter » qui ne sera pas vendue (coût : 240€).

Après débat, le CA vote à l’unanimité contre mais rappelle aux membres qui s’investissent dans les événements que des t-shirt existent.

5.3 Portes de Salem
Pitche a demandé à Timothée si lors de l'évènement du BGF, les SDC pourrait s'occuper de la communication des Portes de Salem, qui eux s'occuperaient de faire jouer des parties en fonction de leurs MJ.
Timothée souhaiterait aborder ce point à titre informatif et voir ce qu'en pensent les autres administrateurs.

Le CA est pour à l’unanimité

5.4 DoucheFlux
Nico nous a parlé de son association « DoucheFlux » et souhaiterait proposer de faire jouer le jeu de société développé par cette association à une table des SDC lors de l'événement. L'année passée, il n'y aurait pas eu beaucoup de monde à sa table et ce jeu veut sensibiliser les gens sur la thématique des sans-domiciles-fixes, lui donner un peu plus de visibilité serait donc une bonne chose.
En contrepartie, il propose que nos AG se déroulent dans un local appartenant à « DoucheFlux ». Ce local mesure 200m2.
Que décide le CA ?

Le CA vote oui à l’unanimité dans la mesure où il serait possible de faire jouer ce jeu dans notre zone. Bugs a dit sur le forum qu’il allait se renseigner, le CA attend sa réponse.

5.5 Organisation du BGF avec les autres clubs
En plus des 25h, Draikara propose également de prendre contact avec les autres clubs pour l’organisation conjointe du BGF et ainsi faire d’une pierre deux coups.

5.6 25 ans du Club
5.6.1 Proposition du Sénat de participer à l'organisation
TDB a proposé de donner un coup de main pour l’organisation du BGF.
Greg n’est pas contre l’idée mais lui demande de préciser l’aide qu’il peut/veut apporter.
Timothée demande à TDB de préciser qui fait partie du sénat et est ravis de l’aide que les membres piliers et fondateurs peuvent apporter.
Timothée va voir TDB vendredi 7 juillet 2017 afin d’avoir plus de précisions.

5.6.2 Intendance
Il faut organiser l'intendance, qui serait responsable ?
Pour le moment, Timothée et Greg se portent responsables mais acceptent volontiers toute aide de la part des membres.

Faisons-nous appel a des volontaires ?
Oui

Jetons : Comment allons nous faire pour les petits et les grands snacks ?
Proposition de Greg : Tout arrondir à un euro
Proposition de Draikara : Deux petits snacks à un euro et un grand snack à un euro.
Proposition de Cinel : Garder le système actuel
La proposition de Cinel est impossible car le CA a voté l’utilisation de jetons.

Le CA souhaite postposer la décision lorsque l’événement sera plus proche.

Que ferons nous comme restauration et combien cela coutera-t-il ?
Plusieurs idées sont dégagées : un Barbecue, des Gaufres, des Crocs Monsieur, Poulet Curry, Spaghettis.

Lily s'est proposée de participer à l'intendance, elle souhaiterait avoir l'avis du CA.
Le CA accepte à l’unanimité toute participation à l’intendance de la part de Lyli.

5.6.3 Mineurs
Que faisons-nous pour garantir l’ouverture des candidatures des mineurs aux tables lors des 25 ans ?
Gesmas s’occupe de collecter les infos auprès des maîtres de jeu et finalise le tout pour relancer la communication.

Lifo demande si l’événement ne doit pas être entièrement non fumeur.
Greg garantit que les salles fumeurs seront exclusivement réservées à un public fumeur et majeur.
Firbolg demande comment le CA s’assure que les mineurs auront effectivement accès aux parties et ne vont pas passer à la trappe lors de l’attribution des parties.
Le système d’inscriptions sur les priorités permet d’assurer un garde fou à ce niveau.

6 Divers
6.1 Elections
Réflexion sur une méthode d'élections du CA par listes.
Le CA souhaite postposer ce sujet.

6.2 Casiers
Nutt souhaiterait avoir une clé pour son casier.
Le CA va s’entretenir avec Foulques et reviendra vers Nutt.

6.3 La composition du CA
Firbolg souhaite savoir si la fin du mandat du CA sera envisageable à trois.
Timothée dit que le CA a reçu pas mal d’aide de la part de plusieurs membres et il se sent soulagé car cela montre un réel attrait de la part des membres pour le travail du CA.
Selon lui, le CA n’a jamais refusé l’aide des membres et déclare que toute aide est la bienvenue.
Greg aimerait ajouter que le CA est sur le fil du rasoir au niveau émotionnel et pense que si c’est trop dur pour l’équipe, le CA demandera d’avoir un renforcement.
Il souhaite avancer l’AG d’octobre. La date de cette AG dépendra de l’avancement du prochain CA concernant l’achat de la maison.
Les chiffres doivent être cardés et cela sera discuté au prochain CA, une date pour l’AG sera alors fixée. L’AG peut éventuellement être organisée avant les 25 ans du club (ou pas, tout dépendra de l’issue du prochain CA).
Il l’assure encore, le dossier de l’achat de la maison sera finalisé avant la fin du mandat du CA actuel.

Propos recueillis par Nutt, pour le CA.

Conformément à la décision du précédant CA, voir pv ci dessus point 3.3.2

Le CA a voté la destitution de Mulambo de son rôle d'administrateur du Forum, à fin de récupérer cette responsabilité. ( à 2 Pour & 1 Abstenions)

Présent.e.s : Greg, Timothee17, Xtof
Invité.e.s : Alby, Nutt, Garlick

1 CA du 03/07
Étant donné que des membres ont mis le doigt sur un problème concernant la validité des votes effectués lors du CA précédent. Greg propose d’entériner toutes les décisions prises lors du CA précédent.
Le CA entérine toutes les décisions du 03/07 à l’unanimité.

2 Maison
Le point maison est reporté à un moment opportun.

3 Subsides
3.1 Commune d’Anderlecht
Nous avons reçu un mail de M. Cums.
Il est positif par rapport à notre demande mais nous demande un tableau comptable annualisé.
Xtof propose de faire suivre le document préparé par Bugs.
Le club doit présenter un bilan déficitaire car notre association est trop saine financièrement pour demander des subsides.
Nous devons donc présenter dans le tableau comptable une catégorie faisant état des frais travaux à venir et justifier un amortissement sur plusieurs années.
Timothée propose de demander à Brett le tableau qu’il avait produit pour la prévision des travaux sur plusieurs années.

3.2 COCOF
La personne de la COCOF a rappelé et il semblerait que le document ait été mal complété.
Elle a accepté de revenir sur les différents points et a demandé des photos du registre d’emprunt des livres et des jeux.
Le CA propose de rester honnête avec cette personne et d’admettre volontiers que le club est entrain d’informatiser ce système mais qu’il ne dispose pas actuellement d’un listing des entrées et sorties des livres et jeux empruntés par les membres car le club fait confiance aux gens.
Elle demande également une liste de prévisions des dépenses pour les subsides que l’on sollicite
Xtof s’en charge.

4 Divers
4.1 Proposition de Lyli pour l’intendance lors des 25 ans
Le CA estime que le fait que Lyli impose un deadline aussi court pour donner une réponse quant à sa proposition est une mauvaise chose. Cependant, après lecture de sa proposition, le CA estime que de nombreux points proposés sont très intéressants et mériteraient d’être intégrés pour cet événement. En substance, le CA statuera lorsqu’il sera prêt des différents points proposés dans cette liste.

4.2 Organisation de l’AG demandée par les membres effectifs
Le CA a bien reçu la demande d’AG anticipative et valide le point amené par l’email de Brett à savoir « retrouver un CA complet, motivé et capable de relever les défis du club » et « invalider la décision concernant la destitution de Mulambo dans son rôle d’administrateur du forum ».

Ordre du jour :
• Acceptation/démission des membres effectifs
• Décharge aux administrateurs ayant signalé leur démission.
• Renforcement du CA par élection des membres effectifs ayant déposé leur candidature par email.
• Invalidation de la décision du CA concernant la révocation de l’administrateur du forum.

Le CA va envoyer les invitations ce soir pour une AG qui se tiendra le 20 août.
Le CA rappelle que les candidatures pour être membre effectif et pour être administrateur doivent être envoyées le 5 août au plus tard.

4.3 Élection du CA lors de l’AG
Greg propose de modifier le mode d’élection des administrateurs devrait évoluer par un dépôt de liste avec des membres, un projet et un.e président.e définis à l’avance. Ceci afin de ne pas forcer des gens incompatibles à travailler ensemble.
Xtof ne trouve pas que cela soit une bonne idée uniquement parce qu’il a peur que de trop grandes personnalités effacent des candidatures isolées qui auraient tout de même la chance d’aboutir.
Nutt pense que le système de liste apporte plus de problème que de solutions.
Alby souligne que ce système ne prévoit pas le fait de pouvoir voter pour des personnes spécifiques sur la liste sans forcément élire toute la liste.
Xtof tient à rappeler que, vu le climat actuel non propice à ce genre d'initiatives, ce CA n’a pas la possibilité de proposer un nouveau système de vote.

4.4 Xtof concernant le forum « rose »
Puisqu’il n’a pas pu s’exprimer sur cette question lors du CA précédent, Xtof dit qu’il n’empêche pas les membres de discuter entre eux, il ne conteste donc pas la légitimité des discussions entre membres par rapport au club ou au CA.
Il tient à rappeler que l’existence du forum « rose » est illégitime car le CA n’a jamais voulu museler les membres. Le CA a seulement émis le souhait, via la fermeture de la table des membres effectifs, que les idées soient exprimées autrement que par du bashing contre le CA.
Xtof rappelle que le forum orange est toujours ouvert et que les gens peuvent toujours y poster des idées (il fait référence notamment au post de Bugs « Tâtons le terrain ») sans que cela devienne des attaques ou du harcèlement.