PV DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 21/01/2019

PV DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 21/01/2019

Le CA a débuté à 18h30 et a été levé à 22h45
Etaient présents : Anne, Brett, Nutt
Excusé : Mimi

ORGANISATION INTERNE

I AGENDA RECURRENT

* Dossier Maison
- Notaire : Prochaine étape : signature définitive de l’acte. Notaire relancé par Brett le 14 & 21/1. En attente d’un retour « Snif ». TDB fait également le suivi

* Suivi du Crowdfunding
- Goodies commandés. A recevoir dans les 60 jours
- Mur du chaos et plaque d'honneur. Proposition non définitive :
Plaque d’honneur : idée actuelle en inox ou aluminium. Les prix sont en fonction de la taille, du nombre de lettres
Sur cette plaque :
- Nico + formule à définir (par ex. « grâce à qui nous avons un toit » ou « qui rendu ceci possible »)
- Les membres fondateurs
- La formule « Les membres des CA présents et à venir »
- Une référence à Cthulhu jouant sur le nom de Marc M. (à définir par TDB) (Suivi Brett/ Anne)
Mur du Chaos : sur du bois avec une gravure laser. Probablement « des » murs çad différentes plaques. Lettres de tailles identiques. Mizu s’est proposé de faire le visuel. Pas encore d’idée du coût. S’enquérir du coût du mur du chaos (Nutt)

* Travaux Maison (financement CF)
Voir partie travaux infra

* Objectifs 2019 (jusque la fin de ce mandat):
1. Lancement des travaux : en cours
2. Accueil voir infra: en cours
3. Site internet : à suivre
4. Mobilisation des bonnes volontés en vue de la prochaine AG : en cours


II EVENEMENTS

* Calendrier des activités :
- Suivi et MAJ (ACTION permanente : Mimi)

* MIA :
- Combiné avec Dédale? Contacté. Ils doivent nous revenir (action Nutt; en cours)

* Repas Helpers : 18 présents, 1 peut-être, 4 non, 14 pas répondu
Offert par le club. On table actuellement sur 20. Budget de 350€ max !
Organisation Anne. On aura besoin de plusieurs appareils à raclette

III. GESTION QUOTIDIENNE DU CLUB

Courrier, factures

Finances
* Provision/Ardoise
- Afin de faire face au trop fréquentes erreurs ou oublis dans l’encodage des feuilles de conso, le CA va formaliser le suivi de ces erreurs/oublis en les documentant. (Action CA)
* Subsides Commune : reçu (500€)
* Chèques ALE : en ordre
* Membres droits de table/ Membres effectifs : après l'AG du 16/06/2019 qui approuvera (ou pas ce point dans le cadre de l’approbation du ROI dans son ensemble), à dater du 01/07/2019,le droit de table passe de 2 à 3€. Il passera ensuite en date du 01/01/2020 de 3 à 4€, à cette même date la cotisation mensuelle passera de 6 à 8€. Un débat ne sera pas lancé pro-activement par le CA sur le forum à ce sujet.

Stocks/travaux/propreté
* Gestion des stocks
Une coupure de courant ( ?) a provoqué une décongélation des surgelés (environ 6 boîtes chacune de 2 pizzas une trentaine de « glaçons et 10 magnum). Cela n’avait pas été communiqué au CA. Le CA rappelle l’importance de faire remonter ce type d’info au plus vite surtout dans ce genre d’évènements pouvant causer des intoxications

* Travaux
Clés : Fait. Reçues. Merci à DeeK. A distribuer. Une caution de 5€ sera demandée par clé. Le paiement devra se faire via la provision/ardoise. A annoncer (action Nutt)

- Workpackage 1 : évacuation eaux. Blofeld contacté. Le voisin a son numéro
- Workpackage 2 : Electricité. Le CA a décidé de passer par un entrepreneur. La préparation sera faite lors de journée(s) travaux. Action conjointe de passer en revue ce qui peut être préparé/anticipé par Blofeld et Lifo. Point d’attention : lors des travaux penser à la détection incendie. Contacter Blofeld (Action Anne).
- Workpackage3 : velux Travaux via Blofeld (Anne) - Préparation de mise aux normes
Info reçue d’une architecte : « le placement des velux, ça dépend déjà si on est en façade avant ou arrière (si c'est à l'arrière, pas de problème). Aussi ça ne dépend généralement pas que de la commune car il peut y avoir des règlements zonés ou autre qui déterminent ce qu'on peut faire ou non à une certaine adresse. Donc en gros il faut téléphoner à l'urbanisme d'Anderlecht et demander en donnant l'adresse...»
Info reçue de l’entrepreneur
Par rapport à l’urbanisme :
Section 1re. — Actes et travaux dispensés de permis d’urbanisme
Art. 21. Pour autant qu’ils n’impliquent aucune dérogation à un plan d’affectation du sol, un règlement d’urbanisme ou à un permis de lotir, les actes et travaux suivants sont dispensés de permis d’urbanisme…
2° le placement en toiture, qui présente une pente inférieure à 45° par rapport à l’horizontal, de lanterneaux, de fenêtres de toit ou de verrières réalisés dans le plan de la toiture, pour autant :
- que, s’il s’agit d’une toiture inclinée, leur superficie cumulée n’excède pas 20 % de la superficie du versant de toiture;
Publication du moniteur du 13 novembre 2008, section 63257
Conclusion : le CA (Anne ou Mimi) va contacter l’urbanisme

- Primes à l’énergie : à la fin des travaux
- Cuisine : De la laine de roche a été placée. Actuellement, pas d’investissement prévu dans la cuisine vu son état, sa (basse) priorité

- urgent : infiltration façade voisin. Nr de Blofeld communiqué au voisin. A suivre
- couper l’arbre (demande du voisin), à faire en dehors d’une journée travaux. Lifo + 2 personnes (Organisation Anne)
- Chauffage du grenier arrière. Le CA décide de ne pas laisser dans cette pièce un radiateur électrique (coût, risques en cas d’oubli).

- Cave compteur vidée. Caisses de livres stockée en attendant.
Lors de la journée travaux on a remarqué qu’une évacuation des eaux à l’arrière aurait été supprimée. A surveiller

* Prochaine journée travaux
A planifier en liaison avec Lifo (action Anne)
- camionnette à réserver (doit se réserver un mois ½ à l’avance)
- Déchets de la précédente journée travaux à évacuer
- Détecteur incendie à (re)installer
- Vider/trier la cave chaudière. A vider lorsqu’on ira à la déchèterie
- Peinture (postposé à la fin des travaux)
- (postposé) des minuteurs pour les interrupteurs dans les couloirs (proposition pertinente à
couvrir lors de la mise aux normes de l’électricité)
- changement barillet


* réservation des salles : à discuter lors du prochain CA
* Alpa Ludismes
- La fusion des stocks a été votée à l’unanimité par l’AG d'AlpaLudismes. Suivi ; formalités pratiques à mettre en place. Demander à Igrok (nouveau Président d'Alpa) de venir au CA du 14 février pour cloturer les discussions. (Action Anne)

* Formulaire d'inscription : la version électronique garantit une fiabilité des informations. Il faut y introduire des contrôles au niveau des infos du formulaire et veiller au GDPR
* Rapport d'activité 2018: Lyli n'aura finalement pas le temps et préfère se focaliser sur celui de 2019 Mimi prendra en charge une version light du RA2018
* Pack "accueil" :
- A envoyer par mail à tout nouvel inscrit(e) : présentation, rappel du ROI, etc Validé. Sera envoyé automatiquement (s’aligner avec webebmaster : action Nutt)
- Formulaire d’inscriptions électronique prêt, sera utilisé. Back-up papier gardé

IV. FORUM / COMMUNICATION / GROUPES DE TRAVAIL

* Nouveau site : cf. supra. Relancer MrPluvid & Shazz (Nutt)
* Parties mineurs / Parties accueil
Peu de parties de ce style organisées dernièrement. Point d’action. Développer le concept de la partie à la demande

V. POINTS DIVERS

*Don Dédale : Tri effectué. La moitié a déjà été inventoriée (à suivre). L’idée est de conserver quelques bouquins pour la bibliothèque et d’organiser une vente aux enchères par lots pour le solde (le résultat de la vente sera consacré aux travaux de la maison).

* Prochaine AG : Dimanche 16/06.
* Partenariat avec Dédale. En lien avec MIA (Nutt)
* GDPR Photo disclaimer : Template disponible. Suite?

VII. SUJETS POSTPOSES

néant

PROCHAIN CA : 14/02/2019

ANNEXE I : SUIVI DES TACHES

Fermé
* Subsides Commune : renouvellement subsides. Reçus
* Achat nouveau barillet + clés
* Stocks communs avec d'AlpaLudismes. Décidé
* MAJ du ficher “helpers”
* Suivi du don de Marc M. Reçu
* Plaque sur le mur d’honneur, quid du support.
* Don de maquettes

En cours
* Repas helpers (Anne)
* Préparation des comptes en vue de l’AG (Brett) (Anne pour le rapport du vérificateur)
* Donner chèques ALE à l’ALE (chaque mois ; Mimi)
* Trier le don de Dédale (Anne/Mimi)
* Installation nouveau barillet + distribution clés (lead Nutt)
* MIA : contacter Dédale + Partenariat avec Dédale (Nutt)
* Classer les factures (Anne) - en permanent
* Infiltration voisin (coordination travaux : Anne)
* Préparation des comptes (Brett)
* Velux : autorisations (Anne)

Ouvert
* Refaire bail ALPA (Anne)
* Envoi des Goodies (coordination Nutt)
* Détecteur incendie à installer/remplacer (Anne/Brett)
* Classer les documents non-facture – organiser les fardes (Mimi) - en permanent
* Préparer pack (à envoyer par mail) de bienvenue (ROI,…) (Nutt)
* Electricité : entrepreneur. Contacter Blofeld (Anne)
* Nouveau site : Contacter MrPluvid et Shazz (Nutt)
* Marc (Margelli). Nom (référence à Cthulhu à définir par TDB) (Suivi Brett/ Anne)
* Question sur le dépôt des comptes IPM/Biztax – synthèse pour Nutt envoyer à son ami comptable (Brett)
* Check possible impact TVA (Brett)
* Check obligation – ou non – d’une date fixe pour l’AG (Brett)
* Préparation grille de prix pour fusion des stocks avec Alpa (Brett/Nutt)
* S’enquérir du coût du mur du chaos (Nutt)
* Velux : contacter l’urbanisme (Mimi)
* Clés : A distribuer. A annoncer (action Nutt)
* Message d’accueil envoyé automatiquement + Formulaire d’inscriptions électronique à ajouter dans le menu (s’aligner avec webmaster : action Nutt)
* Rapport d’activité 2018 (Mimi)
* Couper arbre, à faire en dehors d’une journée travaux. Lifo + 2 personnes (Organisation Anne)
* Nouveau site : cf. supra. Relancer MrPluvid & Shazz (Nutt)
* Fixer dates CA de fin Fév à avril (Nutt)

ANNEXE II SITUATION FINANCIERE

SITUATION AU : 31/12/2018

*Comptes courant : 3 792,92 €
*Caisse : 112,69 € (si inchangé)
*Comptes épargnes : 44 782,03
*Sous total : 48 687,64 €
*Provision des membres : 6 557,24 €
*Fonds propres : 42 130,40 €